К концу трудовой деятельности многие граждане обнаруживают, что трудовая также завершается, то есть страницы в ней заканчиваются.
У некоторых лиц, отличающихся особой активностью, последняя страница заполняется, когда до пенсионного возраста ещё очень далеко. В этих случаях ситуация решается за счёт вкладыша, который вшивается в заканчивающуюся трудовую, продолжая её.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47.
Скрыть содержание
Что такое вкладыш?
Вкладыш в ТК – документ, имеющий следующие характеристики:
- размер (формат) 88х125 мм;
- обложка картонная;
- содержит 46 страниц;
- имеет элементы защиты.
Внутри бланк вкладыша в точности повторяет графы и иную структуру трудовой, а также наделён собственным идентификационным номером, который проставлен на каждом листе вкладыша в правом верхнем углу.
Идентификационный номер вкладыша регистрируется в книжке работника, что создаёт неразрывную связь между двумя этими документами.
По завершении использования ТК в том случае, если последняя страница документа заполнена и на ней не осталось места для необходимой записи, ни в коем случае нельзя:
- Зачёркивать сведения о награждениях и поощрениях и вносить вместо них сведения о работе.
- Вкладывать или вклеивать чистые листы от бланков трудовых и вносить на них сведения.
- Заводить новую трудовую.
Вкладыш станет единственным правомочным продолжением внесения записей в ТК, что продиктовано Правилами, утверждёнными на правительственном уровне 16.04.2003 года за № 225.
На вкладыше будут продолжать вноситься записи в том же порядке и по аналогии с тем, как это происходило при заполнении трудовой.
Соответственно вкладыш станет правовым основанием для оформления трудового стажа работника и его последующего учёта при начислении пенсии.
Где получать?
По большому счёту, работника этот вопрос беспокоить не должен. Бланки вкладышей, так же как и бланки трудовых должны храниться в отделе кадров предприятия или в бухгалтерии. На маленьких предприятиях, где эти отделы отсутствуют, за хранение бланков отвечает уполномоченное лицо.
Индивидуальный предприниматель обеспечивает бланками работников лично. То есть бланки у работодателя всегда должны быть. Он обязан закупать их в специализированных торговых организациях по мере необходимости и хранить вне доступа для посторонних лиц, предварительно зарегистрировав в приходно-расходном журнале.
- По мере необходимости, когда в закончившуюся трудовую нужно внести запись, уполномоченный за внесение записей работник получает бланк вкладыша под роспись и аккуратно, с соблюдением норм и правил, заполняет его.
- Приобретать вкладыш обязана организация (предприятие) или работодатель юридическое лицо.
- Эти бланки, как и бланки книжек, имеют определённую степень защиты, их приобретение осуществляется работодателем в соответствии с положениями и в порядке, установленными Министерством Финансов РФ.
Обычно организации заключают договор о поставке бланков на предприятие.
Доверять эту процедуру работнику неправомерно, так как в зону его доступа не входит возможность контакта с обозначенными организациями, гарантирующими качество бланков.
Он может приобрести бланк, качество которого сомнительно. А работодатель обязан сотрудничать с компаниями, имеющими лицензию на реализацию полиграфической продукции.
Организация имеет право по усмотрению руководителя:
- Передать бланк работнику безвозмездно (п.44, 48 Правил).
- Взимать деньги за выдачу бланка вкладыша (п.47 Правил).
При этом работодатель не имеет права завышать цену на бланки вкладышей в сравнении с ценой закупки. Если партия бланков вкладышей закупалась по соответствующей стоимости, а впоследствии цена возросла – это также не может стать причиной повышения цены на бланк.
Заявление на получение
Если работодатель взимает деньги, истраченные им на приобретение бланков вкладышей, то он может использовать два актуальных способа:
- получить наличными;
- вычесть из заработной платы.
Выбор способа компенсации стоимости бланка зависит от работодателя, он же может предоставить выбор удобного способа оплаты работнику. Но работодатель должен понимать, что работник, предпочитающий, чтобы средства вычли из зарплаты, должен подтвердить это письменно, в форме заявления.
Заявление пишется бухгалтеру, главному бухгалтеру или кадровику.
Всё зависит от порядка, установленного в организации. Если вопросом занимается уполномоченное лицо – заявление нужно будет написать ему. Однако составляется оно на имя руководителя организации или предприятия. Уполномоченное лицо или отдел примут его, удостоверят подписью руководителя предприятия и пустят в делопроизводство.
На основании подписанного руководителем и оформленного по всем правилам заявления можно произвести вычет средств. Без просьбы, выраженной в заявлении, никаких вычетов производить нельзя.
В нём должны быть указаны в верхнем правом углу фамилия и инициалы руководителя, к которому обращается работник, а ниже – сведения о заявляющем.
Далее нужно логично изложить следующее:
- Заявить о том, что в трудовую книжку необходим вкладыш, с указанием причины.
- Попросить выдать и надлежаще оформить вкладыш в ТК.
- Просить вычесть стоимость бланка вкладыша из заработной платы за текущий месяц. Обязательно указать сумму, соответствующую стоимости бланка вкладыша. Эти сведения можно получить у ответственного лица или в бухгалтерии.
- Поставить дату и подпись
Выдача вкладыша
Вкладыш в ТК выдаётся не лично на руки сотруднику.
Его может получить лишь уполномоченное лицо, под роспись. Если уполномоченный за ведение ТК хранит бланки у себя в сейфе (шкафу), то ему остаётся лишь взять бланк вкладыша и начать заполнять его.
Тем не менее, заполнение бланка является его выдачей.
Соответственно, если предприятие взимает плату за бланки – работнику нужно расписаться в приходно-расходной книге бланков самому или написать заявление.
Запись о выдаче вкладыша в ТК осуществляется на внутренней стороне обложки трудовой. Здесь кадровик или ответственный ставит штамп и номер вкладыша. Этот номер проставлен по всему продолжению вкладыша, на всех листах типографским способом, то есть каждый экземпляр этого документа уникален. Запись о выдаче даёт ему юридическую силу полноценного документа.
Где регистрируются?
После приобретения организацией бланков трудовых и вкладышей к ним, они должны быть проведены соответствующим актом приёмки. После их приобретения, они должны быть оформлены в соответствующем журнале. Здесь регистрируется их приход и расход.
Эта приходно-расходная книга учёта бланков ведётся бухгалтерией, поэтому зачастую и бланки хранятся здесь же. В других случаях бухгалтера лишь получают партию бланков, сразу же передавая их кадровикам или уполномоченным. Если бланки хранятся в бухгалтерии, кадровик даёт заявку главному бухгалтеру, а впоследствии отчитывается за использование бланка.
Если бланк испорчен при заполнении титульного листа или внесения первичной записи во вкладыш, он списывается специальным актом и уничтожается. Исправлять испорченные таким образом бланки или продолжать их использовать недопустимо.
При приёме на работу сотрудника с вкладышем в трудовой, в Книге учёта движения ТК вкладыш регистрируется вместе с трудовой. Регистрация в Книге осуществляется по данным, которые составляют форму основного документа (ТК).
Правила и инструкции ведения и заполнения вкладыша в ТК
Ведение вкладыша ориентируется на два важнейших в этом отношении документа:
- Правила, утверждённые Правительством 16.04.2003 года за № 225.
- Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 года за № 69 – Инструкции по заполнению и ведению ТК и вкладышей к ним.
Вкладыши заполняются в соответствии с перечисленными нормативными документами.
Заполнить вкладыш в ТК нужно аккуратно, без помарок. Он заполняется до внесения номера в ТК и подшивки. Дело в том, что при заполнении может быть допущена помарка или описка.
В этом случае придётся менять бланк и исправлять внесённый на титульный лист трудовой номер. Если при заполнении титульного листа вкладыша допущена помарка или ошибка – бланк нужно заменить и сделать аккуратную запись на новом бланке, а испорченный – списать актом.
Дата заполнения обычно выбирается не произвольно, а связана с необходимостью внесения новой записи:
- о приёме или увольнении;
- о переименовании отдела или организации;
- об изменении формы собственности и т.п.
Например, работник подал заявление об увольнении за 2 недели заранее. В этот период готовится приказ об увольнении и приводится в порядок ТК. Если есть необходимость – заполняется вкладыш.
Иногда заполнение вкладыша связано с очередной инспекторской (или иной) проверкой. То есть дата заполнения вкладыша не должна быть связана с определённым событием, отражённым в трудовой.
Тем не менее, такую связь можно допустить.
Штамп о выдаче может правомерно заменить собой надпись, внесённую вручную. Так же как и надпись, штамп ставится в верхнем правом углу титульного листа трудовой. Это небольшой прямоугольник 10х25 мм, который состоит из формулировки: «Выдан вкладыш». Номер вкладыша вписывается уполномоченным за выдачу.
Он вносит её, заполнив оставшееся место. Следующая запись вносится уже во вкладыш. Нормой считается, если запись о приёме осталась в трудовой. А во вкладыш внесены сведения об увольнении.
Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей, внесённых в трудовую. То есть первый порядковый номер во вкладыше на единицу больше того, который оказался последним в трудовой книжке. Если один вкладыш уже существует, следующий продолжает нумерацию предыдущего.
Пошаговое оформление
Чистый бланк вкладыша заполняется по аналогии с записями в трудовой книжке.
Однако, во вкладыше сведения могут быть более актуальными. Например, изменилась фамилия в связи с замужеством. Работник приобрёл высшее образование, повысил разряд и т.п. нужно обязательно идентифицировать сведения в документах. Если на титульном листе не отражена новая фамилия работника – её недопустимо указывать во вкладыше без изменения в трудовой.
После заполнения вкладыша, чтобы избежать помарки:
- Нужно проверить все внесённые сведения на титульный лист и в графы вкладыша.
- Поставить штамп или сделать запись о выдаче вкладыша.
- Внести уникальный идентификатор (номер) вкладыша.
- Подшить вкладыш к трудовой.
Правильно подшитый вкладыш, должен быть скреплён с трудовой. Крепление должно соответствовать инструкциям.
Его нельзя приклеивать, закреплять скрепками, металлическими скобами и пользоваться прочим материалом. Он подшивается к внутренней стороне обложки трудовой, точнее – между обложкой и последней страницей книжки.
Подшивается он при помощи ниток. Для этого используют обычные хлопковые нитки, лучше всего — № 10. Они достаточно прочные и не разрывают бумагу при использовании вкладыша. Пришивают вкладыш следующим образом:
- От верхнего и нижнего края вкладыша отступают приблизительно по 2-3 см.
- Шилом проделываются отверстия.
- Игла с ниткой продевается в обложку вкладыша и обложку трудовой, вытягиваясь через её заднюю стенку.
- Игла возвращается, продеваясь через заднюю стенку обложки трудовой, затем через отверстие в обложке вкладыша.
- Таким образом, нужно сделать несколько аккуратных стежков, прикрепив нитками вкладыш в ТК.
Действителен ли вкладыш без трудовой?
Сам по себе вкладыш не действителен, о чём констатируют положения Правил и Инструкций, а также другие правовые документы Трудового законодательства.
Без ТК по вкладышу недопустимо:
- принимать на работу;
- увольнять с работы;
- делать учётную запись;
- проводить другие процедуры.
Вкладыш должен быть подшит к трудовой книжке и зарегистрирован на её титульном листе. Только после этого документ считается действительным.
Полезное видео по теме
Вкладыш в трудовую книжку – выход из любой сложной ситуации, когда в книжке заканчиваются страницы для её ведения. Только вкладыш может стать адекватным способом решения проблемы. Но он не может иметь самостоятельный статус документа, его юридическая сила определена трудовой. Для этого его выдача регистрируется на титульном листе ТК.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 938-59-47 (Москва)
+7 (812) 467-40-53 (Санкт-Петербург)
Источник: https://naim.guru/trudovaya-knijka/oformit-vkladysh.html
Как заполнить вкладыш в трудовую книжку по образцу, когда необходим документ
Бизнес юрист > Трудовое право > Советы кадровику — как заполнить вкладыш в трудовую книжку по образцу
Опытный кадровик знает, как заполнить вкладыш в трудовую книжку по образцу, который можно найти в Интернете. Фактически они дублируют записи в основном документе. Но нужно помнить, что вкладыш оформляется в единственном случае: когда места не хватает для продолжения отметок в одном из разделов основной трудовой книжки.
Что такое вкладыш
Это тот же документ, где четко прописаны следующие данные:
- Смена мест работы, начиная с последнего места работы по трудовой книжке
- Список наград и поощрений от работодателей
- Заметки о времени, месте организации курса повышения квалификации
- Сведения о присвоении классного чина (у муниципальных и государственных служащих)
- Ссылки на приказы по личному составу
Когда предыдущий формуляр исписан, у кадровой службы нет прав заводить новый подобный документ. Вместо него приобретается вкладыш. Он в обязательном порядке вшивается в основную форму, то есть считается неотъемлемой частью трудовой.
В документе содержится несколько разделов (таблица 1).
| Раздел | Количество |
| Сведения о работе | 9 разворотов |
| Сведения о награждениях | 8 разворотов |
Чаще в трудовой книжке заканчиваются «Сведения о работе» (владелец часто меняет место занятости). Также на практике случаются ситуации, когда строки заканчиваются именно в сведениях о награждениях. Так вот другой вкладыш нужен и в том, и в другом случае.
- Наличие серийного номера
- Наличие титульного листа
- Наличие голограммы (своеобразная защита от фальсификации, необязательно)
Образец документа
Бланк строгой отчетности действителен только при предъявлении самой трудовой. При выдаче вкладыша в основную форму заносится запись на титульный лист типа «Выдан вкладыш серии АА 345676» (левый верхний угол). В России действительны следующие формы вкладышей и трудовых:
- Новый образец, утвержденный с 01.01.2004г.
- Книжка, утвержденная еще в СССР в 1938 и в 1979 году
Скачать образец вкладыша в трудовую книжку [816.50 KB]
Необходимость документа
Значение трудовой книжки важно в судьбе российского гражданина. Этот документ пристально изучается и потенциальными работодателями, и финансистами предприятия.
Первая группа лиц изучает периоды работы по специальности, пытаются распознать должностные обязанности и практический опыт соискателя на должность.
Что касается бухгалтеров, то они рассчитывают заработную плату в зависимости от ранга, класса, чина работника, присвоенных ему на предыдущих местах трудовой занятости.
Как отличить подделку вкладыша и трудовой, смотрите на видео:
Любая трудовая книжка является показателем карьерного роста. При принятии решения работодатель учитывает не только характер работы, но и продолжительность стажа по специальности.
Значим документ и при принятии решения о назначении пенсии. Она калькулируется при учете суммарного стажа работы.
Впрочем, и в других инстанциях потребуется свидетельство, подтверждающее смену мест занятости. А именно:
- При получении пенсии по потере кормильца (она начисляется по данным трудового стажа)
- При заказе документации на визу как свидетельство трудовой занятости
- Для перечисления налогового возврата по НДФЛ
- Для бронирования крупных кредитных сумм
Оформление вкладыша
| Поле | Разъяснение |
| ФИО сотрудника | Данные указываются в соответствии с паспортом на дату оформления вкладыша. Если в последствие зафиксированы изменения, то запись аккуратно зачеркивается, а сверху дополняются новые сведения. |
| Дата рождения | |
| Образование/специальность | Списывается по диплому |
| Дата | Период начала новых записей |
| Личная подпись владельца | |
| Печать организации |
Правила заполнения документа утверждены постановлением Минтруда (2003 г.) и не нарушаются:
- Нумерация будет сквозной, то есть, если в первой трудовой книжке последняя запись находится за номером 27, то в новом формуляре ввод данных осуществляется с 28
-
Новый бланк заверяется только печатью учреждения, где оформляется (где трудовая книжка была исписана)
- Дата указывается по факту
- В титульном листе не допускаются помарки. Если ошибка была допущена, бланк подлежит скорейшей утилизации
- Вкладыш вшивается нитками в конец трудовой книжки или в середину
- При формировании записей применяется шариковая ручка с синими или черными чернилами
- Каждая строка с новой информацией заверяется подписью кадрового работника и печатью организации
Что недопустимо
Вкладыш еще называют копией трудовой книжки. Поэтому в тексте содержания документа и на титульном листе не допускаются помарки. Если ошибка была допущена, то бланк подлежит немедленной утилизации по акту. Восстановление записей производится уже за счет работодателя (кадрового сотрудника).
Видео о том, как проводятся изменения в трудовой и вкладыше:
Недопустимо на формуляре также ставить неброскую печать. Каждая буква в штампе должна быть читабельна. При этом постановка оттиска производится отдельно от других записей, так, чтобы не перекрывать их.
Кроме того, не стоит забывать о том, что нельзя вносить исправления в наименования разделов.
Нюансы в заполнении
Способы заполнения трудовой книжки идентичны повсеместно:
- При изменении персональных данных сведения на титульном листе аккуратно перечеркиваются. Новая информация записывается вручную сверху.
- Чтобы подшить документ к основному формуляру, нужно проделать следующие манипуляции:
-
Посередине делаем две дырочки шилом.
- Берем нити черного (белого) цветов и толстую иглу.
- Сшиваем два документа плотно.
- Свободные нити оставляем внутри документа.
- Закрепляем нитки на несколько узлов.
- Вкладыш регистрируется в специальной книге движения трудовых договоров.
Специалист по кадрам заполняет вкладыш для трудовой книжки строго по инструкции. Она оформляется пишущей ручкой и прописью. Остальные правила также должны быть соблюдены: четкие печати, разборчивые буквы, ссылки на приказы и подписи работодателя. Важно, чтобы для ПФ РФ информация была передана без искажений.
Источник: http://PravoDeneg.net/trudovoe/kak-zapolnit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-po-obraztsu.html
Как заполнить и вшить вкладыш в трудовую книжку?
В таком случае в документ надлежит вшить специальный вкладыш. Правила его заполнения не отличаются от требований к ведению трудовых, однако при оформлении порой возникают вопросы.
Для чего он нужен?
Неправильное заполнение книжек может повлечь за собой проблемы при выходе на пенсию. Именно поэтому нельзя совершать следующие действия:
- изменять название раздела «Сведения о награждении» на «Сведения о работе»;
- вклеивать, вшивать чистые листы;
- вшивать пустые бланки трудовых для последующего заполнения;
- оформлять работнику новую трудовую и вести её после окончания предыдущей.
- Чтобы продолжать вносить записи в книжку, следует оформить специальный документ — вкладыш.
- Это особый бланк строгой отчётности, который выдается в случае, если один или несколько разделов трудовой полностью заполнен, то есть отсутствуют свободные поля для внесения новых записей.
- Он имеет законодательно установленную форму и состоит из нескольких разворотов:
- 9 для сведений о работе;
- 8 для информации о награждениях.
Порядок оформления и заполнения
Оформление вкладыша состоит из нескольких этапов:
- Выдача бланка. Документ приобретает работодатель, в штате которого человек вёл трудовую деятельность на момент окончания свободных полей в книжке. Каждый вкладыш имеет особую защиту от подделки, серийный номер. Работодатель должен купить бланк у специализированной типографии. Предприятие заключает контракт с учреждением, после чего приобретённые документы регистрируются в приходно-расходной книге. Не допускается самостоятельная покупка сотрудниками, однако возмещение средств, потраченных на приобретение, разрешается.
- Первичное оформление. На первой странице бланка указываются сведения о работнике:
- полные ФИО согласно паспорту;
- дата рождения;
- образование — информация заполняется на основании диплома, аттестата или других документов;
- профессия, при этом вносятся данные из документа об образовании;
- дата заполнения, ей считается момент внесения первой записи;
- фамилия кадрового работника.
Как и в трудовой, подлинность сведений титульного листа заверяется собственноручной подписью сотрудника и ответственного лица. Данные титульного листа могут отличаться от информации в книжке. Такое случается, если работник сменил фамилию, получил ещё одно образование и т. д.
- Внесение записей. Информация вносится так же, как и в трудовую:
- нумерация записей сквозная, то есть продолжает сделанную в книжке;
- во втором столбце пишется дата записи;
- третий столбец отражает сведения о приёме на работу, увольнении, при этом нельзя делать сокращения в словах;
- в четвертый столбец вносится название, дата и номер документа, служащего основанием для записи.
Здесь вы можете бесплатно скачать бланк документа и образец его оформления
Рекомендуется ставить штамп только после окончательного оформления документа. В случае ошибок или неправильного заполнения его нельзя продолжать заполнять. Бланк уничтожается по соответствующему акту. При этом, если его серия и номер уже внесены в трудовую, придётся ставить другой штамп на титульную страницу, на которой не слишком много места.
Количество вкладышей законодательством не ограничено. У человека может быть вшито и два, и три бланка. Все их номера должны быть зарегистрированы в книжке.
Сам документ без трудовой не предоставляется и недействителен.
Нужно ли вшивать?
После заполнения титульной страницы вкладыша и регистрации его выдачи кадровый работник должен вшить оформленный надлежащим образом бланк в трудовую. Рекомендуется проводить эту процедуру с уже полностью готовым документом, так как в случае ошибок придётся извлекать форму, составлять акт порчи.
Законодательством не установлено конкретное место, где именно должен быть вшит вкладыш. То есть прикреплять его можно в начале, в середине или в конце. Это не принципиально для проверяющих органов, однако чаще всего форму вшивают именно как продолжение книжки — между последней страницей и задней обложкой.
Удобнее всего было бы закрепить документ в середине. Для этого не нужно делать дополнительных отверстий, соблюдать соответствие проколов. Но данный способ затруднит последующее чтение, так как вкладыш будет прерывать старые записи.
Документ должен исключительно вшиваться. Не допускается приклеивание скотчем, скрепление скобами, также его нельзя просто вложить в трудовую. Эти способы не обеспечивают достаточную сохранность.
Процедура вшивания несложная, она состоит из нескольких действий:
- Острым шилом делают четыре или более отверстия по линии сгиба. Расстояние между ними должно быть одинаковым.
- Аналогичные проколы делают и на задней обложке трудовой. При этом количество отверстий и расстояние должны быть одинаковыми.
- Нить вводится в проколы. Лучше всего использовать хлопковую №10. Концы нити должны выходить из одного отверстия.
- Завязывается узел.
- Такой способ обеспечит надёжную сохранность от потери.
- Наглядно данный процесс можно посмотреть на следующем видео:
Распространённые ошибки
Требования к оформлению и ведению вкладыша не отличаются от правил заполнения трудовых. Однако кадровые сотрудники на практике иногда допускают ошибки при работе с такими документами.
Эти недочёты можно отнести к двум видам:
- Допущенные при оформлении. Наиболее распространённой ошибкой при первичном заполнении является внесение неправильных сведений об образовании, фамилии сотрудника. Ситуация возникает, если кадровый работник оформляет соответствующие строки со слов лица, а не на основании правильным образом составленных документов. В случае такой ошибки следует уничтожить бланк и воспользоваться другим.
- Сделанные в процессе ведения. Большое количество ошибок совершается именно в процессе внесения сведений о работе. К ним относятся:
- неправильная дата приёма на работу;
- не указано наименование организации;
- отсутствует наименование должности, структурного подразделения;
- сокращение слов в любых полях;
- заверение подписью руководителя и печатью записи о переводе работника, исправить такой недочёт нельзя;
- внесение информации о работе в графы сведений о поощрениях.
Внесение дополнений и исправлений осуществляется только другой строкой, в которой указывается недействительность сведений, а также записывается правильная информация.
Данные ошибки могут повлечь за собой проблемы у человека, связанные:
- с дальнейшим трудоустройством, например, если он не может подтвердить свою должность, причину увольнения;
- с невозможностью доказать свой реальный трудовой стаж — это происходит в случае, если сведения не соответствуют паспортным данным.
Источник: http://ZnayDelo.ru/personal/pravo/vkladysh-v-trudovuyu-knizhku.html
Какие существуют правила заполнения вкладыша в трудовую книжку?
Ответственность за заполнение вкладыша трудовой книжки обычно возлагается работодателем на работника кадровой службы. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку ничем не отличаются от правил заполнения самой книжки, однако в каждом вопросе есть небольшие нюансы, которые мы и рассмотрим далее.
Вкладыш в трудовую книжку и его заполнение
Данный вкладыш — это отдельный документ. Однако он не является фактически действительным без предоставления трудовой книжки, на которой должны быть проставлены реквизиты этого вкладыша. Оформление вкладыша производится лишь в том случае, когда в трудовой книжке в любом из разделов закончилось место для записи. Количество вкладышей в трудовую не ограничивается никакими нормативными документами, их следует заводить по мере необходимости.
Полученный специалистом по кадрам бланк вкладыша следует зарегистрировать во всех необходимых учетных документах и вшить крепкими нитками в трудовую книжку соответствующего работника. Далее необходимо проставить в этой трудовой книжке на титульном листе специальный штамп, где есть обозначение «Выдан вкладыш», и указать в нем серию и номер вшитого вкладыша.
Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки?
- Первая страница вкладыша содержит те же сведения, которые заполнялись на титульном листе трудовой книжки работника.
Однако надо быть особо внимательным при заполнении этой страницы вкладыша и не стоит переписывать все данные из трудовой книжки, поскольку у сотрудника за период его трудовой деятельности в данной организации могли измениться профессия (специальность) и уровень его образования, да и фамилия — тоже.
Специалист по кадрам должен вносить все записи только на основании подтверждающих документов, действительных в данный период времени, которые ему обязан предоставить этот сотрудник.
- Датой заполнения вкладыша обычно считается та дата, с которой началась первая запись в этом вкладыше.
- Заполнявший первую страницу вкладыша специалист по кадрам в конце нее должен поставить свою подпись.
- Заверяется вкладыш печатью работодателя.
- Личная подпись работника на первой странице вкладыша в его трудовую книжку также необходима.
- Записи во вкладыше являются продолжением записей в трудовой книжке, поэтому их нумерация также должна быть продолжена.
- Все сведения о работе данного сотрудника и его награждениях следует вносить во вкладыш так же, как и в трудовую книжку.
Исправление допущенных ошибок при заполнении вкладыша
При заполнении вкладыша к трудовой книжке могут быть допущены ошибки. Специалист по кадрам должен знать правильный выход из этой ситуации.
Рекомендуемая последовательность
Будет правильно, если работник кадровой службы произведет заполнение бланка вкладыша до того, как вошьет его и проставит в трудовую книжку соответствующий штамп о выдаче этого вкладыша с указанием его реквизитов.
Поскольку ошибочно внесенные записи при заполнении нового бланка вкладыша исправлению не подлежат, то ответственному лицу необходимо будет заменить его на такой же чистый бланк. Оплата стоимости такого испорченного бланка входит в обязанность работодателя.
Об испорченном бланке вкладыша следует составить акт, а сам бланк подлежит уничтожению.
В таком случае специалист по кадрам должен будет удалять этот бланк вкладыша из трудовой книжки, делать запись о недействительности проставленного штампа в трудовой книжке работника и проставлять новый штамп с реквизитами нового вкладыша.
При этом надо учесть, что для таких исправлений на титульном листе трудовой книжки не предусмотрено дополнительного места. А если испорченный бланк уже был зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то придется и в эту книгу вносить соответствующие исправления.
Поэтому ответственным за ведение трудовых и вкладышей в них следует запомнить, что вначале производится заполнение вкладыша, и только потом его можно вшивать, регистрировать и проставлять в трудовую книжку работника штамп о его выдаче.
Если запись или ее часть попала в другой раздел
Нередко по невнимательности допускается еще одна ошибка.
Когда закончились свободные строчки в разделе трудовой книжки «Сведения о работе» работники кадровых служб, перелистывая страницу, продолжают начатую запись уже на странице «Сведения о награждениях», при этом не замечая, что нужный им раздел уже закончен. Каким образом в таком случае нужно внести исправление и как правильно сделать запись в вкладыш в трудовую книжку?
Если запись о работе частично попала в раздел «Сведения о награждениях», то сперва нужно будет пронумеровать эту ее часть, вписать полное и сокращенное название организации, которая вносит изменения, а затем проставить следующий порядковый номер и признать ошибочную запись недействительной.
Рассмотрим вариант, когда часть записи об увольнении работника попала на страницу «Сведения о награждениях», и специалист по кадрам заметил это до того, как заверил ее своей подписью и поставил печать. В этом случае ошибочную запись можно не дописывать, а сразу начинать ее исправление. Например:
| 1 | 2 | 3 | 4 | |
| 1 | кодекса Российской Федерации | |||
| Закрытое акционерное общество «Лининвест» | ||||
| (ЗАО «Лининвест») | ||||
| 2 | 17 | 01 | 2014 | Запись за номером 1 недействительна |
| Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина | ||||
| Печать |
Теперь во вкладыше в нужном разделе можно сделать правильную запись, которая будет продолжать ранее сделанные записи в трудовой книжке.
В нашем случае следует внести недописанную часть записи об увольнении в графу №3 раздела вкладыша «Сведения о работе», а затем заверить ее подписью специалиста по кадрам и печатью организации. Например:
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| кодекса Российской Федерации | |||
| Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина | |||
| Печать |
Изменение фамилии
Допустим, что у работника поменялась фамилия, например, сотрудница вышла замуж, либо расторгла брак. На основании ее заявления и предоставленных ею подтверждающих документов необходимо издать соответствующий приказ.
Затем специалист по кадрам должен внести изменения не только в трудовую книжку работника, но и во вшитый и оформленный вкладыш.
Для этого на титульном листе обоих документов следует аккуратно зачеркнуть одной чертой прежнюю фамилию и рядом с ней вписать новую фамилию работника.
Затем на внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать ссылку на предоставленный работником документ, подтверждающий факт изменения его фамилии, заверить подписью специалиста по кадрам и поставить печать организации.
Например:
| Фамилия изменена на фамилию «Кузнецова» на основании свидетельства о браке серия _____ № ______ от «___» _____ 20___г. и паспорта серия _____ № ______ выданного ________________________________________»___» _____ 20___г.Инспектор по кадрам Подпись Н.К. ГалкинаПечать |
Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/kakie-sushhestvuyut-pravila-zapolneniya-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku.html
Как заполнить вкладыши в трудовые книжки?
Один из важнейших документов, имеющихся у любого работающего гражданина — его трудовая книжка. Она нужна для того, чтобы вносить сведения о трудовом стаже, местах и времени работы человека, его должностях и квалификации.
Сама по себе трудовая книжка не слишком объемна, и если гражданин предпочитает часто менять места работы или работать по срочным договорам, то место в этом документе у него кончается достаточно быстро. Если трудовая иссякла, то приходится искать альтернативу, а именно вкладыш. О нем и пойдет речь.
Что это такое?
Вкладыш в трудовую книжку — специальное дополнение для трудовой, цель которого увеличить её объем. Как видите, все предельно просто — если в вашей трудовой книжке все исписано, то вам требуется к основному документу прикрепить дополнительный, который позволит пользоваться книжкой дальше.
Выглядит вкладыш как обычный лист бумаги. Оформлением вкладыша должен заниматься работодатель, так как подшить его можно только после заполнения. При этом отдельный вкладыш сам по себе юридической силы не имеет. Законодательством не установлены строгие правила подшивания вкладышей — можно использовать любые нити и само подшивание проводить любым удобным способом.
Как оформляется вкладыш?
Перейдем к правилам оформления вкладыша. Их достаточно много, но все они довольно просты:
- Заполняет вкладыш тот работодатель, что заполнил последнюю страницу трудовой. Делает он это даже в том случае, если запись была последней, сообщала об увольнении и после неё отметок быть не должно;
- На титульном листе ставиться фактическая дата оформления вкладыша;
- Во вкладыш вносятся новые, актуальные на момент регистрации данные. То есть сведения с первой страницы трудовой и сведения со вкладыша могут отличаться;
- При заполнении титульного листа ответственный сотрудник отдела кадров в обязательном порядке ставит подпись и печать организации;
- Заполнение ячеек с информацией проходит аналогично заполнению сведений в трудовой книжки.
Так же отметим некоторые правила, которые касаются именно внешнего оформления штампа:
- Проставляя штамп нужно убедится, что он не перекрывает иные надписи, а если и перекрывает какие то поля то не затрудняет прочтения написанных сведений;
- Ручные отметки вместо штампов допускаются, но не желательны;
- Сам штамп должен быть четким, легко читаемым.
Образец вкладыша
Как он заполняется?
Заполнение вкладыша полностью аналогично процедуре оформления трудовой. В первую очередь заполняются сведения о сотруднике, такие как ФИО, дата рождения, сведения об образовании, специальности и прочее.
При этом от оформляющего вкладыш сотрудника требуется проставить все печати. Обратите внимание на дату — вкладыш заверяется отдельным числом, использование даты оформления трудовой является грубейшей ошибкой.
Особенности использования вкладыша
Вкладыш — не самый часто используемый документ, и работа с ним имеет большой ряд особенностей. Наиболее значительными можно назвать следующие:
- Вкладыш заполняется отдельно от трудовой и подшивается после того, как будет полностью готов. Но действовать он начинает только после того как будет подшит в основной документ;
- Нумерация, используемая при заполнении вкладыша, продолжается в соответствии с нумерацией в трудовой. Начинать отсчет пунктов с нуля недопустимо;
- Вкладыш можно использовать для продолжения записей, для которых не хватило места в основном документе или же другом вкладыше;
- Все изменения личных данных работника во вкладыше необходимо отображать так же, как и в трудовой книжке;
- Все печати во вкладыше ставит тот работодатель, который вкладыш завел. Другие печати вместо них не допустимы.
Запреты, связанные с использованием вкладыша
Хоть такая процедура, как подшивание дополнительного вкладыша, со стороны не кажется слишком серьезной, в ней так же присутствуют очень строгие ограничения, нарушать которые недопустимо:
- Строжайше запрещено вносить правки и изменения во вкладыш, а так же править ошибки и помарки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, то он утилизируется, о чем составляется соответствующий акт;
- Не допускается подшивание новой трудовой книжки в старую, так же как и применение вырванных из чистой трудовой страниц;
- Не допускается замена старой трудовой на новую;
- В трудовую нельзя подшивать чистые белые листы;
- Не допускается изменение формы вкладыша.
Источник: https://trudinsp.ru/kak-zapolnit-vkladyshi-v-trudovye-knizhki.html
Что такое вкладыш в трудовую книжку, и как его правильно заполнять
Трудовая книжка имеет строго определенное количество страниц. И иногда случаются такие ситуации, когда свободные страницы книжки заканчиваются. Для этих целей предусмотрен специальный вкладыш, который должен стать продолжением официального документа о трудовой деятельности человека. С такой ситуацией можно столкнуться не только в тех случаях, когда вы часто меняете работу.
Например, мой отец при выходе на пенсию в прошлом году получил книжку со вкладышем. И связано это было с частыми переводами на другую должность, в другое подразделение в течение его профессиональной деятельности.
Здесь были внесены сведения о его карьерном росте и получаемых поощрениях за отданные им 30 лет жизни одной организации.
И в этой статье я расскажу вам, как правильно должен быть оформлен данный документ, чтобы потом его не признали недействительным.
Оглавление
- Что такое вкладыш
- Правила заполнения
- Что запрещено
- Нюансы
Что такое вкладыш
По своей сути это дополнительные страницы книжки, в которых отражается аналогичная информация о трудовой деятельности человека. Трудовым законодательством установлено, что порядок заполнения вкладыша будет аналогичным, как и самого трудового документа.
По своей форме он похож на саму книжку, только имеет более тонкий титульный лист светло-голубого цвета. На нем прописано название документа. Без основного документа он не имеет юридической силы, поэтому обязательно должен предоставляться вместе с ним. Вкладыш состоит из следующих частей:
- Титульный лист. На нем изображается название документа.
- Первая страница. Здесь указывается точно такая же информация, как и в самом трудовой документе. Также обязательно наличие своего идентификационного номера, который защищает бумагу от подделки. Также здесь должен быть расположен обязательно герб страны. При заполнении этой страницы надо переписать всю информацию о сотруднике из его личного дела, чтобы не было расхождений. Но если фактические сведения сотрудника изменились (например, фамилия), потребуется указать последние актуальные данные.
- Остальные листы. Они выглядят точно так же, как и в официальном трудовом документе. В них отражаются все те же сведения о трудовой деятельности.
Таким образом, существенным отличием между этими двумя документами является только название, которое и предоставляет им разную юридическую силу. Вкладыш должен предъявляться вместе с основным документов. В противном случае он будет недействительным. А сама книжка является действительной и без вкладыша, если он отсутствует.
Правила заполнения
Несмотря на то, что правила заполнения одинаковые, у многих сотрудников возникает множество вопросов, относительно некоторых нюансов. Давайте их рассмотрим:
- Необходимость в заполнении дополнительного документа возникает только в том случае, когда в самой книжке не осталось свободных страниц для внесения новой записи.
- При заполнении первой страницы ставится не дата оформления книжки, а дата оформления самого вкладыша.
- На первой странице дополнительного документа указываются актуальные данные сотрудника. Если происходила смена фамилии, получение дополнительного образования, эти сведения должны быть указаны в книжке. При этом предыдущую фамилию указывать не требуется.
- На первом листе внизу обязательно должны стоять подпись сотрудника, внесшего всю эту информацию, а также печать организации. При отсутствии печати в компании надо проставить подпись «Верить без печати».
- Количество вкладышей законодательством не ограничено. Поэтому если в вашей компании ведется активная деятельность, которая вносится в трудовые книжки сотрудников, не стоит переживать. Все данные обязательно будут внесены в данный документ.
Вкладыш обязательно подшивают к самой книжке и на первом листе книжки ставят отметку «Выдан вкладыш». Здесь же прописывают его реквизиты и дату выдачи. По законодательству сделать данную запись можно при помощи штампа или вручную. Строгих требований по данном оформлению на указано.
Однако следует знать, как это делает большинство сотрудников отдела кадров:
- Штамп или надпись надо ставить таким образом, чтобы его текст был читаем. А также он не должен заходить на другие записи. В этом случае можно будет свободно прочитать и тот и другой текст.
- Допускается составление текста вручную, но желательно применение штампа.
- Подшив вкладыша делается в конце книжки. Хотя намного правильнее сделать это перед информацией о награждениях сотрудника.
Некоторые практикуют вшивание вкладыша и в середине книжки, где находятся крепления скоб. Порядок вшивания дополнительных страниц не регламентирует конкретное их место расположения. Поэтому вы можете вшить, куда вам более удобно.
Что запрещено
Важно знать, что вкладыш, как и сама книжка, являются официальным документом, поэтому их заполнение должно соответствовать законодательным нормам. Не допустимо:
- Совершать ошибки при оформлении нового вкладыша. Если вы испортили первую страницу, где указывается информация о владельце, вам потребуется утилизировать испорченный документ. При этом вы должны вырезать уникальный красный номер и вклеить его в специальный журнал, где учитываются все утилизированные документы. Поэтому оформление вкладыша лучше всего начинать именно с заполнения первой страницы, и только потом проставлять всю остальную информацию, особенно в саму книжку.
- Категорически нельзя заводить новую книжку в качестве продления использованной. Допустимо наличие только одного документа с неограниченным количеством вкладышей.
- Подшивать простые чистые листы. Они обязательно должны быть оформлены в качестве вкладыша.
- Продолжать вписывать сведения о работе в раздел книжки, где оставлена информация для сведений о наградах человека.
В случае неправильного заполнения вкладыша, он будет считаться недействительным. И даже если он будет оформлен правильно, но в самой книжке не будет стоять штамп о наличии этого документа, юридической силы он иметь не будет. Поэтому обязательно надо контролировать, чтобы добавление вкладыша было оформлено правильно.
Более подробно об этом вы можете узнать из представленного видео.
Нюансы
При оформлении дополнительного документа к книжке необходимо знать, как должны быть сделаны сами записи о трудовой деятельности. Предусмотрен следующий порядок:
- Нумерация пунктов не должна начинаться сначала, а они должны продолжать начатую нумерацию в самой книжке. То есть при наличии последней записи под пунктом «22», первая запись во вкладыше будет иметь номер пункта «23».
- Аналогичным способом нумеруются и записи о наградах.
- Если вписать полную запись не получилось на последнюю страницу книжки, ее можно продолжить на вкладыше. Хотя лучше сразу оформить полностью эту запись на новой странице, чтобы не было такого переноса. Но в любом случае, делать это не запрещено.
- Если вы обнаружите отсутствие печати на первой странице вкладыша, где указываются сведения о человеке, вам придется обратиться к тому работодателю, который его оформлял. Не допускается простановка штампа другой компании, если первая запись была сделана другим работодателем.
Чтобы вам не пришлось в дальнейшем возвращаться в свои предыдущие места работы, я рекомендую сразу проверять правильность ведения ваших трудовых бумаг. Для этого надо запрашивать копию книжки и вкладыша каждый раз после внесения в них новой записи.
В этом случае вы сможете своевременно обнаружить ошибку или неточности и попросить ее исправить. А также полученная вами копия всегда будет являться подтверждением внесенных записей в вашу книжку. И в случае ее утраты или порчи вам намного легче будет восстановить дубликат, так как вы будете иметь документальное подтверждение всей внесенной информации в книжку.
Источник: https://pravobez.ru/gosudarstvo/chto-takoe-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-i-kak-ego-pravil-no-zapolnyat.html
