Кадровый учет в обособленном подразделении с чего начать


Как вести кадровую документации в филиале компании

Кадровый учет в обособленном подразделении с чего начать

В ходе деятельности у большинства крупных компаний возникает необходимость представлять свои интересы в других регионах. Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной компании, – филиалы.

Юридическое лицо несет ответственность за деятельность своих подразделений, определяет ее характер

Филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, его составными частями, не будучи сами юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений (п.п. 2 и 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ). Поэтому юридическое лицо несет ответственность за деятельность своих подразделений, определяет ее характер. Подразделения в своей работе руководствуются законодательством и локальными нормативными актами, регулирующими деятельность создавшей их организации, а работники обособленных подразделений – это персонал данной организации.

В документах, которыми обычно руководствуется кадровая служба, нет прямых указаний на то, каким образом должно вестись кадровое делопроизводство в филиалах. Ведение кадрового делопроизводства в компаниях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано. Поэтому вопрос должен решаться на локальном уровне.

В компаниях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения, возможны следующие формы организации кадрового делопроизводства:

  1. Централизованное – характерно в отношении филиалов, находящихся в одном с головной компанией городе. Проблем обычно не возникает: вся обработка кадровых документов сосредотачивается (централизуется) в едином центре – кадровой службе головной организации. Трудовые книжки работников всех филиалов хранятся в одном месте, а при увольнении человек приезжает в отдел кадров и лично забирает свою трудовую книжку.
  2. Децентрализованное – ведение кадрового делопроизводства распределяется между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту. При этом служба персонала головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников компании, включая и работников обособленных подразделений, а в филиалах хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.
  3. «Смешанное» – предполагает как централизованное оформление кадровых документов (например, оформление приема на работу, прекращения трудового договора), так и децентрализованное (наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел). Деление обычно производится по разным кадровым функциям – часть принадлежит головной организации, часть передается в обособленное подразделение1.
Рекомендуем!  Госпошлина на загранпаспорт нового и старого образца

Сложнее обстоит ситуация с филиалами, расположенными в других городах. Особенность ведения кадровой документации в этом случае заключается в том, что директор филиала, действуя на основании доверенности, выдаваемой ему головной организацией, имеет право сам подписывать договоры, приказы и вносить записи в трудовые книжки.

При выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании. Если у нее один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, то ведение кадровой документации целесообразно поручить одному из работников подразделения для последующей передачи в головной офис. Если же много обособленных подразделений в разных регионах страны, то лучше делегировать право ведения кадровых документов филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой. Полномочия человека, ответственного за работу с кадровой документацией, необходимо оформить должным образом.

Определение полномочий руководителя филиала

Так как филиалы не являются юридическими лицами, их руководители назначаются головной организацией и действуют на основании доверенности (ст. 55 ГК РФ). Чтобы руководитель филиала обладал правом приема и увольнения работников, необходимо закрепить эти полномочия в трудовом договоре или доверенности.

В трудовом договоре эти полномочия можно отразить так:

Как провести кадровый аудит филиала

Перед проведением аудита в филиале головная организация должна издать соответствующий приказ о проведении кадрового аудита, в котором необходимо указать точные наименование и адрес филиала, определить перечень документов, подлежащих проверке, и сроки проведения аудита. Также необходимо закрепить полномочия лиц на проведение проверки в филиале от имени руководителя организации. Законодательство РФ не устанавливает единого перечня документов, которые обязательно должны иметься в организации или ее филиале.

В филиале должен быть полный комплект обязательной кадровой документации, но ряд локальных нормативных актов присылается из головной организации:

  • штатное расписание, которое для головной организации и филиала должно быть одно. Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора). После утверждения из штатного расписания делается выписка, относящаяся к деятельности филиала, или его копия, которая заверяется и передается в филиал компании;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных;
  • положение об оплате труда;
  • положение о стимулирующих добавках;
  • положение о командировках.

В филиал должны высылаться копии приказов, действующих по всей организации

Также в филиал должны высылаться копии приказов, действующих по всей организации. Сотрудники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала – с копией, хранящейся в филиале. Обратите внимание, что правом заверки копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права.

Результаты проведения кадрового аудита филиала оформляются актом. Акт подписывают все лица, которые принимали участие в проведении аудита кадровой документации филиала.

Кадровая документация филиала может проверяться местным подразделением Федеральной инспекции труда. Но ответственность за деятельность филиала как структурного подразделения несет головная организация, поэтому если сотрудник филиала обратится в суд для защиты своих интересов, ответчиком будет именно она.

Кадровый аудит филиала – это проверка ведения кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении с точки зрения его соответствия трудовому законодательству, подзаконным актам (содержащим нормы трудового права) и локальным актам организации.

Как правильно действовать службе документационного обеспечения управления (ДОУ), если организация ликвидирует свой филиал?

Первоначально службе ДОУ необходимо принять от директора филиала или председателя ликвидационной комиссии по акту те документы и предметы, которые обеспечивали деятельность филиала как обособленного или территориально удаленного подразделения организации:

  • печать филиала;
  • документы о закрытии счета и карточку с образцами подписей и оттиском печати филиала;
  • все свидетельства и лицензии на право осуществления отдельных видов деятельности, если они реализовывались филиалом;
  • генеральную доверенность на директора филиала, специальные доверенности на сотрудников филиала и журнал регистрации доверенностей;
  • акты сверки расчетов с налоговыми органами, внебюджетными фондами, документы об отсутствии задолженности или сроках ее погашения (их нужно передать в бухгалтерию);
  • штампы и журнал учета выдачи печатей и штампов (изымается совместно с подразделением безопасности);
  • бланки всех видов и журналы учета выдачи этих бланков;
  • документы, доказывающие передачу филиалу в момент его открытия недвижимости, транспортных средств, основных средств, которые возвращаются на баланс головной организации (документы передаются в бухгалтерию);
  • номенклатуру дел и все документы постоянного срока хранения по номенклатуре;
  • описи дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению и по описям – архивные документы постоянного срока хранения.

Затем следует подготовить проект приказа руководителя организации об утверждении плана мероприятий (с указанием сроков, ответственных и пр.) по передаче документального и архивного фондов филиала в состав документального и архивного фондов головной организации.

При этом компания сама решает, оставлять ли документы по личному составу в территориальном архивном учреждении или передать их в архивный фонд головной организации, а также как принять документы, которые существуют в электронном виде, как организовать уничтожение документов, не подлежащих хранению, и т.п. Целесообразно привлечь к плану ликвидационных мероприятий ИТ-подразделение и бухгалтерию, поскольку иногда все расчетные и учетные информационные системы на сервере филиалов списываются, в то время как первичные учетные документы в этих системах должны храниться минимум 5 лет.

Поскольку все процессы ликвидации, реструктуризации, слияния и поглощения предусматривают большие организационные мероприятия по работе с документами, уже при наличии плана мероприятий служба делопроизводства организует все работы по архивно-технической обработке документов, передаче в архивное учреждение, перевозке в головную организацию и т.п. Дела должны быть сформированы в соответствии с установленными правилами и переданы в головную организацию или на архивное хранение по месту расположения филиала.

Как правильно перевести работника из филиала в другой филиал: уволить в порядке перевода в другой филиал или издать приказ о переводе на другую постоянную работу? Кто должен издавать приказ о переводе: директор нашего филиала или директор того филиала, в который сотрудник просит его перевести?

Даже если обособленному подразделению предоставлены права и обязанности в области оформления кадровых документов, следует учитывать, что руководитель филиала правомочен решать кадровые вопросы только в пределах своего подразделения. Так, директор филиала имеет право принимать на работу сотрудников, переводить их на другую работу в филиале и решать вопросы о прекращении трудовых отношений по различным основаниям.

Перевод работника из одного филиала в другой выходит за пределы таких полномочий. В этом и состоит сложность принятия решения о переводе и порядка его оформления. Ни директор филиала, где сейчас работает сотрудник, ни руководитель того подразделения, в которое сотрудник с его согласия будет переведен на другую работу, не имеют полномочий принимать решение о переводе и оформлять необходимые кадровые документы. Такими полномочиями обладает только руководитель организации.

Чтобы перевести сотрудника в другой филиал, его необходимо перевести на другую постоянную работу по правилам, предусмотренным ст. 72 ТК РФ, но с учетом некоторых моментов:

  1. Первоначально работник пишет заявление о переводе в другой филиал. Так как решение о переводе в другое обособленное структурное подразделение принимает руководитель организации, то заявление оформляется на его имя. После согласований с руководителями одного и другого филиалов глава организации принимает решение об оформлении перевода.
  2. После того как руководитель компании принял решение об оформлении перевода, документы работника передаются из филиала в кадровую службу головной организации. На практике передача документов может производиться по почте ценным либо заказным письмом или лично работниками кадровых служб. Самый надежный способ – несомненно, личная передача документов. Передачу документов из филиала и их получение в головной организации желательно сопровождать соответствующим актом.
  3. В головной организации составляется дополнительное соглашение к трудовому договору работника, в котором отражаются все новые условия, связанные с работой в другом обособленном структурном подразделении.
  4. Перевод сотрудника на другую постоянную работу оформляется путем издания приказа (распоряжения) по унифицированной форме № Т-5.
  5. После оформления дополнительного соглашения и приказа о переводе работник снимается с учета, расписывается за получение трудовой книжки, и его документы передаются из головной организации в филиал, в котором он будет работать, для дальнейшего ведения и хранения. В филиал в опечатанном виде передаются трудовая книжка, личная карточка работника, копия приказа о переводе на другую работу, дополнительное соглашение к трудовому договору и личное дело (если ведется).
  6. Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку (ч. 4 ст. 66 ТК РФ) и в личную карточку работника – форму Т-2 в филиале, куда осуществлен перевод. Там трудовая книжка вносится в книгу учета движения трудовых книжек, личная карточка продолжает вестись в установленном порядке.
  7. В соответствии с ч. 2 ст. 225 ТК РФ для сотрудников, переводимых на другую работу, работодатель или уполномоченное им лицо обязаны проводить инструктаж по охране труда.

Существует ошибочное мнение, что перевод из одного обособленного подразделения в другое оформляется путем увольнения работника в порядке перевода по основанию, предусмотренному п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Напомним, что обособленные подразделения не являются самостоятельными юридическими лицами, и сотрудник при переводе из филиала в филиал продолжает работать у того же работодателя. Поэтому и увольнять его в данном случае незаконно, т.к. оснований прекращения трудового договора нет. Речь идет о переводе на другую работу у того же работодателя (в другое подразделение на ту же должность или на другую). У этого перевода есть определенные особенности, обусловленные территориальной обособленностью подразделений.

Таким образом, перевод работников из одного филиала в другой осуществляется по общим правилам, предусмотренным для перевода работника из одного структурного подразделения в другое. При этом особенность документального оформления такого перевода напрямую зависит от формы организации кадрового делопроизводства, установленной в компании.

Как отразить в локальных нормативных актах организации особенности ведения кадрового делопроизводства в ее филиалах?

В инструкции по кадровому делопроизводству, утверждаемой руководителем головной организации, может быть установлено следующее:

Где хранятся трудовые договоры и трудовые книжки работников филиала?

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, который назначает специально уполномоченное лицо.

Чтобы передать ведение трудовых книжек в филиал, работодателю необходимо:

  • создать единую кадровую службу;
  • изготовить для нее необходимое количество печатей;
  • уполномочить приказом (распоряжением) директора филиала производить ведение и хранение трудовых книжек сотрудников, работающих в обособленном подразделении.

В положении о филиале или в других локальных нормативных актах необходимо установить, что кадровые службы, созданные в филиалах, входят в состав единой кадровой службы организации. Приказом директора филиала в обособленном подразделении назначается лицо, ответственное за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Должны быть заведены все обязательные учетные журналы.

Трудовые договоры с работниками филиала заключаются по месту нахождения филиала. Однако текст трудового договора в этом случае отличается от текста трудового договора головной организации (указывается место работы – филиал организации и его адрес).

Кадровая документация филиала, вышедшая из текущего делопроизводства, хранится в самом филиале.

Какую печать использовать – организации или филиала – при заверке записей в трудовых книжках?

Даже у специалистов с большим опытом кадровой работы возникают вопросы по поводу печати филиала.

Дело в том, что печать подразделения не является аналогом печати организации и не может ее заменить. Печать организации должна содержать полное наименование юридического лица и указание на его местонахождение. В свою очередь, печать подразделения, помимо указанной информации, также должна содержать наименование обособленного подразделения и его местонахождение. Таким образом, печать организации на документе подтверждает и факт создания документа конкретной компанией, и его подлинность, а печать подразделения – факт создания документа определенным обособленным подразделением организации и подлинность этого документа.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках», не предусматривают возможности заверки записей в трудовых книжках какими-либо печатями, кроме печати работодателя, т.е. основной печати организации.

Юридическое лицо (головная организация) может изготовить необходимое количество печатей своей единой кадровой службы (с учетом количества созданных филиалов компании). На печать кадровой службы может проставляться соответствующий порядковый номер. При этом круг лиц, имеющих право использовать эти печати, должен быть определен приказом руководителя организации.

Инна Гущина — преподаватель кафедры менеджмента Института туризма и гостеприимства, Москва. Редакция журнала «Кадровик»

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-vesti-kadrovuyu-dokumentacii-v-filiale-kompanii

Кадровый учет в обособленном подразделении с чего начать

В современных условиях компании стремятся расширить границы бизнеса, продвинуть услуги и товар на рынки сбыта, осваивая не только ближайшие, но и отдаленные регионы страны. Одним из эффективных методов такой бизнес-экспансии является создание филиала или представительства. Разница между этими подразделениями в следующем: представительство лишь выражает и защищает интересы юридического лица, а филиал осуществляет все его функции (или их часть), в том числе и функции представительства.

Централизованное и децентрализованное ведение кадрового учета

У компании, имеющей филиалы, процесс ведения кадрового делопроизводства может быть организован по-разному: как в централизованном, так и в децентрализованном порядке. Это означает, что головная организация может либо взять постановку кадрового делопроизводства филиала (и все соответствующее документообеспечение) на себя, либо предоставить филиалу право самостоятельного ведения кадрового учета.

При централизованном делопроизводстве все основные управленческие функции кадровой службы осуществляет само юридическое лицо («головная организация»). Распорядительные документы, – а точнее, их копии, – направляются в структурные подразделения почтовыми отправлениями, по электронной почте, по факсу или с помощью курьерской службы. При децентрализованном способе постановки кадрового делопроизводства руководителю структурного подразделения могут быть переданы отдельные полномочия в решении кадровых вопросов (ведение трудовых книжек, ознакомление работника с кадровыми документами, издание отдельных распоряжений); в других случаях руководитель филиала наделяется довольно широким кругом полномочий, в том числе подписанием трудовых договоров и всех кадровых приказов.

При выборе способа ведения кадрового учета следует брать во внимание количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании. Если у компании один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, лучше поручить одному из работников (в порядке совмещения должностей) ведение кадрового делопроизводства подразделения для последующей передачи в головной офис. Если же у организации множество обособленных дочерних подразделений в разных регионах страны, целесообразно делегировать право ведения кадровых документов самим филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или даже создана собственная кадровая служба, если штат филиала достаточно велик.

Преимущества и недостатки ведения кадрового учета в головной организации и на местах

«Плюсом» централизованного способа кадрового делопроизводства является возможность в полной мере контролировать ситуацию в части оформления кадровых документов в филиалах и проводить аудит кадрового учета. К «минусам» можно отнести значительные затраты на срочную почтовую и/или курьерскую доставку документов, на оплату командировочных расходов (в случаях оформления документов, требующих личного присутствия работника). Кроме того, ведение кадрового учета в головной организации приемлемо только при наличии реальной возможности ознакомления работников с оригиналами кадровых документов.

Преимуществом ведения кадрового учета на местах является возможность своевременно издавать документы и оперативно знакомить с ними работников под подпись. Децентрализация приемлема лишь в тех случаях, когда филиал обладает достаточной степенью самостоятельности, чтобы принятие отдельных кадровых решений, процесс восстановления кадровой документации, аудит кадрового учета и проч. не влияло и не отражалось негативно на деятельности компании в целом.

Документы, необходимые для централизованного ведения кадрового учета

Все нормативные документы, регламентирующие область ведения кадрового делопроизводства, издаются в головном предприятии и являются обязательными для исполнения в филиалах.

Штатное расписание утверждается приказом по организации и включает в себя все обособленные структурные подразделения. Оригинал штатного расписания хранится в головном офисе, а в филиал передаётся заверенная выписка.

Крайне желательным является наличие специального локального нормативного акта, в котором подробно регулировались бы все процедуры работы с документами, особенности передачи документов (при необходимости) из филиалов в головную организацию и наоборот, а также другие вопросы.

При централизованном ведении кадрового делопроизводства все документы, которые предъявляют кандидаты при приеме на работу или работники в процессе трудовой деятельности, хранятся в головной организации. Здесь же создаются, обрабатываются и хранятся все документы по кадровым функциям, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации в целом, в т.ч. и работников филиалов.

ведение кадрового учета в организации

Полномочия руководителя филиала должны подтверждаться доверенностью. Пределы полномочий устанавливаются генеральным руководителем компании. Только он может решить, будет ли директор филиала принимать и увольнять сотрудников филиала, подписывать все кадровые документы, решать кадровые вопросы.

Источник: http://workstaff.ru/kak-vesti-kadrovyj-uchet-esli-v-kompanii-est-filialy

Кадровый учет в обособленном подразделении с чего начать

В современных условиях компании стремятся расширить границы бизнеса, продвинуть услуги и товар на рынки сбыта, осваивая не только ближайшие, но и отдаленные регионы страны. Одним из эффективных методов такой бизнес-экспансии является создание филиала или представительства. Разница между этими подразделениями в следующем: представительство лишь выражает и защищает интересы юридического лица, а филиал осуществляет все его функции (или их часть), в том числе и функции представительства.

Централизованное и децентрализованное ведение кадрового учета

У компании, имеющей филиалы, процесс ведения кадрового делопроизводства может быть организован по-разному: как в централизованном, так и в децентрализованном порядке. Это означает, что головная организация может либо взять постановку кадрового делопроизводства филиала (и все соответствующее документообеспечение) на себя, либо предоставить филиалу право самостоятельного ведения кадрового учета.

При централизованном делопроизводстве все основные управленческие функции кадровой службы осуществляет само юридическое лицо («головная организация»). Распорядительные документы, – а точнее, их копии, – направляются в структурные подразделения почтовыми отправлениями, по электронной почте, по факсу или с помощью курьерской службы. При децентрализованном способе постановки кадрового делопроизводства руководителю структурного подразделения могут быть переданы отдельные полномочия в решении кадровых вопросов (ведение трудовых книжек, ознакомление работника с кадровыми документами, издание отдельных распоряжений); в других случаях руководитель филиала наделяется довольно широким кругом полномочий, в том числе подписанием трудовых договоров и всех кадровых приказов.

При выборе способа ведения кадрового учета следует брать во внимание количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании. Если у компании один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, лучше поручить одному из работников (в порядке совмещения должностей) ведение кадрового делопроизводства подразделения для последующей передачи в головной офис. Если же у организации множество обособленных дочерних подразделений в разных регионах страны, целесообразно делегировать право ведения кадровых документов самим филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или даже создана собственная кадровая служба, если штат филиала достаточно велик.

Преимущества и недостатки ведения кадрового учета в головной организации и на местах

«Плюсом» централизованного способа кадрового делопроизводства является возможность в полной мере контролировать ситуацию в части оформления кадровых документов в филиалах и проводить аудит кадрового учета. К «минусам» можно отнести значительные затраты на срочную почтовую и/или курьерскую доставку документов, на оплату командировочных расходов (в случаях оформления документов, требующих личного присутствия работника). Кроме того, ведение кадрового учета в головной организации приемлемо только при наличии реальной возможности ознакомления работников с оригиналами кадровых документов.

Преимуществом ведения кадрового учета на местах является возможность своевременно издавать документы и оперативно знакомить с ними работников под подпись. Децентрализация приемлема лишь в тех случаях, когда филиал обладает достаточной степенью самостоятельности, чтобы принятие отдельных кадровых решений, процесс восстановления кадровой документации, аудит кадрового учета и проч. не влияло и не отражалось негативно на деятельности компании в целом.

Документы, необходимые для централизованного ведения кадрового учета

Все нормативные документы, регламентирующие область ведения кадрового делопроизводства, издаются в головном предприятии и являются обязательными для исполнения в филиалах.

Штатное расписание утверждается приказом по организации и включает в себя все обособленные структурные подразделения. Оригинал штатного расписания хранится в головном офисе, а в филиал передаётся заверенная выписка.

Крайне желательным является наличие специального локального нормативного акта, в котором подробно регулировались бы все процедуры работы с документами, особенности передачи документов (при необходимости) из филиалов в головную организацию и наоборот, а также другие вопросы.

При централизованном ведении кадрового делопроизводства все документы, которые предъявляют кандидаты при приеме на работу или работники в процессе трудовой деятельности, хранятся в головной организации. Здесь же создаются, обрабатываются и хранятся все документы по кадровым функциям, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации в целом, в т.ч. и работников филиалов.

ведение кадрового учета в организации

Полномочия руководителя филиала должны подтверждаться доверенностью. Пределы полномочий устанавливаются генеральным руководителем компании. Только он может решить, будет ли директор филиала принимать и увольнять сотрудников филиала, подписывать все кадровые документы, решать кадровые вопросы.

Источник: http://workstaff.ru/kak-vesti-kadrovyj-uchet-esli-v-kompanii-est-filialy

Как организовать кадровое делопроизводство в обособленных подразделениях

Организация кадровой работы с удаленными подразделениями имеет свои сложности и это касается не только оформления документации и соблюдения сроков, а также установления взаимопонимания с сотрудниками. Следует учитывать некотрые правила, благодаря которым достичь желаемого станет гораздо проще и легче.

Организации, имеющие филиалы или представительства зачастую сталкиваются с проблемами по организации работы. Следует помнить о том, что согласно действующего законодательства (ст. 55 ГК РФ, ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.02.2018), филиалы и представительства не являются юридическими лицами, их руководители действуют на основаниии доверенности юридического лица.

Для организации работы необходимо:

  1. Изучить нормативную базу с учетом особенностей регионов, также документы местного законодательства (обратить внимание на МРОТ, коэффициенты, надбавки, если имеются, квотирование рабочих мест).
  2. Разработать и утвердить локальные нормативные акты (помимо предусмотренных трудовым законодательством праздничные дни обязательно включить региональные праздники). При наличии большого количества филиалов или представительств гораздо эффективнее работает отдельный документ на каждый регион, а не единый для всей компании.
  3. Разработать и утвердить штатное расписание (можно вести общее для всех, однако при большом количестве представительств или филиалов гораздо удобнее вести отдельный документ по каждому отдельно).
  4. Провести аудит трудового договора, обязательно включить особенности конкретного региона (коэффициенты, надбавки, дополнительные отпуска, оплата проезда и т.д.).
  5. Закрепить зоны ответственности за принятие решений, право подписания документов, внесение изменений в штатное расписание в Положении о подразделении и Доверенности на руководителя представительства или филиала.
  6. Разработать регламенты работы и должностные инструкции ответственных лиц.
  7. Назначить ответственных за ведение и хранение трудовых книжек на местах приказом руководителя организации.
  8. Разработать и утвердить единые формы документов для всех.

Рекомендую составлять дорожные карты или пошаговые инструкции для взаимодействия с кадровиками из других регионов, такой подход к работе помогает систематизировать процесс и довольно быстро получить результат.

Организация работы потребует не малого количества времени и сил, однако это того стоит, при налаживании всего мехаизма вам нужно будет только контролировать процесс.

Источник: https://hrtime.ru/material/kak-organizovat-kadrovoe-deloproizvodstvo-v-obosoblennykh-podrazdeleni-24056/

PRPR.SU - Интернет журнал
Добавить комментарий

двенадцать − восемь =