Как удерживается при увольнении предоставленный авансом отпуск?

В этой статье:

При увольнении работодатель обязан произвести выплаты работнику за отработанный период, а также за все неиспользованные отпуска.

При увольнении до окончания его рабочего года с уже истраченным отпускным периодом руководитель нуждается в денежной компенсации от трудящегося за неотработанные дни. В каких случаях можно удержать с работника отпускные, выданные авансом, и как это сделать?

Можно ли удержать излишне выплаченные деньги за отпуск?

Исходя из ст.122 Трудового кодекса РФ, на первом году работы в организации сотрудник имеет право на отпуск по истечению шести месяцев беспрерывного труда. В последующие годы время ухода на отдых может распределяться согласно графику отпусков на данном предприятии.

Таким образом, проработав полгода, трудящийся имеет право уйти в полноценный оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней, несмотря на то, что заработал за этот период только 14 дней. Оставшиеся две недели работнику предоставляются авансом, который он должен отработать в следующие шесть месяцев.

Если работающее лицо решит уволиться до окончания рабочего года, отгуляв при этом отпуск авансом, то руководитель имеет право при расчете удержать с него переплаченные отпускные.
Это является оправданным и правомерным действием, так как оплата, выданная авансом на отдых сотруднику, не будет отработана до конца рабочего года при расторжении трудового договора.
При этом, ссылаясь на статью 138 Трудового кодекса РФ, размер удержания с отпускных выплат не может превышать 20 процентов.

Важно! Удержание за неотработанный отгулянный авансом отпускной период считается правом работодателя, но не его обязанностью.

Если предприниматель вынес решение осуществить возврат недоработанной суммы отпускных, то согласие работника, отгулявшего отпуск авансом, при этом не требуется.
Но в случае, когда у последнего не имеется нужной суммы для выплаты, или же она превышает процент, прописанный законом, он имеет право выплатить ее в добровольном порядке.
Также имеются отдельные ситуации, когда удержание излишне выплаченных отпускных невозможно по причинам, предусмотренным Трудовым кодексом.
Правила и методика расчета отпускных.

Рассчитать отпускные в онлайн калькуляторе можно здесь.

Простой, удобный и бесплатный калькулятор.

Когда не допускается?

В ст.137 Трудового кодекса РФ указаны условия, при которых удержание выданной авансом суммы при увольнении до окончания рабочего года не может быть произведено.

Так, работнику не нужно осуществлять возврат использованного аванса за отгулянный отпуск, если он был уволен по следующим обстоятельствам:

отказ от перевода на другую работу вследствие медицинского заключения;
ликвидация предприятия или прекращение деятельности его руководителя;
сокращение штата работников;
смена собственника организации;
призыв наемника на военную службу;
восстановление на должности предыдущего работника;
признание сотрудника нетрудоспособным по медицинскому заключению;
смерть руководителя или подчиненного;
наступление чрезвычайных обстоятельств, при которых продолжение трудовой деятельности невозможно (война, стихийное бедствие, катастрофа, крупная авария и прочее).

Если вышеуказанных обстоятельств при увольнении не обнаружено, удержание работодателем отпускных, выплаченных авансом, будет правомерным.

Возврат излишне выплаченных средств работником производится добровольно или же путем судебных разбирательств в случае отказа последнего.
Удержание и возврат суммы за неотработанный отпуск производится при расчете с сотрудником в день его увольнения.
Чтобы определить, сколько трудящийся остается должен за недоработанный период, необходимо рассчитать количество месяцев и дней, проработанных в организации, и количество не отработанных им дней до окончания рабочего года.
Рассчитать количество календарных дней, за которые отпускные выплачены авансом, можно следующим способом:

Разделить количество отпускных дней на 12 месяцев и умножить на количество проработанных месяцев на предприятии.
От количества дней отпуска на время действия трудового договора отнять получившееся число в первом случае.

При подсчете количества месяцев число можно округлить. Если последний месяц был отработан менее чем на половину, то он не учитывается, если на половину и больше, то считается как один отработанный месяц.

Получившееся число неотработанных дней также разрешается округлять до целого числа. Делать это необходимо в пользу работника.

Чтобы рассчитать сумму задолженности за неотработанный период, подлежащую удержанию при увольнении, необходимо высчитанное число неотработанных дней умножить на сумму среднего заработка на время отпуска.

Нужно ли составлять приказ?

Приказ об удержании излишне выплаченной суммы отпускных при увольнении необходимо оформлять работодателю, дабы обезопасить себя от споров и судебных разбирательств с бывшим сотрудником. Общепринятой формы приказа нет, поэтому его составление считается произвольным для каждой организации.

Важно! Руководитель должен издать приказ об удержании в течение месяца со дня завершающего срок на возвращение неотработанного аванса.

Важно указать в документе информацию о работнике (имя, фамилию, должность), количество неотработанных дней, сумму долга за неотработанный период. Также в конце должна быть пометка о том, что сотрудник ознакомлен с условиями, и его подпись для согласия с написанным в документе.

Образец приказа о возврате отпускных, выплаченных авансом, при увольнении — скачать:

Если работник не согласен возвращать деньги, использованные авансом

Если суммы для удержания из заработной платы желающего уволиться недостаточно, тогда можно просить работника внести недостающие деньги на добровольной основе. В случае несогласия последнего возвращать выплаченные ему средства за неотработанный период можно обратиться в суд. Однако тут мнения юристов расходятся.

Трудовой кодекс не предусматривает взыскания излишне выплаченных отпускных в судовом порядке.

При этом некоторые специалисты утверждают, что если имеется возможность доказать неправомерные действия уволившегося, можно взыскать ущерб, причиненный предпринимателю согласно статьям 248, 391 Трудового кодекса.

Также работодатель имеет право отказаться от удержания неотработанных средств, если работник уволился и отказался добровольно оплачивать долг.

Отказ от удержания должен быть обоснован руководителем в случае налоговых проверок. Обоснованием может стать недостаток суммы для возврата из зарплаты.

Пример

Условия примера:

Работник был оформлен на предприятие 1 декабря 2018 года. Срок его рабочего года заканчивается 30 ноября 2019 года.

В течение года сотрудник был отправлен в ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней.

Средняя заработная плата на время отпуска составила 755 рублей. 31 июля 2019 работник подал заявление об увольнении по собственному желанию.

Неотработанных месяцев осталось четыре.
При увольнении работодатель хочет провести удержание и возврат денег за неотработанное время.
Расчет:
Рассчитаем количество неотработанных календарных дней отпуска:

28 к.д./12 мес * 8 месяцев работы на предприятии (2,3 * 8 = 18,4).
28 дней отпуска – 18,4 = 9,6

Результат округляем в пользу работника – 9 неотработанных календарных дней отпуска.
Рассчитаем сумму излишне выплаченных отпускных = 9 дней * 755 рублей = 6795 рублей.
В этом случае руководитель предприятия имеет право провести возврат денег и их удержание из зарплаты при увольнении в размере 6795 рублей.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/otpusk/ezhegodnyj/otpusknye/uderzhanie-pri-uvolnenii.html

Отпуск предоставлен авансом удержание при увольнении

Каковы права работодателя на удержание долга за неотработанный отпуск? Когда между работником и работодателем происходит расторжение трудовых отношений, начальствующее лицо обязано выплатить увольняемому человеку компенсацию за неиспользованный отдых, по больничному листу.

В то же время и сам рабочий имеет ряд обязательств перед нанимателем. Работодатель вправе удерживать с сотрудника его долг за то, что он взял излишние дни отпуска. Удерживаются эти денежные средства из зарплаты увольняемого человека.

Но есть случаи, когда удержание за излишние дни отпуска не производится. Например, если работник уволился не по собственному желанию, а его уволил работодатель в связи с сокращением персонала или же при ликвидации организации-работодателя.

То же самое предусматривается для тех граждан, которые выходят на пенсию. Эти и иные основания нашли отражение в трудовом законодательстве Российской Федерации.

Право начальникаУдержание средств согласно приказу

Начальник вправе удержать деньги за все платежи организации на счет наемного рабочего, кроме некоторых видов

страховые взносы НДФЛ за работника; компенсация за получение производственной травмы и иных видов нанесение вреда здоровью сотрудника на рабочем месте

То есть авансовые выплаты, которые не связаны с качеством и количеством выполняемой работы, не подлежат удержанию по задолженности за оплаченный предприятием отпуск.

В то же время начальству необходимо знать о том, что организация-работодатель не вправе вынуждать исполнительного работника выплачивать долг.

Например, некоторые работодатели удерживают трудовую книжку или же затягивают процесс увольнения.

Такие действия со стороны начальника запрещаются российским законодательством, и, если они будут совершены, работодатель будет платить административный штраф.

Если сотрудник не хочет добровольно выплачивать задолженность, то руководитель организации может простить ему этот долг. В то же время он вправе обратиться в судебные органы с иском против недобросовестного сотрудника.

Но если руководитель фирмы отказывается от удержания с увольняемого денежных средств, то такой отказ должен быть обоснованным. Причины могут быть разнообразны – недостаток денег у уволенного или же нежелание наемника ввязываться в судебные разбирательства. Это обоснование нужно, если возникнут ситуации, связанные с занижением работодателем налога на прибыль.

Как взимаются удержания при увольнении за не отработанные дни отпуска

Каждому предприятию нужно знать, как посчитать удержание за не отработанные дни отпуска при увольнении. Делать это несложно, главное, нигде не допустить ошибку.

Согласно трудовому законодательству отпуск сотрудника составляет 28 дней

Важно знать, что когда человек увольняется и при этом отработал меньше половины месяца, то в расчет эти дни брать не нужно. А тогда, когда отработка больше половины – месяц вносят в расчет полностью

Обязательным является условие округления числа по формуле до целого значения. Надо знать, что округляться оно должно только в пользу работника.

После чего необходимо рассчитать сумму дней, которые сотрудник не заработал. При этом среднедневной заработок нужно рассчитывать с учетом предыдущих отгулянных дней за прошлый отпуск, также включить предпоследний отпускной период.

Обязательно работодатель должен учитывать удержание не заработанных отпускных в базе налоговой службы и базе бухгалтера. Связано это с тем, что начальник считается налоговым агентом своему работнику, поэтому именно он оплачивает НДФЛ и страховку. Так как отпускные деньги – это доход работника.

Важным шагом считается закрытие всех долгов сотрудника перед организацией. Оформлять в бухгалтерском отчете это нужно как добровольное внесение к кассе суммы от сотрудника. Надо знать, что это можно внести к отчету исключительно в тот месяц, когда человека увольняют.

Сумма НДФЛ будет уменьшена на налог, который берется из части удержанных средств сотрудника. Поэтому работодатель обязан в десятидневный срок уведомить работника об излишнем удержании средств. Надобно помнить об уменьшении страховой базы. Не забывать вносить корректировки у социальных фондов, иначе следующие начисления будут отрицательными.

Удерживается ли НДФЛ?

Важно понимать, что при прощении долга моментально необходимо внести корректировочные данные в налоговую базу. Для сотрудника НДФЛ удержание за не отработанные дни отпуска при увольнении производилось уже давно, поэтому для него потерь нет

Для руководства получается другая ситуация, ему придется делать перерасчет такого налога. Главное не забыть исключить из него сумму не отработанных отпускных. Также отметить, что начислены они были в пределах трудовых отношений. Тогда налоговая инспекция не сообщит, что такие действия экономически необоснованны.

Калькуляция

Алгоритм калькуляции суммы удержания рассмотрим далее.
Сначала необходимо высчитать дни отпуска, которые положено отработать.
Количество дней отпуска, положенных к отработке можно рассчитать:
КДН= КДИ – (КДО/12 * КС), где:

КДН – количество излишне оплаченного отпуска, в днях;
КДИ – фактическое количество дней отпуска, в днях;
КДО – продолжительность оплаченного отпуска, в днях;
КС – стаж работы за текущий год, в месяцах.

Затем просчитать средний заработок за отработанное время, в день. Чаще всего этот показатель уже известен, его рассчитывают при начислении отпускных.

Рассчитать сумму оплаченных отпускных, которая подлежит удержанию, можно по формуле:

∑ОУ= КДН*СДЗ, где

∑ОУ – сумма, подлежащая удержанию;
КДН – количество излишне оплаченного отпуска, в днях;
СЗД – средний дневной заработок.

Если стаж работника достиг полных 11 месяцев, ему полагается отпуск в количестве 28 дней. В данном случае выплата сумм, подлежащих к выдаче при увольнении производится в полном объеме.

Излишне выплаченные отпускные как удержать при увольнении

Сумма, которая удерживается с основного счета, может быть удержана по различным обстоятельствам: согласно исполнительным документам, по просьбе самого сотрудника или по причине распоряжения работодателя. Руководитель может распорядиться удержанием в том случае, если:

Было осуществлено причинение сотрудником материального ущерба руководителю;
Выплата руководителю лишних сумм по трудовым отношениям по статьям 137 ТК РФ.

Удержание излишних выплат существенно отличается от процесса удержания выплат за причиненный сотрудником ущерб.

Как удержать при увольнении отпускные?

Как гласит статья статья 129 ТК РФ, из зарплаты разрешается удерживать отпускные за незаработанное на отдых время. Подобная задолженность возникает, как правило, до окончания расчетного года, в течение которого он уже отгулял оплачиваемый отдых. Согласно некоторым причинам, переплаченные отпускные запрещается удерживать. Это может быть, например, при увольнении:

В результате принудительного увольнения работников;
В результате отказа работника от перевода на иную должность. Приказ процесса должен быть выполнен согласно медицинской оценки;
Призывом на службу в армию;
Восстановление на работе сотрудника, который раньше выполняет подобную деятельность.

О нюансах отпускных по уходу за ребёнком читайте в статье:

Приказ на увольнение с удержанием отпускных

Как гласит сегодняшнее законодательство, сотрудник, трудоустроенный не так давно, может уйти в отпуск авансом. То есть если ему предоставили больше дней отдыха, чем он успел уже заработать.

Если подобный сотрудник в дальнейшем устроится из компании до окончания рабочего года, в счет которого предоставляется ему отпуск, основная часть неотработанных отпускных относится на удержание из заработной платы.

Документ, который будет это подтверждать, является распоряжением или приказ руководителя компании.

Удержание и перечисление алиментов с отпускных

Удержание алиментов осуществляется не только с заработной платы, но и с отпускных. Расчет должна осуществлять компания, в частности бухгалтерия, в которой работает этот гражданин. Контролирует это, как правило, служба по судебным приставам. Если пособие с отпускных не оплачивается, получатель обращается в суд с условием взыскать денежные средства.

Нужно помнить, что денежные средства начисляются за три дня до наступления отдыха. Итоговая сумма алиментов — это не фиксированная сумма. Она определяется исходя из количества детей, которые находятся на обеспечении у родителя-одиночки.

О том как рассчитать отпускные при увольнении в 2018 году читайте в статье:

Налоговые последствия

Источник: https://laudit.ru/uderzanie-za-neotrabotannye-dni-otpuska-pri-uvolnenii.html

Удержания при увольнении за предоставленный "авансом" отпуск

18.10.2006
Бухгалтерский ДЗЕН
подписывайтесь на наш канал

Время отпусков осталось уже позади, но проблемы, с ними связанные, могут возникнуть и позже — например, если увольняющийся работник отгулял отпуск «авансом». В этом случае работодатель вправе удержать сумму за неотработанные дни отпуска. Проблема в том, что действующим законодательством (налоговым и трудовым) данный вопрос регулируется далеко не в полной мере. В связи с этим в настоящее время существуют прямо противоположные точки зрения и на порядок взыскания удерживаемых сумм, и на связанные с этим вопросы налогообложения. Разбирается в проблеме Л.П. Фомичева, аудитор, член Палаты налоговых консультантов РФ ([email protected]), а методисты фирмы «1С» рассказывают, как отразить соответствующие операции в «1С:Предприятии».

Содержание

Отношения наемного работника и работодателя регулируются Трудовым кодексом РФ. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации (ст. 122 ТК РФ). Подробнее о предоставлении отпусков и их оформлении читайте здесь.

Отпускные работнику следует рассчитывать по общим правилам, установленным в статье 139 ТК РФ.

Не останавливаясь подробно на правилах расчета среднего заработка для оплаты отпуска, отметим лишь, что в соответствии с новой редакцией ТК РФ с 6 октября 2006 года устанавливается новый порядок его расчета.

Расчетный период будет составлять 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (сейчас три), а среднемесячное количество рабочих дней — 29,4 (сейчас 29,6). 12 календарных месяцев (ст. 139 ТК РФ), предшествующих периоду расчета отпуска будут браться перед 1 числом месяца ухода в отпуск.

Подробнее об изменениях в трудовом законодательстве читайте здесь.

Итак, работник может получить отпуск не за фактически отработанное время, а «авансом». И часть выплаченных ему отпускных будет являться авансом за предстоящую работу в организации.

Отношения наемного работника и работодателя регулируются Трудовым кодексом РФ. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации.

Отпускные работнику следует рассчитывать по общим правилам, установленным в статье 139 ТК РФ.

Подробнее об изменениях в трудовом законодательстве читайте здесь.

При прекращении трудового договора с работником работодатель обязан в день его увольнения выплатить работнику все причитающиеся ему суммы, в т. ч. за все неиспользованные отпуска (ст. 140 и 127 ТК РФ).

В то же время при наличии задолженности работника перед работодателем последний имеет право удержать, во-первых, суммы, на удержание которых работник дал согласие, во-вторых, суммы, удержание которых возможно без согласия работника, то есть на основании «буквы закона».

Если работник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск «авансом», работодатель имеет право удержать из его заработной платы сумму за неотработанные дни отпуска, за исключением определенных случаев (ст.

137 ТК РФ).

Удержания за эти дни не производятся в случае, если работник увольняется по ряду оснований, предусмотренных ТК РФ.

Целью удержания сумм отпускных именно из зарплаты работника является погашение его задолженности работодателю, ибо эти суммы работником не заработаны. Они были выданы работнику с условием их последующей отработки, однако работник данное условие не выполнил. Поскольку он, получив незаработанные деньги, как бы неосновательно обогатился, а выдавший их работодатель понес убыток.

Общими положениями статьи 138 ТК РФ ограничиваются удержания с целью предоставления работнику гарантированных средств к существованию.

В ней говорится о недопустимости превышения 20-процентного размера удержаний при каждой выплате зарплаты.

Это правило распространится только на зарплату, и под данное ограничение не подпадут иные выплаты, не связанные с вознаграждением за труд и сопутствующими ему начислениями компенсационного и стимулирующего характера.

Предусмотренные данной нормой ограничения при удержаниях за неотработанный отпуск, по мнению автора, не должны применяться.

Законодатель, как следует из абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ, не ограничивает работодателя каким-либо процентным лимитом, а однозначно указывает на допустимость удержания долга в размере всех неотработанных дней.

То есть действует специальная норма абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ, а не общая (ст. 138 ТК РФ).

Но последнее слово, естественно, остается за судами Возможно, по данному вопросу будет выпущено официальное разъяснение компетентного органа государства.

Погашение долга увольняющегося работника перед работодателем возможно из всех выплат, кроме средств, с которых не производится удержание согласно нормам ТК РФ или иных законов.

К таким выплатам относятся различные пособия по социальному страхованию, суммы возмещения нанесенного работнику вреда и другие целевые выплаты, не связанные напрямую с количеством, качеством и условиями труда работника.

В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в день увольнения выплатить не оспариваемую работником сумму (ч. 2 ст. 140 ТК РФ).

Сопоставление текста абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ и части 3 статьи 137 ТК РФ не дает возможности принять решение о возможных сроках удержания.

Поэтому на практике в части удержаний за отпуск положения части 3 статьи 137 ТК РФ не действуют.

В то же время возможны случаи, когда удержание неотработанных отпускных с работника теоретически допустимо, но практически неосуществимо — например, когда у работника нет причитающихся к выплате сумм или их недостаточно.

Вот с этого места мнения специалистов диаметрально расходятся. Одни уверяют, что взыскание переплаченных работнику сумм через суд в таких случаях недопустимо.

В подтверждение своей правоты сторонники данной точки зрения ссылаются на абзац 3 статьи 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 (далее по тексту — Правила об отпусках).

В нем сказано, что «если наниматель, имея право на удержание, фактически при расчете не смог произвести его вовсе или частично (например, вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете), то дальнейшее взыскание (через суд) не производится».

Источник: https://buh.ru/articles/documents/13952/

Как рассчитать и учесть долг работника за неотработанные дни отпуска при увольнении | Журнал «Главная книга» | № 17 за 2011 г

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 26 августа 2011 г.

Содержание журнала № 17 за 2011 г.

Случается, что работник увольняется до конца рабочего года, отпуск за который он уже отгулял авансом.

В большинстве случаев вы сможете удержать с увольняющегося работника суммы отпускных за неотработанные днист. 137 ТК РФ.

Для этого достаточно распоряжения руководителя об удержании этой суммы из денег, причитающихся работнику при окончательном расчете. Согласия работника на это не требуется.

Подробнее о возможности взыскания неотработанных отпускных в судебном порядке читайте: 2011, № 14, с. 71

Но есть ограничение — удержать можно не более 20% от выплачиваемой работнику на руки суммыст. 138 ТК РФ. Если долг работника больше, то он может погасить его добровольно.

Если же он не согласен вернуть переплаченные отпускные, которые нельзя удержать при увольнении, их можно попробовать взыскать в судебном порядкест. 1102, ст. 1109 ГК РФ. Или же простить работнику задолженность и ничего с него не удерживать.

Мы расскажем о том, как рассчитать сумму задолженности работника и как ее удержание влияет на налоговый учет.

Рассчитываем сумму задолженности

ШАГ 1. Определяем количество неотработанных дней отпуска

Имейте в виду, число неотработанных дней отпуска, которое у вас в результате получится, можно округлить до целого числа. Это не запрещено ТК РФПисьмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17. Но округлять можно только в пользу работника, а поскольку вы производите удержание, то, например, 2,33 округляете до 2 календарных днейстатьи 8, 9 ТК РФ.

ШАГ 2. Рассчитываем сумму неотработанных отпускных

При расчете вам понадобятся сведения о среднем заработке, исходя из которого вы оплачивали работнику отпуск. Эта информация у вас уже есть.

Брать при расчете средний дневной заработок на момент увольнения нельзя.

При подсчете не отработанных сотрудником дней отпуска у вас вряд ли получится целое число. Его можно округлить, но только в пользу работника, то есть в меньшую сторону

Если же получилось так, что у работника количество неотработанных дней отпуска больше, чем продолжительность последнего отпуска (например, таких дней 10, а последний отпуск продолжался 7 дней), то вам нужно поднять информацию о среднем заработке еще и за предыдущий отпуск. И соответственно, часть задолженности работника (за 7 дней) посчитать исходя из среднего заработка в период последнего отпуска, а часть (за 3 дня) — исходя из среднего заработка в период предыдущего отпуска.

Ситуация несколько усложнится, если во время отпуска работника в целом по организации (или по структурному подразделению) повышались зарплаты. В этом случае на повышающий коэффициент увеличивается часть отпускных с момента повышения до окончания отпускап. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

То есть по календарю от последнего дня отпуска нужно отсчитать количество неотработанных дней отпуска и определить, сколько дней приходится на период после дня повышения зарплаты, а сколько — до этой даты (если такие дни есть). Например, отпуск у работника был с 18 июля по 7 августа. Неотработанных дней — 12. Повышение зарплаты было с 1 августа. Тогда количество неотработанных дней отпуска после повышения — 7.

И после этого нужно рассчитать сумму отпускных за неотработанные дни отпуска по следующей формуле:

Отражаем в налоговом учете и отчетности

С суммы ранее выплаченных работнику отпускных был удержан НДФЛ, на эту сумму были начислены страховые взносы во внебюджетные фонды. Сама сумма отпускных была включена в расходы для целей налогообложения прибыли. А теперь оказывается, что часть отпускных была выплачена работнику излишне. Что же делать с налогами и взносами? Как их скорректировать?

В отдельных случаях, перечисленных в ТК РФ, удержание отпускных за неотработанные дни отпуска запрещено. Например, при прекращении трудового договора в связи с призывом работника на военную службуп. 1 ч. 1 ст. 83, ст. 137 ТК РФ.

Сразу скажем, что долг перед работодателем за неотработанные дни отпуска возникает не потому, что отпуск был предоставлен работнику с нарушением закона, а потому, что работник увольняется до конца рабочего года, за который ему был предоставлен отпускстатьи 122, 123 ТК РФ.

Следовательно, на момент предоставления отпуска отпускные были выплачены правомерно — ошибки не было. И никаких исправлений в периоде предоставления отпуска в налоговом учете делать не нужно.

Все корректировки, которые возникают в связи с удержанием сейчас с работника долга по неотработанным отпускным или прощением ему этих сумм, будут учитываться в периоде увольнения.

Закрываем долг

Сначала рассмотрим ситуацию, когда либо вы удерживаете долг из зарплаты работника при окончательном расчете, либо он сам вносит эту сумму в кассу организации.

Тогда и сумму отпускных, которую вернул работник, и суммы страховых взносов, которые были излишне начислены на нее, необходимо включить во внереализационные доходы в месяце увольнения работника. Так советует учитывать эти суммы Минфин Россиист. 250 НК РФ; Письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224.

Источник: https://glavkniga.ru/elver/2011/17/299-rasschitati_uchesti_dolg_rabotnika_neotrabotannie_otpuska_uvolinenii.html

Отпуск авансом

Получить оплачиваемый отпуск сотрудник вправе через полгода работы у одного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Но в силу различных обстоятельств, дни отдыха могут понадобиться ему и раньше. Можно ли взять отпуск авансом за период, который еще не отработан? На этот вопрос ответим в нашей статье.

Предоставление отпуска авансом

Ежегодно каждый работник может рассчитывать на 28 дней оплачиваемого отпуска. В первый год работы, если работодатель не возражает, работник может уйти на отдых, отработав меньший, чем 6 месяцев, срок. Отпуск будет «авансовым» и в случае, когда через полгода работы отдых предоставляется более чем на 14 дней.

По истечении первого года работник будет уходить в отпуск согласно утвержденному в организации графику. Работодатель может пойти навстречу и предоставить ему отпуск авансом за следующий год, но нужно учитывать, что для получения такого отпуска работником ни одного дня еще не отработано.

Когда отказать в предоставлении отпуска авансом нельзя

Предоставление отпуска за еще не отработанный период – это право работодателя. В некоторых ситуациях вопроса, «можно ли давать отпуск авансом?», не возникает, поскольку определенным категориям лиц работодатель обязан его предоставить, несмотря на неотработанный шестимесячный период. Согласно ТК РФ, к таким лицам относятся:

сотрудники моложе 18 лет,
работники, усыновившие ребенка до 3-х месяцев,
сотрудницы, написавшие заявление на отпуск авансом перед декретным отпуском, или сразу после него,
работники, желающие взять отпуск в период отпуска по беременности и родам супруги (ст. 123 ТК РФ),
один из родителей, воспитывающий ребенка-инвалида до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ),
работники-совместители, отпуск которых совпадает с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

Отпуск предоставлен авансом: возможные последствия

Основной риск работодателя, предоставившего такой отпуск – ситуация, когда работник отгулял отпуск авансом и уволился, не отработав полностью требуемый период. В итоге деньги, выплаченные в виде отпускных, для предприятия оказываются потерянными. Как поступить в таком случае?

Работодатель может произвести удержание за использованный авансом отпуск при увольнении работника. Долг за неотработанные оплаченные дни отпуска удерживается из заработка увольняющегося (п.

2 раздела 1 Правил об отпусках, утв. НКТ СССР от 30.04.1930 № 169, которые действуют до сих пор в части, не противоречащей ТК РФ).

Для этого необходимо до выплаты увольняющемуся работнику расчета издать приказ об удержании соответствующей суммы.

Но такая мера применима не всегда.

Во-первых, ТК РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты – он не может превышать 20% от ее суммы (ст. 138 ТК РФ). Если сумма «авансовых» отпускных больше, удержать ее полностью не получится. Работник может вернуть эти деньги добровольно, но только, если он сам согласен на это. При обращении работодателя в суд, как правило, решение принимается в пользу работника.

Во-вторых, производить удержания за отпуск авансом нельзя при увольнении по таким основаниям, как:

ликвидация предприятия (п. 1 ст. 81 ТК),
сокращение численности/штата (п. 2 ст. 81 ТК),
смена собственника имущества предприятия (п. 4 ст. 81 ТК),
отказ работника от перевода на иную работу, необходимую ему по медпоказаниям, или при отсутствии такой работы у работодателя (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК),
призыв сотрудника на военную, или альтернативную гражданскую службу (п. 1 ст. 83 ТК),
восстановление сотрудника, ранее работавшего на этом месте, решением суда, или гострудинспекции (п. 2 ст. 83 ТК),
признание неспособности работника трудиться на основании медзаключения (п. 5 ст. 83 ТК),
чрезвычайная ситуация, при которой работа невозможна (война, стихийное бедствие, эпидемия и т.п.) (п. 7 ст. 83 ТК).
смерть работника, или признание его безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 ТК).

Как рассчитать отпуск авансом

«Авансовые» отпускные рассчитываются также, как при оплате обычного очередного отпуска – из фактически начисленной зарплаты и отработанного времени (ст. 139 ТК РФ):

определяется среднедневной заработок — сумму зарплат за отработанные месяцы делится на число месяцев работы, а затем разделить на 29,3;
рассчитывается размер отпускных – среднедневной заработок умножается на дни отпуска;
из полученной суммы отпускных удерживается НДФЛ.

Пример 1

Источник: https://spmag.ru/articles/otpusk-avansom

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: подробная инструкция

Удержание за не отработанные дни отпуска при увольнении, может быть произведено работодателем, при наличии на то законных оснований. Для того же, чтобы знать, в каких случаях возможно удержать сумму излишне выплаченных отпускных и как это сделать, полезно будет ознакомиться с нашей статьей.

По законодательству работник может воспользоваться отпуском за первый год спустя полгода после приема на работу. В последующие годы отпуск может быть использован в любое время. Единственное условие — продолжительность одной части не менее 14 дней. Оставшиеся части можно разбивать в произвольном порядке.

При увольнении работника, организация обязана в последний день произвести с ним окончательные расчеты.

При неиспользованном до конца отпуске, работнику выплачивается компенсация за оставшиеся положенные ему дни.

В противоположной ситуации, когда работник использовал до конца отпуск за год, а увольняется до его окончания, работодатель имеет право провести удержание отпускных при увольнении, использованных авансом.

Удержание отпускных при увольнении использованных авансом возможно в размере не более 20 % от общей выплаты.
Суммы удержанного отпуска влияют на расчеты по страховым взносам, НДФЛ и налогу на прибыль.
Понять механизм появления не отработанных отпускных поможет следующий пример.
Пример

Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2017, а в январе 2019 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.

Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней. Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).

Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.

Право на отпуск за первый рабочий год возникает спустя полгода работы в организации (ст. 122 ТК РФ). Последующие отпуска оформляются согласно утвержденному графику.

К чему может привести отсутствие в компании графика отпусков, см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

При разрыве трудовых отношений работодатель должен выполнить множество обязательных действий, регулируемых трудовым законодательством. В их числе обязанность выдачи работнику всего заработанного им к моменту увольнения.

Отпускные выплаты — один из элементов окончательного расчета с увольняющимся сотрудником. Их состав зависит от того, сколько накоплено неотгулянных отпускных дней и воспользовался ли сотрудник в текущем периоде своим правом на отпуск (ст. 127 ТК РФ).

Об обстоятельствах, влияющих на расчет отпускных дней при расторжении трудового договора, см. в материале «Как рассчитать количество дней отпуска при увольнении?».

Помимо указанной обязанности у работодателя есть право — удержать из дохода увольняющегося работника сумму авансовых отпускных (ст. 137 ТК РФ).

Реализовать указанное право можно не во всех случаях. Если увольнение сотрудника происходит по основаниям, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, удержать с него излишне выплаченные отпускные не получится.

Например, подобный запрет на удержание за отпуск при увольнении касается ситуации увольнения по причине сокращения штата или закрытия фирмы, а также в иных предусмотренных законодательством случаях.

Кроме того, работодатель может разобраться с долгом работника иным способом. Об этом поговорим в следующем разделе.

Излишне выплаченные отпускные за полученный авансом отпуск работодатель может удержать из заработной платы увольняющегося сотрудника, за исключением нескольких случаев. Так, согласно абз. 4 ч. 2 ст. 137 кодекса, удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не может быть произведено, если сотрудник увольняется по причине:

отказа от перевода на другую работу по медпоказаниям либо из-за отсутствия такой возможности у работодателя;
сокращения штата у работодателя либо его ликвидации, а также смены собственника, которая привела к увольнению руководства компании;
восстановления по решению суда (трудинспекции) работавшего ранее на этой должности сотрудника;
призыва на воинскую службу (в т. ч. альтернативную);
признания сотрудника по медпоказаниям нетрудоспособным;
наступления форс-мажора, признанного российским правительством таковым и не позволяющим далее продолжать трудовую деятельность;
смерти ИП-работодателя.

Если имеет место хотя бы одно из указанных выше оснований, работодатель не вправе удержать за отпуск при увольнении.

Если же сотрудник увольняется по другим причинам, то у работодателя есть все основания произвести при увольнении удержание за использованный отпуск из его заработной платы. Удержание, согласно ч. 3 ст.

137 кодекса, должно быть произведено в течение месяца после завершения срока, определенного для погашения сотрудником возникшей задолженности в виде переплаченных отпускных.

Если же говорить об удержании за неиспользованный отпуск при увольнении, то оно не производится, т. к. отпускные в этом случае сотруднику не выплачивались. Более того, перед увольнением работнику предоставляется соответствующая компенсация, рассчитываемая по правилам об очередных и дополнительных отпусках, утвержденным Наркомтрудом СССР 30.04.1930 № 169 (далее — Правила).

Согласно ст. 28 Правил, компенсация выплачивается:

За целый отпуск, если сотрудник отработал 11 и более месяцев или отработал более 5,5 месяцев и был уволен в связи с ликвидацией компании-работодателя, призывом на воинскую службу, признанием непригодным по медпоказаниям.
Пропорционально фактически отработанному времени.

То есть при расчете компенсации за отпуск, который не был использован перед увольнением, переплаты отпускных не получается, т. к. они ранее не выплачивались, компенсационные же выплаты рассчитываются по фактическим данным.

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Задать вопрос

Не допускается также удержание компенсации за неиспользованный отпускпри увольнении, например, в случае последующего восстановления сотрудника в должности, поскольку ни ТК, ни любой другой нормативный акт подобных оснований для вычета из зарплаты не содержит. Более того, выплаченная ранее компенсация не дает работодателю права отказать восстановленному работнику в предоставлении отпуска.

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении? Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении должно производиться работодателем с учетом ограничений, установленных ст. 138 ТК РФ. Согласно ч. 1 статьи, их размер не должен превышать 20% суммы выплачиваемой заработной платы, даже если сам сотрудник не возражает против вычета большей суммы.

В том случае, если размер переплаты отпускных при произведении окончательного расчета с сотрудником при увольнении превысит максимально допустимую сумму, тот может в добровольном порядке погасить возникшую задолженность. Возврат может быть сделан путем внесения наличности через кассу предприятия или перечисления на его текущий счет в банке.

Если уволенный сотрудник этого не сделает, работодатель сможет востребовать с него образовавшийся долг только через суд. Судебная же практика по вопросу взыскания с сотрудника долга из-за невозможности произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении очень противоречива.

Так, одни судьи считают, что удержание за неотработанный отпуск при увольнении не может быть поставлено в зависимость от того, имеется ли у сотрудника достаточный для покрытия такой задолженности доход в виде выплачиваемой перед увольнением зарплаты (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 11.01.2013 № 33-111/2013).

Источник: https://pred-pravo.ru/uderzhanie-za-neotrabotannye-dni-otpuska-pri-uvolnenii/

Удержание отпускных при увольнении использованных авансом: возврат излишне выплаченной суммы

Когда гражданин официально увольняется, работодатель должен окончательно с ним рассчитаться. При этом выбывающему работнику выплачиваются денежные суммы, полагающиеся ему за фактически отработанные дни и неиспользованные отпуска.

Если трудовое соглашение расторгается до завершения рабочего года, в котором уходящему сотруднику уже предоставлялся оплачиваемый отпуск, работодатель вправе потребовать от него надлежащее возмещение неотработанного времени. То есть излишне выплаченные отпускные можно удержать с работника, но при соблюдении определенных правил и ограничений.

Можно ли удержать излишне выплаченные отпускные?

Как установлено статьей 122 Трудового кодекса РФ, наемному работнику ежегодно должен предоставляться оплачиваемый отпуск. При этом за первый год работы гражданин вправе оформить такой отпуск только в том случае, если он непрерывно трудился у конкретного работодателя минимум 6 месяцев.

Ежегодный отдых с денежным содержанием может предоставляться сотруднику до окончания шестимесячного периода, если стороны – работодатель и работник – достигнут соответствующего соглашения.

Определенным категориям работников, оговоренным статьей 122 ТК РФ, оплачиваемый отпуск в обязательном порядке предоставляется досрочно – до завершения шестимесячного периода непрерывного работы, – если данный работник попросил (заявил) об этом.

За последующие годы трудовой деятельности (второй год и так далее) оплачиваемый отпуск может оформляться сотруднику в любое время на протяжении рабочего года. При этом обязательно учитывается очередность ежегодных отпусков, регламентированная данным работодателем.

Иными словами, отработав полгода у конкретного работодателя, гражданин может взять ежегодный оплачиваемый отдых, продолжительность которого не превышает 28 календарных дней. Такое право у него имеется, несмотря на то, что за шестимесячный период непрерывной работы он заслужил только 14 календарных дней оплачиваемого отпуска.

Получается, что дополнительные 2 (две) недели предоставляются наемному сотруднику авансом – он обязан их отработать на протяжении последующих 6 (шести) месяцев рабочего года.

Если до завершения конкретного рабочего года гражданин, который авансом использовал время ежегодного отпуска, пожелает уволиться, работодатель сможет удержать с него надлежащую компенсацию излишне выплаченных отпускных.

Руководство организации вправе сделать это, поскольку сотрудник, пожелавший прекратить трудовые отношения, не станет отрабатывать полученные отпускные до завершения рабочего года.

Если следовать нормам статьи 138 ТК РФ, работодатель при увольнении может удержать максимум 20% от суммы полного расчета, выплачиваемого работнику.

Работодатель не обязан удерживать компенсацию за излишне выплаченные отпускные с выплат, причитающихся увольняющемуся работнику. Однако у него имеется такое право.

Если директор компании захочет использовать данную возможность, ему не потребуется для этого согласие самого сотрудника, авансом получившего отпускные. Он может самостоятельно произвести удержание в размере 20% по факту начисления расчета при увольнении.

Если у данного работника отсутствует достаточная сумма расчета для возврата всей переплаты по отпускным (либо её нет, либо удерживаемая сумма оказалась больше, чем 20% от выплат), то недостающую сумму сотрудник вправе погасить обязательства добровольно.

Работодатель не может заставить работника вернуть излишнюю переплату по отпускным, сверх 20%, которые можно удержать при увольнении. Можно только предложить сотруднику, чтобы тот вернул сам в кассу организации ту часть отпускных, выплаченных за отпуск авансом, которую нет возможности удержать при расторжении трудового договора.

Когда удержание с работника не допускается?

Гражданин не должен возмещать работодателю излишне вплаченные отпускные за отпуск, предоставленный авансом, если он увольняется до завершения соответствующего рабочего года по основаниям, упомянутым в статье 137 ТК РФ.

Когда нельзя удержать отпускные, выданные авансом, при увольнении:

Основание увольнения	Статья ТК РФ
Работник отказался от перевода на иную работу, если необходимость такого перевода обусловлена требованиями медицинского заключения.	п.8 ст.77
Предприятие окончательно закрылось (как вариант, частный предприниматель официально прекратил деятельность).	п.1 ст.81
Штат наемных сотрудников подвергся сокращению.	п.2 ст.81
Собственник организации-работодателя сменился.	п.4 ст.81
Работника призвали на срочную армейскую службу.	п.1 ст.83
На должности, занимаемой гражданином, восстановили предыдущего работника.	п.2 ст.83
Сотрудник признан нетрудоспособным по сведениям медицинского заключения.	п.5 ст.83
Смерть работодателя-физлица или наемного работника.	п.6 ст.83
Возникли чрезвычайные обстоятельства, что воспрепятствовало дальнейшему осуществлению трудовой деятельности (катастрофа, война, серьезная авария, стихийное бедствие). Примечательно, что такие обстоятельства должны иметь официальное подтверждение.	п.7 ст.83

Если обстоятельства, перечисленные выше, отсутствуют при увольнении данного сотрудника, работодатель вправе удержать с него компенсацию отпускных, выплаченных авансом.

Первый вариант – работник добровольно возвращает средства.

Второй вариант – работодатель удерживает 20% с расчета, недостающую сумму взыскивает через суд (при отказе работника от добровольного погашения).

Как работодателю вернуть деньги за дни, использованные авансом?

Компенсация отпускных за отпуск авансом взыскивается с увольняющегося работника непосредственно в день его увольнения.
Такое удержание выполняется работодателем при проведении надлежащих взаиморасчетов.
Чтобы уточнить задолженность сотрудника по излишне выплаченным отпускным за недоработанный годовой период, нужно получить ответы на следующие вопросы:

сколько дней и месяцев реально отработал гражданин в данной организации за конкретный рабочий год — рассчитать отпускной стаж;
сколько дней гражданин не отработал за конкретный рабочий год (то есть остался должен) — излишне отгулянные дни.

Чтобы определить на дату увольнения число неотработанных календарных дней отпуска, излишне отгулянных, за которые работник авансом получил отпускные, нужно воспользоваться таким алгоритмом:

Количество дней отпуска, предоставленных этому сотруднику, разделить на 12 (двенадцать) месяцев, а полученное значение – умножить на количество месяцев, отработанных у данного работодателя.
Величину, полученную по итогу выполнения предыдущего арифметического действия, вычесть из количества отпускных дней, предоставленных сотруднику за время работы у данного работодателя.

Допускается округление числового значения количества месяцев. Последний месяц, который отработан сотрудником меньше чем на 50%, не принимается в расчет. Если же последний месяц отработан минимум на 50%, он учитывается как месяц, отработанный гражданином полностью.

Количество неотработанных дней, полученное в результате вычисления, также можно округлить до целого значения (такое округление следует выполнять в пользу сотрудника).

Сумму излишне выплаченных отпускных, которую нужно удержать при увольнении работника, определяют следующим образом: количество неотработанных дней умножается на величину среднего заработка этого работника, выплаченного за время оплачиваемого отпуска.

Пошаговая инструкция по удержанию переплаты отпускных при увольнении:

Шаг 1

Рассчитать стаж, дающий право на отпуск.

⇓

Шаг 2

Посчитать продолжительность отпуска за отпускной стаж.

⇓

Шаг 3

Определить количество использованных дней отпуска.

⇓

Шаг 4

Рассчитать количество дней отпуска, предоставленных авансом.

⇓

Шаг 6

Рассчитать переплату по отпускным (умножить средний заработок на число дней авансом).

Нужно ли оформлять приказ для возврата средств?

Чтобы обезопасить себя на случай возможных судебных разбирательств и споров с бывшим работником, работодатель должен надлежащим образом оформить удержание переплаты отпускных. Для этого издается приказ, предусматривающий удержание с увольняющегося сотрудника излишне уплаченных средств. Такой распорядительный акт составляется в свободной форме.

Важное условие – приказ об удержании переплаты отпускных за отпуск авансом издается руководителем компании на протяжении месяца, отсчитываемого от момента окончания срока, выделенного работнику на добровольный возврат этого долга.

Приказ должен содержать следующую информацию:

Сведения о сотруднике (должность, ФИО).
Число неотработанных дней.
Величина задолженности – отпускных, выданных работником авансом, – за дни отпуска, которые гражданин не отработал.
Подпись увольняющегося сотрудника, подтверждающая ознакомление с данным приказом.

Что делать, если работник не согласен?

Если зарплаты увольняющегося гражданина не хватает для удержания излишне выданных отпускных, работодатель может попросить его о добровольном внесении недостающих средств.

Если выбывающий сотрудник отказался, работодатель вправе использовать судебный механизм. При этом нормами ТК РФ не оговаривается возможность удержания излишней выплаты отпускных через суд.

Некоторые юристы, однако, считают, что подобные долги можно взыскать как ущерб, причиненный работодателю, следуя нормам статей 248 и 391 ТК РФ, допускающих судебное истребование.

Cудебный способ рекомендуется применять, если имеются доказательства совершения выбывшим работником неправомерных действий.

Пример расчета удержания

Исходные данные:

Источник: https://9trud.ru/uderzhanii-otpusknyx-pri-uvolnenii/