Работник уехал в командировку не с места назначения

Вопрос 2

Вопрос 2

Сотрудник организации выезжает в другой город с служебную командировку не из места нахождения организации. А из другого города, например, из города проживания. И наоборот, возвращается виз командировки не в город где находится организация — работодатель, а в город места проживания. Причина такого отъезда и приезда в том, что в командировку сотрудник направляется после выходного дня или дата окончания командировки приходится на день, предшествующий выходным дням (на выходной день). Как в данном случае оформлять командировочное удостоверение? Как в данном случае отражать командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете?

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

На основании статьи 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему расходы на проезд, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные затраты, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В трудовом законодательстве определение служебной командировки не содержит указания на конкретные пункты отправления и прибытия.

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение).

В соответствии с п. 4 Положения, днем выезда в командировку считается дата отправления соответствующего транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия этого транспортного средства в место постоянной работы. При этом п. 3 указанного Положения установлено, что местом постоянной работы считается место расположения организации (обособленного подразделения).

По вопросу оформления командировочного удостоверения следует отметить следующее.

В случае выбытия работника в командировку из места жительства, а также в случае прибытия из командировки в место жительства работника, произведенные с ведома и разрешения работодателя (на основании приказа, что будет подтверждать экономическую обоснованность и целесообразность произведенных расходов) в командировочном удостоверении необходимо будет указать соответственно город фактического выбытия (прибытия) работника. При этом следует иметь в виду, что дата выбытия работника из места проживания и из места командировки должна совпадать с датой, на которую приобретен проездной билет.

Подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы отнесены к командировочным расходам, которые учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Таким образом, НК РФ устанавливает, что к командировочным расходам организации относятся расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, но не к месту жительства. Таким образом, буквальное толкование данной нормы говорит о том, что вернуться сотрудник должен на место работы. А откуда он может выезжать, прямо не установлено.

В соответствии со статьей 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

В Письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 8 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/762 был рассмотрен вопрос учета расходов организации на проезд работников от места отдыха до места командировки. Минфин указал в данном случае, что при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от места нахождения работника.

Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места проведения отпуска к месту проведения командировки и с места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Считаем, что данные доводы можно использовать при обосновании расходов при выезде из командировки из места проживания работника, отличного от места нахождения организации — работодателя.

Следовательно, можно говорить об экономической обоснованности расходов на проезд к месту командировки из места проживания работника, отличного от места нахождения организации — работодателя (такая позиция будет соответствовать позиции Минфина РФ относительно отнесения на расходы стоимости проезда к месту командировки из места отдыха работника) при условии, что стоимость проезда к месту командировки из места проживания работника меньше расходов на проезд к месту командировки при отправлении работника от места проживания к месту нахождения организации и оттуда — в командировку, либо, например, занимает меньше времени.

Кроме того, вопрос о явке работника на работу в дни отправления в командировку и прибытия из нее, решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения).

По вопросу отнесения на расходы при исчислении налога на прибыль расходов на проезд при возвращении из командировки не к месту нахождения организации, а к месту проживания работника следует отметить следующее.

Обоснованность расходов должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект. При этом налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности. Обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. Таким образом, уменьшение прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника возможно только при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности. Расходы на проезд из места командировки к месту нахождения организации были бы проведены в любом случае. Учитывая, что прибытие из командировки в место жительства работника обусловлено распоряжением работодателя и экономически обосновано, а сами расходы документально подтверждены, считаем, что такие расходы могут быть отнесены на расходы при исчислении налога на прибыль. Однако такая позиция организации вероятнее всего приведет к спорам с налоговым органом, соответственно, доказывать свою позицию налогоплательщику придется в суде.

Источник: https://gketalon.ru/faq/vopros-2/

Как оформить командировку для человека, не являющегося сотрудником вашей компании

Что делать, если нужно отправить в командировку коуча, спикера, приглашенного эксперта или внештатного работника?

Это мог бы быть наш самый короткий материал, потому что «не сотрудника» отправить в командировку нельзя. Ст. 166 ТК РФ говорит о том, что командировка осуществляется только сотрудниками, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем. «Состоящие в трудовых отношениях» — значит, работающие по трудовому договору. Дизайнер или копирайтер, работающий по договору подряда, консультант, приглашенный коуч или спикер не считаются вашими сотрудниками, поэтому понятия «командировка», «командировочные расходы» к ним нельзя применить. Однако при необходимости вы можете оплатить им проезд и проживание. Объясняем как.

Вариант 1. Гражданско-правовой договор

С внешними специалистами вы работаете в рамках Гражданского кодекса (не Трудового!) и пользуетесь договором гражданско-правового характера: например, договором подряда или возмездного оказания услуг.

Популярное решение — «зашить» расходы на дорогу, проживание, питание в гонорар исполнителя. Это разрешено ст. 709 ГК РФ: «цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение». Стороны оценивают сумму дополнительных расходов. Чтобы быстро сориентироваться по стоимости номеров отелей и билетов, можно проанализировать предложения на OneTwoTrip. При необходимости сумму на билеты и оплату отеля можно отнести в качестве предоплаты.

Вознаграждение исполнителя составляет 200 тысяч рублей, вы оценили расходы на транспорт и проживание в 30 тысяч рублей и готовы выдать эту сумму заранее, чтобы партнер спокойно приобрел билеты и забронировал номер. В договоре вы пишете:

1. Вознаграждение исполнителя составляет 230 (двести тридцать) тысяч рублей.
2. Исполнитель за свой счет оплачивает проезд рабочей бригады до места выполнения работ и проживание на весь период их проведения
3. Предоплата по настоящему договору составляет 30 (тридцать тысяч) рублей.

Если вы считаете, что такой подход сильно увеличивает стоимость договора, и хотите большего контроля расходов на проезд и проживание, то можете пойти другим путем: взять заботы по организации и оплате поездки на себя. Ст. 718 ГК РФ называет такую практику «содействием заказчика исполнению договора». В этом случае в договоре перечисляются все пункты, в рамках которых может быть оказано содействие.

1. Заказчик имеет право оказывать Исполнителю содействие в процессе исполнения настоящего договора.
2. Содействие заказчика может выражаться в оплате проезда и проживания специалистов исполнителя к месту исполнения договора и обратно. Затраты на проезд включают:
   • оплату авиабилетов до места исполнения договора и обратно;
   • оплату проезда до аэропорта с целью перелета в место исполнения договора и обратно;
   • оплату двух суток проживания исполнителя в отеле «Солнечный» по месту исполнения настоящего договора, в стандартных одноместных номерах.

В теории данные расходы заказчик сможет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, что указано в ст. 264 НК РФ. Налоговой службе нужно будет предоставить документы, подтверждающих расходы на содействие исполнителю. Однако практики отмечают, что это не самый удобный способ, так как проверяющие органы, скорее всего, будут проверять ваши документы с особой тщательностью.

Еще один вариант оплаты командировочных расходов — позволить спланировать поездку подрядчику, но компенсировать расходы в соответствии с чеками, заранее оговорив лимиты.

Это прописывается отдельным пунктом в договоре, где вы в указываете, какие именно затраты и в каком размере готовы возместить. Например:

• затраты на проезд (ж/д или авиабилеты, такси, аэроэкспресс, автобус, метро и т. д.), не более 20 тысяч рублей;
• затраты на проживание (найм жилья или проживание в гостинице), не более 10 тысяч рублей;
• затраты на питание (счета из кафе или магазинов), не более 5 тысяч рублей.

Как это может выглядеть в договоре

1. Вознаграждение исполнителя составляет 200 тыс. (двести тысяч) рублей.
2. Заказчик компенсирует исполнителю затраты, связанные с исполнением настоящего договора:
   • затраты на проезд к месту исполнения договора и обратно. Затраты на проезд включают:
     • оплату авиабилетов до места исполнения договора и обратно;
     • оплату проезда до аэропорта с целью перелета в место исполнения договора и обратно.
   • затраты на проживание по месту исполнения договора. Затраты на проживание включают:
     • оплату двух суток проживания в отеле «Солнечный» по месту исполнения настоящего договора в стандартных одноместных номерах;
   • затраты на питание и иные бытовые расходы во время нахождения в месте исполнения договора в объеме не более 3000 (трех тысяч) рублей в день на одного человека.

После поездки исполнитель должен предоставить вам документы, подтверждающие все расходы: билеты, счета из гостиниц, чеки из кафе и магазинов.

Вариант 2. Срочный договор

Альтернативный гражданско-правовому договору вариант — заключить срочный трудовой договор с подрядчиком на время командировки. Тогда вы стандартно оформите служебную поездку, работник получит суточные, командировочные и возмещение расходов на транспорт и проживание.

Однако важно отметить, что срочный трудовой договор привлекает повышенное внимание трудовых инспекций. ТК регламентирует случаи заключения такого вида договора и безопаснее всего его применять в случае, когда новый сотрудник замещает штатного сотрудника (например, если последний находится в отпуске по уходу за ребенком или в учебном отпуске). В остальных случаях проверяющие органы могут предположить, что работодатель хочет избежать социальной ответственности за сотрудника и попросят предоставить основания для заключения подобного договора.

Источник: https://b2b.onetwotrip.com/blog/business-trip/kak-oformit-komandirovku-dlya-chelove/

Командировка в вопросах и ответах

Свириденко Алла, налоговый эксперт.

В каком случае поездка работника предприятия считается командировкой?

Термин «командировка» используют как НКУ, так и КЗоТ. Однако ни один из названных документов не дает определения этому понятию. Поэтому в качестве ориентира предлагаем опираться на «бюджетную» Инструкцию № 59 *.

Поездка работника считается служебной командировкой при соблюдении одновременно нескольких условий:

1) в поездку направляется работник предприятия, в том числе совместитель, надомник, временный и/или сезонный работник;

2) поездка связана с посещением другого населенного пункта не по месту постоянной работы;

3) поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия;

4) целью поездки является выполнение служебного поручения;

5) связь поездки с основной деятельностью предприятия подтверждается документально;

6) поездка ограничена определенным сроком.

Кроме того, командировкой можно считать служебную поездку члена руководящего органа предприятия ( см. письмо ГУ ГФС в Черновицкой обл. от 18.05.2017 г. № 261/ІПК/24-13-12-02-18).

А вот деловая поездка обычного неработника, пусть даже в интересах предприятия, не считается командировкой. Как оформить поездку чужака и компенсировать его затраты, см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 44, с. 11

Какие документы оформляют при направлении работника в командировку?

Главным документом при направлении работника в командировку будет соответствующий приказ (распоряжение) с указанием пункта назначения, наименования предприятия, куда направляется работник, сроков и цели командировки.

Приказ доводят до сведения работника под подпись. Его копия нужна работнику для неуплаты турсбора.

Не менее полезными, но уже не обязательными документами, которые оформляют по решению руководителя, могут быть: смета расходов, задание на командировку, отчет о выполненной в командировке работе и т. д.

В какой валюте выплачивать аванс на командировку?

В случае командировки по Украине аванс выдают в гривне, а за границу — в валюте страны, в которую командируется работник, или в любой свободно конвертируемой валюте. Кроме того, аванс на загранкомандировку можно выплатить и в гривне (если так поступать вам не запрещает внутреннее Положение о служебных командировках). Подробности насчет гривневого аванса см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 56, с. 16

Предприятие не обеспечило командированного работника авансом. Включается ли в его налогооблагаемый доход сумма компенсации расходов, понесенных в командировке?

Нет, сумма компенсации расходов, понесенных работником в командировке за счет собственных средств, не включается в его налогооблагаемый доход и не облагается НДФЛ и ВС (естественно, при наличии документов, подтверждающих понесенные расходы). Так считают и налоговики (см. письма ГФСУ от 16.01.2019 г. № 156/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, от 14.01.2019 г. № 115/6/99-99-15-02-02-15/ІПК, 103.04 БЗ)

А вот само по себе необеспечение работника авансом считается нарушением трудового законодательства (см. письма Минфина от 23.07.2009 г. № 31-26030-13-25/20122 и Минсоцполитики от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13). Об ответственности за такое нарушение читайте

Отчет об использовании подотчетных средств (авансовый отчет)

В какие сроки командированный работник должен отчитаться о суммах израсходованных на командировку средств и составить авансовый отчет?

Для подачи авансового отчета об использовании средств в командировке пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ устанавливают такие сроки:

— до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершил командировку ( п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ), — если аванс выдавали в наличной форме;

— до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки

( п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ) — если работник проводил расчеты наличными, снятыми с использованием корпоративной платежной карточки (КПК);

— в течение 10 банковских дней после завершения командировки

( до 20 банковских дней при наличии уважительных причин) ( п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ) — при проведении расчетов с использованием платежной карточки в безналичной форме

Если аванс перечисляли на личную карточку работника, то работает п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ , который устанавливает 5-дневный срок предоставления авансового отчета (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 36, с. 22 ). Однако налоговики считают иначе и рекомендуют подавать отчет по правилам, предусмотренным п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ , т. е. до окончания 3-го банковского дня после окончания командировки (см. 109.15 БЗ).

В какие сроки работник должен вернуть излишне израсходованные денежные срества в командировке?

Предельные сроки возврата излишне израсходованных денежных средств, полученных работником на командировку, совпадают со сроками предоставления авансового отчета

В какие сроки командированный работник должен составить авансовый отчет и вернуть неизрасходованные средства, если командировка не состоялась?

Если работник получил аванс на командировку и не уехал, то он должен составить авансовый отчет и вернуть в кассу предприятия сумму аванса в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене командировки (см. 103.17, 109.21 БЗ)

Интересно, что соблюдать трехдневный срок предоставления авансового отчета в случае отмены командировки требует только п. 11 разд. II и п. 18 разд. III Инструкции № 59 . А, как вы знаете, нормы этого документа для небюджетников носят исключительно справочный характер. Тем не менее это не помешало налоговикам распространить его требования на все предприятия независимо от источников их финансирования. Подробности читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 42, с. 36.

Какой необлагаемый размер суточных расходов (в случае командировки по Украине и за границей) применяется в 2019 году?

Не облагаемый НДФЛ (и ВС) размер суточных составляет ( п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ):

— по Украине — не более 417,30 грн. в расчете за каждый календарный день командировки;

— за границу — не более 80 евро за каждый календарный день командировки по курсу НБУ на каждый день командировки. Подробнее — в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 42, с. 76

Включается ли в налогооблагаемый доход работника сумма суточных, превышающая установленные нормы? Как сумму превышения показать в форме № 1ДФ?

Сумму суточных сверх норм включают в налогооблагаемый доход работника как допблаго и отражают в отчете по форме № 1ДФ с признаком «126» — дополнительное благо

Правда, налоговики, называя облагаемую часть суточных допблагом, предлагают показывать ее в форме № 1ДФ с признаком дохода «118» — излишне израсходованные средства, выданные на командировку или под отчет (см. 103.02 БЗ).

На основании каких документов определяют сумму суточных расходов в случае командировки в пределах Украины?

При внутриукраинской командировке сумму суточных определяют по приказу о командировке и соответствующим первичным документам, которые подтверждают факт пребывания работника в месте командировки, а именно: транспортным билетам, счетам, полученным из гостиниц (мотелей) или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию командированного работника и т. п.

На основании каких документов определяют сумму суточных расходов в случае командировки за границу?

Согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ сумму суточных определяют в случае командировки:

—в безвизовые страны — согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;

— в визовые страны — согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке)

Обращаем внимание: на сегодняшний день даже при служебных поездках в визовые страны отметки о пересечении границы в загранпаспорте не обязательны. Разумеется, при условии, что есть другие документы, подтверждающие факт пребывания работника за границей (транспортные билеты, счета гостиниц и т. д.). Если же таких документов нет, то отметки в загранпаспорте могут стать для вас спасительной палочкой-выручалочкой.

Можно ли компенсировать затраты на ГСМ в случае использования в командировке личного автомобиля работника?

В этом случае компенсация ГСМ-расходов работнику считается его допблагом, а значит, при выплате такой компенсации необходимо удержать НДФЛ и ВС.

Кроме того, есть опасность, что налоговики попытаются такую выплату подтянуть под фонд оплаты труда. Чтобы избежать налогообложения компенсационных выплат в такой ситуации, предприятие может заключить с собственником автомобиля договор аренды либо договор ссуды транспортного средства.

Включаются ли в налогооблагаемый доход работника расходы на проезд в такси, понесенные им в командировке и компенсированные работодателем?

Раньше таким расходам доставалось от налоговиков по полной. Но сейчас они сменили гнев на милость и разрешают не облагать НДФЛ (и ВС) сумму компенсации расходов на такси, выплаченную небюджетным предприятием своему работнику (см., например, письма ГФСУ от 21.02.2019 г. № 664/6/99-95-42-02-15/ІПК, от 26.11.2018 г. № 4948/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, 103.17 БЗ). Непременное условие для этого — наличие транспортного счета и расчетного документа. А вот с получением таких документов на практике, как правило, возникают проблемы

Обо всех «за» и «против» компенсации расходов на проезд в Uber-такси см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 71, с. 13.

Работник на несколько дней задержался в командировке. Время задержки оформлено как дни отпуска. Включается ли в налогооблагаемый доход работника компенсация расходов на проезд от места командировки до места постоянной работы?

Если дата на билете не совпадает с датой возвращения согласно приказу о командировке в связи с тем, что работник задержался по месту командировки в отпуске, то сумму компенсации транспортных расходов на обратный путь налоговики хотят включать в его налогооблагаемый доход и удерживать из нее НДФЛ и ВС (см. письмо ГФСУ от 22.01.2018 г. № 242/Ш/99-99-13-02-03-14/ІПК).

Хотя есть основания считать иначе исходя из положений абзаца четвертого п. 7 разд. І Инструкции № 59 (см. также письма ГФСУ от 18.05.2017 г. № 238/6/99-99-13-02-03-15/ІПК и от 27.10.2017 г. № 2406/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Подробно об этом читайте в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 42, с. 63

Кстати, налоговики требуют включить стоимость билета в налогооблагаемый доход и обложить ее НДФЛ / ВС и в том случае, если работник направляется в командировку не с основного места работы, а с места нахождения в отпуске, что подтверждается транспортным билетом, приобретенным работодателем (см. письмо ГФСУ от 31.01.2018 г. № 369/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Включается ли в состав командировочных расходов стоимость питания, указанная в проездных документах (еда, чай, которые входят в стоимость проездного билета)?

Стоимость питания, указанную в билете, нужно оплачивать за счет суточных, выданных работнику на командировку. Разумеется, с разрешения руководителя и/или согласно внутреннему Положению о командировках могут быть выплачены/компенсированы и эти суммы. Но тогда с них придется удержать НДФЛ и ВС как с дохода в виде допблага. Аналогичного мнения придерживаются и налоговики (см. письмо ГФСУ от 25.04.2018 г. № 1859/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, 103.17 БЗ)

О компенсации стоимости питания, указанной в проездных билетах, см. также «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 51, с. 29 . Правда, иногда из-под пера контролеров выходят и нефискальные разъяснения, в которых они разрешают компенсировать расходы на питание, указанные в проездных билетах, не уменьшая при этом суточные (см. письмо ГФСУ от 07.09.2018 г. № 3898/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Сводную информацию о том, какие документы подтверждают проезд в командировке ж/д, авиа-, автомобильным и водным транспортом (в том числе в случае использования электронного билета), ищите в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 48, с. 8.

Какие документы подтверждают расходы на проживание в командировке?

Расходы на проживание возмещают только при наличии оригиналов подтверждающих документов. Таким документами являются одновременно:

— документы, подтверждающие стоимость расходов на проживание командированных лиц ( счета из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физлица, в том числе по бронированию мест в местах проживания);

— документы, подтверждающие оплату гостиничных услуг ( чеки РРО или расчетные квитанции)

Вместе с тем при загранкомандировках подтверждающие документы оформляются в соответствии с законодательством соответствующего государства ( п. 15 разд. І Инструкции № 59 ). Подробности — в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 93, с. 16.

Расходы на проезд и проживание командированного работника компенсирует принимающая сторона. Включается ли сумма компенсации в налогооблагаемый доход работника?

Командированное физлицо не состоит в трудовых отношениях с принимающей стороной, поэтому «командировочный» п. 170.9 НКУ здесь не работает. Сумму компенсации расходов физлица принимающая сторона включает в его налогооблагаемый доход и облагает НДФЛ и ВС.

В свою очередь, работодатель обязан выплатить суточные в обычном порядке, причем облагать их НДФЛ/ВС у него нет никаких оснований

Работник предприятия оплачивает с КПК стоимость проживания в гостинице всех командированных работников. Может ли он включить эти суммы в свой авансовый отчет? Не будет ли стоимость проживания коллег расценена как допблаго работника?

Да, держатель КПК может включить все расходы, связанные с оплатой проживания, за себя, а также за других лиц, которые одновременно находились в командировке, в свой авансовый отчет. При этом к отчету нужно приложить:

1) расчетный документ (например, кассовый чек), подтверждающий факт оплаты проживания в гостинице;

2) документ, подтверждающий факт безналичного расчета с помощью КПК (например, квитанцию платежного терминала и т. п.);

3) оригинал квитанции (счета) гостиницы, который содержит такую информацию:

— фамилии лиц, за проживание которых произведена оплата;

— сроки проживания в гостинице указанных лиц;

— стоимость номеров, в которых проживали такие лица;

— виды расходов, включенные в квитанцию (счет)

Что касается документа, подтверждающего факт безналичного расчета с помощью КПК (см. п. 2), то его отсутствие не так уж и страшно. Бухгалтерия все равно должна принять авансовый отчет работника. А подтвердить израсходованную сумму в этом случае можно, получив выписку из банка о движении средств на счете . Такое умозаключение фискалов можно найти в письме Миндоходов от 23.09.2013 г. № 11727/6/99-99-19-03-02-15.

О нюансах учета расходов на оплату общего гостиничного счета/одного железнодорожного билета на всех командированных работников см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 65, с. 21.

Особенности компенсации расходов на командировку за границу

Аванс работнику, направленному в командировку за границу, выплачен в гривнях. В результате колебания курса гривни к евро фактически выплаченная сумма суточных превысила не облагаемый НДФЛ размер. Включается ли сумма превышения в налогооблагаемый доход работника?

Если суточные выплачены в гривне и в результате колебания курса валют фактически выплаченная сумма суточных превысила их необлагаемый размер, то сумму превышения рассматривают как излишне израсходованные средства. Они подлежат возврату работником в кассу предприятия. В случае невозврата в установленные сроки их включают в налогооблагаемый доход работника и удерживают НДФЛ и ВС (см. письмо ГФСУ от 19.10.2017 г. № 2301/6/99-99-13-02-03-15/ІПК)

Об отдельных вопросах выплаты загранкомандировочных суточных вы можете узнать из «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 99, с. 17 . Кроме того, о загранкомандировочных суточных и других расходах см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 42.

В какой валюте (национальной или иностранной) и в какие сроки работодатель компенсирует командированному работнику сумму личных средств, израсходованных в командировке за границей?

Инвалютные расходы компенсируют работнику в гривне по официальному обменному курсу НБУ на день погашения задолженности. Абзац первый п. 19 разд. III Инструкции № 59 рекомендует сделать это до окончания 3-го банковского дня после утверждения авансового отчета (109.19 БЗ)

О порядке компенсации расходов на бензин в случае командировки за границу читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 87, с. 4, 2019, № 21, с. 22.

Предприятие возмещает работнику, направленному в командировку за границу, стоимость оформления визы. Включается ли сумма компенсации таких затрат в налогооблагаемый доход работника?

Нет, сумму компенсации расходов работника, командированного за границу, на оформление визы не включают в его налогооблагаемый доход и не облагают НДФЛ и ВС, но только при наличии документального подтверждения таких затрат. При этом начинать оформление виз нужно после издания приказа о командировке. Кстати, не имеют ничего против компенсации визовых документов и контролеры (см. письмо ГФСУ от 16.05.2017 г. № 204/6/99-99-13-02-03-15/ІПК)

Источник: https://buhgalter911.com/news/news-1044645.html

Работник уехал в командировку не с места назначения

Сотрудник покинул командировку самовольно (уехал раньше срока), на связь не выходит. Можно ли уволить работника? Необходимо ли писать ему письмо или посылать телеграмму? Если да, то что она должна в себе содержать? Каковы действия работодателя в такой ситуации?

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Отсутствие командированного работника без уважительных причин в месте выполнения служебного задания более 4 часов подряд можно квалифицировать как прогул (Письмо Минтруда от 07.11.2019 N 14-2/В-912).

Законодательство не содержит запрета на увольнение работника по инициативе работодателя за прогул при нахождении в командировке (ч. 6 ст. 81 ТК РФ, Апелляционное определение Московского городского суда от 26.02.2016 по делу N 33-6887/2016).

В связи с этим работодатель вправе применить к работнику, самовольно покинувшему место командирования, дисциплинарное взыскание в виде увольнения (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). Для этого необходимо подтвердить факт отсутствия работника в месте командирования соответствующим документом, оформленным в месте командирования, который направляется командирующей стороне. Затем акт об отсутствии работника на работе может быть составлен непосредственным начальником по документам, предоставленным принимающей стороной.

В случае отсутствия работника на работе без уважительных причин во время командировки, квалифицируемого как прогул и подтвержденного соответствующими документами, в табель учета рабочего времени вместо кода К (06) вносится код ПР (24).

Однако не исключена вероятность того, что в рассматриваемой ситуации с работником что-то случилось. Может быть он заболел или заболел кто-то из его родственников. Возможны и другие непредвиденные ситуации, которые рассматриваются в качестве уважительных причин отсутствия работника на рабочем месте.

Поэтому до тех пор пока работник не появился на работе и не дал письменных объяснений причин своего отсутствия, не предоставил документов, подтверждающих уважительную причину отсутствия на рабочем месте (в командировке или в офисе работодателя), в табеле учета рабочего времени нужно проставлять код «НН», то есть неявку по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств).

Если работник представит, например, больничный лист, вносятся изменения в табель, и в нем отражается информация о времени нахождения на больничном. Как правило, в таких случаях издают корректирующий табель или исправляют ранее внесенные коды, зачеркнув старые и указав новые.

Если работник не появляется на работе, не выходит на связь, издавать приказ об увольнении за прогул до выяснения причин отсутствия мы не рекомендуем. Увольнение за прогул является дисциплинарным взысканием, при применении которого необходимо затребовать от работника объяснение (ст. 193 ТК РФ).

Нормы ТК РФ не устанавливают способ затребования у работника письменных объяснений. Поэтому при отсутствии работника на работе рекомендуем направить заказным письмом с уведомлением о вручении или ценным письмом по известному адресу места жительства работника письменный запрос о представлении письменных объяснений, а также организовать поездку представителя организации-работодателя по известному адресу места жительства работника.

Если несмотря на все предпринятые работодателем действия по истребованию от работника письменных объяснений, в итоге такие письменные объяснения так и не будут получены, в случае увольнения работника работодатель может нести риски, поскольку судебная практика неоднозначна в отношении правомерности увольнения работника при отсутствии его письменных объяснений.

Так, например, в Апелляционном определении Московского городского суда от 24.01.2018 по делу N 33-1728/2018, отмечено, что явка представителей работодателя по месту постоянной регистрации работника и неполучение от него письменных объяснений вследствие того, что дверь квартиры никто не открыл, не является достаточным обстоятельством для признания надлежащим выполнением требования нормы ч. 1 ст. 193 ТК РФ.

А в Апелляционном определении Верховного суда Республики Татарстан от 14.01.2016 по делу N 33-572/2016 указано, что, если работодатель предпринял все возможные действия по истребованию у работника письменных объяснений, но они получены не были, увольнение работника за прогул при отсутствии его письменных объяснений является законным. Такой же вывод содержится, например, в Апелляционном определении Московского городского суда от 28.07.2014 по делу N 33-29793/14.

Таким образом, в случае отсутствия работника рекомендуем:

• в табеле весь период отсутствия работника (в командировке или в офисе работодателя) до выяснения причин обозначить кодом «НН»;
• направить работнику заказным письмом с уведомлением о вручении или ценным письмом письменный запрос о представлении письменных объяснений;
• организовать поездку представителя работодателя по адресу места жительства работника;

при принятии решения об увольнении данного работника учитывать выше названные риски.

Ответ подготовил эксперт «Альвенты» Наталья Лукьяненко с использованием системы КонсультантПлюс.

Информация актуальна на 07.07.2020.

Ответ подготовлен на основе следующих документов из системы КонсультантПлюс:

Подобрать комплект КонсультантПлюс вы можете на нашем сайте.

Источник: http://www.alventa.ru/question/kakovy-deystviya-rabotodatelya-esli-sotrudnik-samovolno-pokinul-komandirovku-ranshe-sroka