Что такое электронные трудовые книжки и когда они будут введены

Программа «Цифровая экономика» в нашей стране уже который год является, по сути, опорной доктриной развития России.

И в задачи ее входит направление современных ИТ-разработок и возможностей для всеобщей информатизации административных процессов, организации единого информационного поля, в котором бы действовали законы отсутствия препятствий для мониторинга различных аспектов заинтересованными лицами, упрощения процедур получения всевозможных подтверждающих бумаг, оформления документов.

Эта система подразумевает создание логических взаимосвязей между разного рода активностями и нуждами граждан РФ, а также уменьшает до минимума коррупционную составляющую и человеческий фактор ошибок.

На самом деле, эта программа весьма обширна и мощна, затрагивая практически все аспекты нашей жизни. И в том числе, разумеется, факт трудоустройства и все с ним связанное.

В частности, наше общество готовится к массовому переходу на электронные трудовые книжки с 2020 года.

И сегодня мы расскажем не только, что именно эта новая разработка собой представляет, но и докажем ее пользу, а также поделимся мыслями нашей редакции насчет перспективности ее внедрения.

Конечно же, любому трудоспособному человеку знакомы эти пухленькие книжонки, с которыми мы бодро курсируем от одного места работы к другому. Известно, какой драматической эпопеей становится выпрашивание ее в бухгалтерии или отделе кадров, когда надо заверить оттуда выписку, сделать ксерокопию и другие действия.

А что означает, не дай бог, ее утрата, думается, никому лишний раз рассказывать не надо. Очевидно, что для работника использование трудовой книжки в бумажном исполнении – морока еще та. Но, как оказывается, и предприятиям в том мало радости.

Только представьте себе, какие бюджеты освободятся, когда не нужно будет с учетом обязанностей по хранению и ведению трудовых книг раздувать штат своего предприятия на еще нескольких лишних кадровиков или бухгалтеров? Насколько легче станет, когда уйдет необходимость в организации защищенного места хранения (в крупных концернах могут организовывать и целые комнаты-сейфы – как в банках)?

Согласитесь, в наш век всеобщей интернетизации бумажные трудовые — это вообще какой-то атавизм. Поэтому, следом за автоматизацией персонификации пенсионного учета, использованием единых электронных «окон» для подачи отчетности, получения всевозможных справок и выписок и всем таким прочим, было решено и трудовые книжки перевести в цифровое пространство.

История апробации технологии

Самой идее, пожалуй, уже лет десять. Указка сверху вспомнить о ней и заняться ею вплотную появилась в рамках предвыборной кампании 2017 года.

Тогда же поручили и законодательным органам изменить соответствующую нормативную базу.

На конец 2018-го законопроект, разрабатываемый в содружестве Минтруда и Минэкономразвития, находился на стадии обсуждения с крупными работодателями и профсоюзами, то есть примут его только в 2019 году.

И, следовательно, старта постепенного внедрения ждать стоит не раньше 2020 года. В любом варианте обещают назначить довольно длительный переходной период, когда оба варианта учета кадров и трудовой деятельности каждого будут в ходу. А также усовершенствовать систему универсальной электронной подписи и прочие нюансы, связанные с вопросом.

Когда появились под электронный оборот трудовых книжек соответствующие схемы внедрения, программные продукты и технологии, электронными трудовыми книжками вплотную заинтересовался Сбербанк, завоевав себе право выступить первой пробной площадкой проекта. Минтруд решил, что по своей масштабности и важности подобная он станет отличным полигоном для обкатки решения и его предварительной оценки.

В частности, по результатам этого эксперимента во многом дорабатывается и готовящийся законопроект. Пока ведомству Германа Грефа, как оно утверждает, в системе все нравится.

Единственным неприятным побочным эффектом этой «кадровой свободы» можно назвать упразднение изрядного количества рабочих мест.

Но, в банке работают и над этим, создавая схемы перепрофилирования и совершенствуя свою трудовую политику.

Как все это будет выглядеть на практике?

Велосипед изобретать тут никто не собирался: зачем порождать нечто принципиально новое, когда есть готовая база ПФР, в которой, и так – и так, учитываются все трудоустроенные граждане страны. Просто к индивидуальным карточкам этой базы на специальном уровне доступа по своим правам и с определенной степенью конфиденциальности работодатели получат доступ.

В результате они смогут туда заносить все факты трудовой деятельности своего сотрудника, как только они происходят: принятие на работу, должностные изменения, увольнение и т.п. А вот сведения о поощрениях и взысканиях, которые сейчас скрупулезно вписывают в бумажные книги, отражаться уже не будут нигде, так как на профессиональное будущее и пенсионные начисления они никак не влияют.

Окончательный вывод из обихода трудовых книг в бумажном исполнении намечен пока на 2027 год.

Электронный учет трудящихся в других странах мира

Безусловно, электронные трудовые книги – это не наше ноу-хау. Компьютерный учет трудовой истории итальянцы, к примеру, ведут еще с 1997 года. Жители Австрии, Франции и Германии вообще хорошо сэкономили, выказав предельное доверие к ответственности своих граждан, которые сами для себя заполняют трудовую книжку, и только по своему решению могут либо предъявлять ее работодателю при приеме на работу, либо нет.

В Словении подумали, что озадачивать свой бюджет электронным учетом фактов трудовой биографии не стоит, взвалив эти функции целиком на свой Пенсионный фонд.

А в Соединенных Штатах вообще даже такого понятия, как фиксация данных этого рода не существует: есть автоматизированный учет госпенсий, независимые пенсионные фонды, вкладами в которых граждане этой страны управляют, как им заблагорассудится, и есть система подачи резюме, факты которого всегда может проверить СБ, при приеме на работу. Вот такое вот уважение к свободе личности и ее правам.

Та же система, которую планируют внедрять у нас, является практически полным аналогом испанской. Правда, там это целые цифровые личные дела со всей историей отчисления налогов, приемами на работу и увольнениями, а также другими персональными данными. И доступ к этой базе открыт не только Фонду социального страхования, но и Министерству труда Испании.

Видео

Статья написана специально для сайта “2020 год Крысы”: https://2020about.com

Источник: https://2020about.com/elektronnye-trudovye-knizhki-2020

Электронные трудовые книжки в 2019 году: законопроект, образец заполнения

Современные электронные трудовые книжки придут на смену своим традиционным собратьям. С таким сообщением выступил Савва Шипов — заместитель министра экономического развития РФ на очередном заседании «Евразийской недели 2017» в городе Астана.

Нововведения в трудовом законодательстве

Информационные технологии прочно вошли в нашу жизнь, сегодня они коснулись почти каждой сферы нашей жизни. Трудовая деятельность граждан РФ не стала исключением, в скором времени ее затронут значительные изменения.

Еще в 2011 году на пресс-конференции замглавы Минздравсоцразвития Александра Сафонова появились предпосылки к началу компании по замене традиционных бумажных трудовых книжек на электронные. Мысль чиновника заключалась в том, что для достаточной защиты прав работников, достаточно трудового контракта или договора, где точно зафиксировано начало трудовых отношений.

После подписания данного документа, фиксируется вступление в трудовые отношения, и работник юридически защищен от возможного обмана работодателя. Возникает вопрос: а как же будет проходить расчет пенсии? Здесь не стоит переживать, все данные персонального учета стажа работы занесены в базу Пенсионного фонда России.

Поэтому трудовая не играет никакой роли в формировании пенсии.

Вопрос долго обсуждали, но вскоре убрали в долгий ящик. Вновь о реформе трудовых книжек заговорили в рамках программы «Цифровая экономика России».

Инициатором перевода трудовых книжек в электронные стало Министерство социальной защиты РФ. Теоретически реформа уже готова к работе, и подписана 28 июля 2017 года премьер-министром Дмитрием Медведевым.

К слову сказать, никто не собирается сразу отменять привычные для нас бумажные трудовые, переход будет проходить плавно.

Уже началась разработка концепции интерактивного взаимодействия между нанимателем и подчиненным. Формулировкой концепции занялось экономическое ведомство РФ. Главными аспектами в работе над нововведением станет:

• Разработка стандартных документов, регламентирующих электронные трудовые отношения;
• Работа над формулировкой принципов безбумажных отношений работодателя и подчиненных;
• Создание электронной формы для заключения трудового договора.

Полноценно планируется запустить реформу для введения электронных трудовых книжек уже к 2020 году, а уже к 2022 году в такой системе будет работать около 60% работодателей.

Особенности нового формата трудовой книжки

Еще в далеком 1919 году, когда трудовая книжка только появилась в России, она стала основным документом, содержащем все данные о трудовом пути гражданина РФ. Таковой она остается и по сегодняшний день.

В нее записываются и сохраняются официальные данные о назначениях, переводах, увольнениях и наградах человека.

Законодательно трудовая книжка поддерживается «Постановлением правительства РФ о трудовых книжках №225 от 16 апреля 2003 года.

Современная электронная трудовая книжка будет наделена следующими особенностями:

• В специализированной базе будут храниться файлы с персональными данными о трудовой деятельности каждого человека;
• База будет иметь свой сайт с современной навигацией, это позволит быстро находить нужные сведения;
• Понадобится масштабный сбой системы, чтобы все данные пропали, но благодаря современным технологиям, это практически невозможно;
• Система электронных трудовых книжек ускорит работу Пенсионного фонда и других социальных министерств.

Отличия от бумажного формата

Трудовые книжки станут электронными, и мы избавимся от массы проблем, связанных с их бумажными версиями. К примеру, бывший работодатель сделал в трудовой запись об увольнении по «некрасивой» статье, это обычно значит, что человеку будет трудно вновь устроиться на работу.

Также работодатель может попросту забыть оставить какую-либо отметку об увольнении, такой прецедент лишит человека возможности встать на биржу труда и возникает риск потерять право пользоваться услугами органов социальной защиты. Если через судебные органы доказать несостоятельность статьи увольнения, запись из трудовой никуда не денется.

Поэтому в любом случае о нормальном трудоустройстве можно забыть.

Переход на электронные трудовые книжки поможет избежать тягостного восстановления документа. Также традиционный формуляр, выполненный из бумаги, со временем начинает рваться или вовсе теряется. А значит, исчезнут и многие важные данные, которые придется восстанавливать, просиживая в длинных очередях.

Кстати, можно и безвозвратно потерять информацию о прошлых трудоустройствах по причине ликвидации прежнего места работы. Намеренная порча и утрата трудовой книжки, также не позволит пропасть важным данным – все они будут внесены в специальную базу.

Поэтому так необходим законопроект о переходе на электронные трудовые книжки.

Содержание книжки

Трудовой документ в современном электронном исполнении будет содержать в себе тот же спектр данных о работнике. Вот полный перечень сведений, который был внесен в электронную трудовую по проекту прошлого года:

• Название учебного заведения и уровень образования;
• Полный трудовой стаж;
• Организации, в которых человек работал в прошлом и перечень занимаемых ранее должностей;
• Причины, по которым человек был уволен;

Не стоит переживать, главная суть документа о трудоустройствах не изменится, и он по-прежнему останется главным для работающего гражданина Российской федерации.

Чтобы более наглядно увидеть отличия между интерактивной трудовой книжкой и ее бумажным предшественником, рассмотрим  информацию в виде таблицы.

Главные причины изменения формата трудовых книжек

В большинстве государств Европы давно уже отошли от использования трудовых книжек, их полностью заменили базами данных. В нашей стране у потребителей также накопилось множество негативных отзывов о бумажных трудовых, вот некоторые из них:

• Имеется огромный риск утери или порчи документа, а его восстановление занимает много времени и сил;
• Бланки трудовых часто подделывают, а образцы для этого продают через сеть Интернет – нелегально;
• Большие затраты на подготовку и заверение копий, на заполнение и хранение.

За последние несколько лет вопрос трудовых книжек уже неоднократно поднимался, но никаких существенных изменений не происходило.

Сейчас же тему обсуждают все более активно, и сама программа по искоренению классических трудовых книжек становится более лояльной.

К примеру, чиновники уже готовы идти на уступки и не отменять полностью бумажный вариант, они предлагают – к 2019 году у вас может появиться электронная трудовая книжка, как альтернатива старому образцу.

Привычные для нас трудовые неудобны для работодателей – тратиться много «человеко-часов» на заполнение и обработку данных; неудобна работа с бумажными формулярами и Пенсионному фонду, которому приходиться собирать и вносить необходимые сведения в свою базу вручную; неудобно и самим трудящимся, ведь при потере формуляра придется потратить уйму сил на его восстановление. Поэтому трудовая книжка в электронном виде – это не прихоть, а вынужденная необходимость.

Плюсы и минусы новой системы

Важно отметить, что некоторые эксперты опасаются, что даже попытки перевести систему трудовых книжек в электронный формат может повлечь за собой неразбериху и полнейший хаос. Это может произойти из-за неумения некоторых организаций и государственных ведомств работать слаженно, обмениваться необходимыми данными, а не разобщенно двигаться каждый в своем направлении.

У новой системы есть и свои минусы, и свои плюсы. Чтобы понять, почему до сих пор не принято окончательное решение по этому вопросу рассмотрим основные положительные и отрицательные моменты этого законопроекта.

Из положительных моментов можно отметить:

• Удобство в быстром и полностью автоматизированном заполнении формуляров;
• Удобная интеграция государственных служб и системы трудовых книжек;
• Вся информация о сотруднике логично упорядочена и надежно сохранена в базе данных;
• Сводится на нет риск возможной ошибки, опечатки или потери данных;
• При увольнении не возникает проблем с возвратом трудовой книжки.

При том, что новая система очень удобна и практична, существуют и минусы в ее работе. К примеру, такой нюанс как положенная двухнедельная отработка, после увольнения по собственному желанию.

Недобросовестный работник может не выполнить этого условия, так как его уже не будет удерживать на старом рабочем месте то, что трудовая все еще находится в отделе кадров.

Все-таки классический вариант трудовой дисциплинирует работника в этом плане. Из основных минусов новой системы можно отметить:

• Сложно предположить, с учетом наших реалий, сколько времени понадобиться для перехода на данную систему;
• Также есть опасения ошибок в расчете пенсии на первых этапах работы законопроекта;
• При начале работы с программой возможны ее ошибки, которые в дальнейшем будут исключены, но на первых этапах принесут немалые проблемы;
• На первых этапах не будет механизма четкого руководства и контроля со стороны самих работников за внесением сведений в электронную базу;
• Нет продуманного и четкого плана занесения изменений в базу на основании заявлений от работников и жалоб;
• Значительные финансовые затраты со стороны государственного бюджета;
• Низкая защищённость базы данных на первых этапах работы, пока будут выявлены все слабые места системы, может быть нанесен непоправимый урон;
• Длительный процесс переноса информации с бумажных носителей в базу;
• Возможный сбой системы и потеря всех данных.

Именно эти причины не дают прийти к единогласному решению по принятию законопроекта о том, чтобы электронные трудовые книжки появились у каждого уже в 2019 году.

И хотя полная ликвидация формуляра старого образца приведет к решению всех связанных с ним проблем, переход к новой системе буде крайне дорогостоящим предприятием для государственного бюджета.

Если же попытаться снизить расходы, связанные с законопроектом, то это повлечет за собой атаки хакеров и потерю данных и как следствие крах системы хранения информации о трудовой деятельности граждан РФ.

Полный отказ от бумажных носителей в трудовом законодательстве, возможен только при полном переходе всей системы документооборот, а затем должна будет пройти интеграция новой программы в систему с Пенсионным фондом и ФНС. А после этого самым важным и ресурсозатратным станет вопрос об информационной защите всей этой системы.

Остались вопросы по теме Спросите у юриста

Источник: https://viplawyer.ru/elektronnye-trudovye-knizhki/

Электронные трудовые книжки: когда введут, как пользоваться, чем лучше бумажных

Предложения вице-премьера РФ Ольги Голодец  по переводу россиян на электронные трудовые книжки‍ уже в этом году могут натолкнуться как на технические, так и на социальные сложности. Такое мнение в беседе с ФБА «Экономика сегодня» озвучил проректор Академии труда и социальных отношений Александр Сафонов.

Ольга Голодец обещает первые предложения по переводу трудовых книжек россиян в электронный формат уже в этом году

Для введения трудовых книжек в электронном формате потребуется достаточно серьезная работа – нужно специальное программное обеспечения, сервисы по хранению и защите данных работников-россиян, обучение специалистов для работы в новом формате.

Кроме того, переход на электронный формат потребует существенных расходов бюджета, так что вряд ли эта задача будет решена быстро. Кроме того, до сих пор никто не объяснил целесообразность этого шага в принципе.

Трудовые книжки – изобретение СССР, больше нигде в мире они не используются, а в современной пенсионной системе РФ в принципе через несколько лет они актуальность потеряют», — считает эксперт.

 Вице-премьер Ольга Голодец заявила, что социальный блок правительства готовит перевод работающих россиян на электронные трудовые книжки — предложения по этой инициативе будут сформулированы уже в 2017 году.

По ее словам,  на первом этапе будет предоставлена опция по одновременному использованию трудовых книжек и в электронном, и в бумажном формате.

Ряд ведомств уже поддержал эту идею — к примеру, министр связи и массовых коммуникаций Николай Никифоров полагает, что электронные трудовые книжки россиян могут быть интегрированы с порталом госуслуг. То есть обращаться с ними можно будет посредством компьютеров, мобильных устройств и интернета.

«С 2000 года в России действует система СНИЛС, которая отмечает занятость каждого россиянина и его трудовой стаж. То есть 17-летний период уже подтвержден для всех работавших граждан.

Сегодня потерять бумажную трудовую книжку страшно тем, чей стаж превышает указанный срок – восстановить данные будет очень сложно или невозможно, так как многие предприятия и фирмы давно закрылись, а их архивы утеряны.

Ни в одной стране мира, кроме СССР, трудовые книжки никогда не были востребованы. В СССР была унифицированная система трудовых кадров – в «трудовуху» заносилось место работы человека, повышение его квалификации, награды и взыскания, а также непрерывность стажа.

Для особенностей советской пенсионной системы эти данные были необходимы. В российских условиях все иначе, необходимость в трудовых книжках постепенно отпадает. Тем, кто сейчас впервые приходит на рынок труда, они вовсе без надобности», — полагает специалист.

Альтернативы трудовой книжке

Правительство считает, что перевод документооборота в электронный формат должен охватить и трудовые книжки граждан

По словам Голодец, переход на электронный документооборот, в том числе фиксацию стажа работающих россиян, поддерживают все — и работодатели, и профсоюзы. При этом, дескать, будет предложен очень плавный переход с бумаги на современные технологии. В Роструде отмечали, что переход на электронное делопроизводство в кадрах должен быть добровольным. При этом профсоюзы считают, что бумажная и электронная трудовые книжки должны существовать параллельно.

«Во всем мире у каждого человека при устройстве на работу просят документы об образовании, чтобы подтвердить его квалификацию.

При этом кадровик делает запрос в предыдущее место работы, просит характеристику уволенного сотрудника.

В условиях свободной экономики далеко не факт, что уволившись с определенной позиции одного предприятия человек, справится на аналогичной должности в другом – задачи и специфика работы могут кардинально отличаться.

В современных условиях вместо создания специального программного обеспечения правительству логичнее было бы оцифровать все имеющиеся трудовые книжки россиян, но это долго, дорого и вряд ли возможно на 100%.

Потому, возможно, стоит определить переходный период, когда советский стаж и данные 1990-х годов перестанут быть актуальными, после чего просто отменить трудовые книжки.

Едва ли трата бюджетных средств на электронный формат документов, которые через несколько десятилетий просто устареют, имеет смысл», – заключает Александр Сафонов.

Максим Бут

Источник: https://rueconomics.ru/242040-elektronnye-trudovye-knizhki-kogda-vvedut-kak-polzovatsya-chem-luchshe-bumazhnyh

Электронные трудовые книжки основные отличия от бумажногот варианта

В России готовится законопроект об учете трудовой деятельности граждан в электронном виде. На данном этапе он уже одобрен группой по нормативному регулированию при АНО «Цифровая экономика». Авторство документа принадлежит тематической группе «Трудовое законодательство» центра компетенций программы «Цифровая экономика».

17 июля 2018 г. законопроект был рассмотрен в Минэкономразвития представителями Минюста, Минкомсвязи, Сбербанка, Газпромбанка, фонда «Сколково», компаний «Яндекс», «1С», МТС, «Пепеляев групп», Ассоциации Финтех и МГУ.

Эксперты предложили внести в документ исправления, которые позволят гражданам по желанию продолжать пользоваться бумажными трудовыми книжками, чтобы избежать возможного нарушения прав работников.

Эти изменения будут внесены перед тем, как законопроект будет направлен в правительство.

Законопроект не только вводит электронные книжки, но и предусматривает заключение с согласия работника в электронной форме трудовых договоров. Договора будут верифицироваться усиленной цифровой подписью. Подпись должен будет бесплатно предоставить работодатель, как и личный онлайн-кабинет, где сотрудник сможет просмотреть все трудовые документы.

Плюсы и минусы нового формата

Высказываясь об этой идее, эксперты, в числе которых чиновники Минтруда, представители профсоюзов, а также работники служб занятости, отмечают некоторый безусловные преимущества электронного документа.

Первый из таких плюсов — при должной реализации идеи информация о трудовой деятельности человека будет храниться более надежным образом. К сожалению, в России нередки случаи, когда трудовые книжки людей терялись по вине работодателя, который таким образом в том числе заметал следы своей незаконной деятельности.

Утрачивая документ, люди не всегда могут подтвердить все годы своего стажа, потому что собрать все необходимые справки не только тяжело и хлопотно, но иногда просто невозможно. Как результат — выходя на пенсию, россияне, которые попали в подобную ситуацию, получают совсем не ту пенсию, которую заработали в реальности.

Второе преимущество — контроль за работодателем.

К сожалению, распространен в России и другой обман работников, когда работодатель не платит за сотрудников социальные взносы, и подтвердить стаж впоследствии становится проблематично.

При создании электронной базы данных человек сможет в любой момент обратиться к ней и просмотреть собственную трудовую книжку в цифровом виде с помощью портала Госуслуги.

Третий плюс предстоящей новинки — работа служб занятости будет более эффективной и оперативной. При бумажном документообороте очень много времени и усилий тратится на рутинные процессы, в том числе и при межведомственном взаимодействии. Обращение к электронной базе будет происходить мгновенно, и сотрудники служб занятости населения будут больше заняты непосредственной работой с людьми.

Четвертое преимущество — облегчение жизни и для работников, и для отделов кадров или бухгалтерий предприятий (когда те выполняют и кадровые функции).

Потеря трудовой книжки — конечно же, далеко не всегда вина или злой умысел работодателей, достаточно и таких случаев, когда человек сам теряет документ.

Восстановление всех записей — процесс небыстрый и очень хлопотный как для потерявшего документ гражданина, так и для кадровиков.

Наконец, введение электронного документа — это и следование духу времени.

Электронный документооборот становится все более активным, как и получение гражданами государственных услуг именно в электронном виде.

Уже сейчас в больших городах больше половины услуг, которые оказывают людям центры занятости, оказываются именно электронно. Граждане, даже старшего поколения, привыкают к этому и оценивают все удобства.

Разумеется, при всех неоспоримых плюсах подобных новинок, при их введении обязательно нужно помнить и о минусах, тем более, если речь идет о таком важном деле, как трудовой стаж и будущая пенсия.

Главный возможный минус — риск утечки информации и ее сохранности в принципе. Насколько хорошо база данных будет защищена от взломов, что будет с данными в случае сбоя программного обеспечения — как минимум эти два вопроса могут вызвать тревогу, и государству стоит приложить к защите информации все усилия.

Предприятия, по всей видимости, должны будут закупить специальный программный продукт, обучить кадровиков работе с ним, фирмам нужно будет оплачивать обновления сертификатов подписей и т.д. Вероятные издержки могут быть довольно большими.

В целом же многие видят компромисс в том, чтобы электронные трудовые книжки вводить, но делать это постепенно, по возможности — добровольно. Вероятнее всего, первыми оценят новинку люди более молодые, затем, при обкатке системы на небольшом проценте работающих граждан, за нее можно будет агитировать и всех остальных.

Пунктом 46 Правил установлено, что изготовление бланков формуляров осуществляется в порядке, разработанном Минфином России.

Возможность ведения электронной трудовой книжки ни Правила, ни само Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 не предусматривают.

Источник: https://imdbmedia.info/elektronnye-trudovye-knizhki-osnovnye-otlichiya-bumazhnogot-varianta/

Как будут переходить на электронные трудовые книжки

Вместо записей в бумажной трудовой книжке работодателям придется ежемесячно направлять данные о сотрудниках в электронный реестр ПФР. Данные о заключенных трудовых договорах будет хранить Роструд. Также все компании обяжут предоставлять инспекторам ГИТ доступ к своим информационным системам для удаленных проверок. Таковы планы чиновников по поводу перевода трудовых отношений в «цифру». «Кадровое дело» выяснило, когда сбудутся мечты чиновников и как будут переводить работу на новые правила.

Вместо трудовой книжки – реестр ПФР

Идея перехода на цифровые технологии тесно связана с большой целью государства легализовать трудовые отношения в стране. По данным Госкомстата, почти 15 млн человек работают без оформления1.

Это 20 процентов от всего экономически активного населения страны. В то же время многие эксперты признают, что и без этой цели вести делопроизводство на бумаге является довольно архаичным способом и другие страны ушли далеко вперед в этом вопросе.

Но что конкретно переводить в электронный вид, пока неясно.

На парламентских слушаниях в январе 2018 года зам. министра труда Любовь ЕЛЬЦОВА заявила, что в течение этого года ведомство проработает проект, касающийся учета данных о трудовой деятельности работника в электронном виде. При этом на данный момент чиновники не преследуют цель обязать работодателя вести такой документооборот, это будет их правом.

Что предполагает «цифровизация» трудовых отношений:

• переход на электронные трудовые книжки;
• введение электронного документооборота;
• электронный надзор.

В общем виде чиновники представляют электронную трудовую книжку как некую базу данных обо всей трудовой деятельности любого гражданина. Работодатель будет передавать данные о работе сотрудника в Пенсионный фонд в электронном виде, с помощью своих информационных систем.

Предполагается, что любую бухгалтерскую или кадровую программу можно будет подключить к обмену информацией с ПФР. При этом подтверждать факт трудовых отношений необходимо будет раз в месяц. Какую конкретно информацию будут хранить в электронном виде, вопрос нерешенный.

По одной из версий, которую рассматривает Минтруд, создадут полноценный аналог бумажной трудовой книжки. То есть работодатели будут передавать государству информацию не только о дате приема и увольнения, но и о переводах, награждениях и причинах расторжения договора.

Минтруд предлагает уже с 2020 года не заводить бумажные книжки для сотрудников, которые поступают на работу впервые.

Однако в качестве компромисса предлагает вести бумажные книжки остальным сотрудникам до окончания их трудовой деятельности. Будет ли это правом сотрудника или его обязанностью, пока неясно.

Также не решен вопрос – придется ли в этом случае хранить трудовую книжку работодателю или она будет дома у работника.

Еще одна дилемма, связанная с отказом от бумажных книжек, в том, что неясно, как работодателю до заключения трудового договора понять, насколько реален стаж работника. Некоторые компании просят работника принести на собеседование трудовую или ее копию.

При отказе от этого документа возможность узнать подробности о работе сотрудника будет только в информационной базе. Одним из вариантов решения предлагают следующий путь.

У работника будет выбор: дать согласие работодателю на ознакомление со сведениями о трудовой деятельности на информационном ресурсе ПФР либо предъявить выписку о своем стаже из личного кабинета на сайте ПФР. Также он сможет предъявить заверенную копию приказа о прекращении трудового договора.

Эксперты также поддерживают идею перехода на электронные трудовые книжки, но настаивают на минимуме информации в них.

Так, Дмитрий КУЗНЕЦОВ, профессор НИУ ВШЭ, директор Высшей школы юриспруденции, заявил, что никакой информации о награждениях сотрудников, а также основаниях увольнения и тому подобных сведений храниться у государства не должно.

Более того слишком активное участие государства в этом вопросе приведет к обратному эффекту: вместо легализации отношений мы получим массовый уход в тень.

Источник: https://PrimTrud.ru/news/kak-budut-perehodit-na-elektronnyie-trudovyie-knizhki.html

Электронная трудовая книжка – внедрение цифровых технологий в сферу трудовых отношений

08.04.2019

Какие предстоят изменения для работодателей и работников после введения электронной трудовой книжки, электронного кадрового документооборота и дистанционного взаимодействия с Рострудом? На что обратить внимание уже сейчас?

К 2020 году организации столкнутся с электронными трудовыми книжками, введением электронного кадрового документооборота и дистанционным взаимодействием с Рострудом. Новшества хотят вводить постепенно.

С 2020 года работодателям нужно будет заботиться одновременно об электронных и бумажных книжках. После 1 января 2021 года потребуется сохранить два формата книжек для сотрудников, подавших об этом заявление. Остальные перейдут на электронный вариант. В их числе будут и те, кто впервые поступает на работу с 1 января 2021 года.

Каких изменений ждать работникам и работодателям?

Внедрение цифровых технологий в сферу трудовых отношений предполагается комплексным и пройдет сразу по нескольким направлениям.

Внедрение электронного кадрового документооборота

В рамках этого направления предполагается предоставить работодателю возможность вести в электронном виде кадровую документацию, включая трудовые договоры, документы по охране труда, кадровые приказы, распоряжения и т. д.

Перевод взаимодействия с трудовой инспекцией в электронный вид («электронный надзор»)

Основная цель данного направления – упрощение и ускорение проверок работодателей за счет внедрения современных технологий.

Стоит отметить, что на сегодняшний день одним из самых востребованных сервисов Роструда является «Электронный инспектор», доступный пользователям портала «онлайнинспекция.рф».

Благодаря ему работодатели уже сейчас могут бесплатно и в любое удобное для них время пройти самопроверку на предмет соблюдения трудового законодательства, а также получить заключение об отсутствии или наличии нарушений и инструкции по их устранению.

Электронная трудовая книжка

Сейчас трудовая книжка – это носитель информации в виде бумажного документа, подтверждающего стаж работника с самого начала трудовых отношений.

Законопроектами планируется заменить бумажную трудовую книжку на электронный учет сведений о трудовой деятельности работника (иначе говоря, на электронную трудовую книжку).

При этом данные, содержащиеся в трудовой книжке, существенно не изменяются, а лишь приобретают новую форму в виде учета сведений о трудовой деятельности работника.

Таким образом, речь идет не об отмене трудовых книжек вообще, а об упразднении бланка и переходе к электронной форме их ведения.

Учитывая, что Минтруд не планирует полностью отказаться от бумажного варианта трудовой книжки, работодатель должен будет выдавать работнику на бумажном носителе заверенные сведения:

• в период работы по заявлению сотрудника (кроме тех, кому продолжают вести обычную трудовую книжку);
• в день увольнения.

Введение электронной трудовой книжки планируется последовательно через три законопроекта:

1. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)».
2. «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
3. «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков предоставления сведений о трудовой деятельности работника либо предоставление данных сведений в неполном объеме или искаженном виде».

Когда изменения вступают в силу?

Действующие варианты законопроектов предполагают, что они вступают в силу с 1 января 2020 года.

Это значит, что законодатели будут их рассматривать в течение 2019 года, и работодателям стоит подготовиться к вступлению их в силу уже в этом году.

Это вызвано тем, что в течение 2020 года для всех работодателей законопроектами устанавливается обязанность провести разъяснительную работу с работниками, а также организовать ряд подготовительных мероприятий в связи с изменениями.

При этом уже с 1 января 2020 года вводится административная ответственность за нарушение нового законодательства. Для этого ст. 5.27 КоАП дополнят частью 8, которая предусматривает санкцию для должностных лиц – предупреждение. Условием для привлечения к ответственности будет являться неоднократное нарушение новых правил в течение календарного года.

Стоит отметить, что на ПФР возлагается обязанность сообщать в Роструд информацию о таких нарушениях в рамках системы межведомственного электронного взаимодействия.

Как подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки?

Минтруд предложил перечень мер, которые помогут перейти на новые правила. В 2020 году может понадобиться:

• с участием выборного органа первичной профсоюзной организации подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты;
• изменить соглашения и коллективные договоры;
• письменно уведомить работников о грядущих изменениях.

Также придется обеспечить техническую готовность организации, чтобы уже с 2020 года иметь возможность передавать сведения в электронном виде.

Исчезнет ли трудовая книжка?

В течение 2020 года работодатели должны провести разъяснительную работу с работниками по поводу новых правил ведения трудовых книжек, в том числе уведомить их в письменной форме о праве продолжить ведение трудовой книжки на бумажном носителе, и если в течение 2020 года работник заявит работодателю о таком желании, то в отношении такого работника работодатель будет продолжать вести трудовую книжку на бумажном носителе. Законопроекты предполагают, что на таких работников работодатель будет вести параллельно и трудовую книжку на бумажном носителе, и электронную трудовую книжку.

Такое положение законопроектов – один из минусов, поскольку влечет появление двойного учета информации о работнике и двойной работы для работодателя.

Обратите внимание: ведение сведений о трудовой деятельности работников, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, будет осуществляться только в электронном виде без возможности подачи такими работниками заявлений о ведении трудовой книжки на бумажном носителе.

Из каких источников работодатель будет получать информацию о трудовом стаже работника?

Сегодня работодатель обладает всей информацией о трудовом стаже работника. Работник при трудоустройстве предъявляет работодателю трудовую книжку, и из нее видно, в какой организации, на какой должности и как долго работал работник.

С переходом на электронную трудовую книжку у работодателя не будет доступа к такой информации по умолчанию – ее придется запрашивать у работника.

Закон не дает четкого ответа на вопрос об обязанности работника предоставить полную информацию о своей предшествующей трудовой деятельности.

Законопроекты говорят лишь о том, что при трудоустройстве работник должен предъявить сведения о своей трудовой деятельности, которые были выданы предыдущим работодателем, при этом при увольнении работодатель предоставляет информацию только за период работы у него.

В качестве альтернативы у работника есть право предоставить сведения о своей трудовой деятельности, которые он получил в МФЦ, ПФР или через Единый портал государственных или муниципальных услуг.

Однако, если у работника есть сведения, которые он получил у предыдущего работодателя, то их он и предоставит при новом трудоустройстве.

Уточнение положений законопроектов в части обязанности работника предоставить информацию о предыдущих работодателях позволило бы новому работодателю оценить потенциального кандидата более полно в части опыта, квалификации и иных его деловых качеств.

Обратите внимание: на сегодняшний день работник вправе получить трудовую книжку по письменному заявлению в срок не позднее трех рабочих дней (ст. 62 ТК).

Согласно новым правилам, работник сможет получить доступ к своей электронной трудовой книжке на бесплатной основе в любое время и получит возможность отследить правильность и полноту предоставляемой работодателем информации с учетом того, что сведения о трудовой деятельности работников будут передаваться работодателями в ПФР.

Какую информацию о работниках работодатели будут передавать в ПФР?

На сегодняшний день в трудовую книжку вносятся сведения: о работнике; выполняемой им работе; переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также об основаниях прекращения трудового договора; награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК).

По новым правилам предоставляемые в ПФР сведения о трудовой деятельности будут состоять из нескольких блоков информации:

• о месте работы: наименование и регистрационный номер компании-работодателя;
• приеме на работу с указанием структурного подразделения компании (при наличии);
• наименовании должности (выполняемой работником работы), специальности, профессии с указанием квалификации;
• переводах работника на другую работу;
• увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
• соответствующем приказе, который является основанием для оформления трудовых отношений.

Таким образом, сохранится практически вся информация, которую сейчас вносят трудовую книжку. Не будет только записей об образовании сотрудника и его поощрениях.

По мнению представителей Минтруда, сведения об образовании не будут указываться, поскольку работодатели могут самостоятельно проверить подлинность соответствующих документов в Федеральном реестре сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении.

Как изменится порядок учета сведений о трудовой деятельности?

Согласно законопроектам, данные о работнике понадобится направлять в ПФР ежемесячно. Информацию о приеме или увольнении с 1 января 2021 года нужно будет сообщать не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

В данном случае срок будет отсчитываться от определенного события – издания соответствующего приказа (распоряжения) об увольнении или приеме на работу.

С учетом этого работодателям будет необходимо установить внутренний текущий порядок документооборота для того, чтобы информация об издании соответствующих приказов (распоряжений) своевременно доводилась до лиц, которые будут отвечать за подачу сведений в ПФР. Это позволит избежать нарушения сроков подачи сведений.

Также установлено требование о предоставлении сведений в электронном виде с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, если численность работающих составляет 25 и более лиц. Работодателям с меньшей численностью также предоставлено право пользоваться такой возможностью.

Минтруд считает, что до вступления в силу изменений должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных.

Неясным остается необходимость предоставления сведений, если изменения отсутствуют. Законодатель не разъяснил вопрос о том, следует ли повторно указывать такие же данные о работниках и подавать ежемесячно идентичные формы.

Какие шаги необходимо предпринять организациям для подготовки к введению электронной трудовой книжки?

1. Определить ответственных лиц, которые будут осуществлять ведение электронной трудовой книжки.
2. Подготовиться и провести разъяснительную работу с работниками.
3. Подготовить проекты локальных нормативных актов (обеспечить подготовку, принятие или изменение локальных нормативных актов с последующим ознакомлением работников с новыми правилами).
4. Обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде в ПФР. Важно будет провести модификацию программного обеспечения для целей ведения электронной трудовой книжки.
5. Разработать порядок уведомления работников в письменной форме об изменениях трудового законодательства, в том числе о праве ведения трудовой книжки на бумажном носителе.

По мнению разработчиков законопроектов, работодателям переход на электронную трудовую книжку позволит сократить издержки на администрирование, обеспечить надежное хранение информации в силу возможности резервного копирования, простоты дублирования; работники больше не смогут заявить об утере трудовой книжки в целях сокрытия информации от своего нового работодателя.

Источник: http://www.przrf.ru/news/full/list/Elektronnaya-trudovaya-knizhka-vnedrenie-tcifrovyh/

А стаж не потеряют? чем грозит переход на электронные трудовые книжки

Трудовые книжки в России могут стать электронными уже в 2020 году — о начале реформы объявил премьер-министр Дмитрий Медведев. Для чего это нужно и чем это грозит гражданам?

Что происходит?

В России началась работа над созданием условий для перехода от бумажного кадрового документооборота к электронному, заявил министр труда и соцзащиты России Максим Топилин на заседании правительства. Его цитирует «Российская газета».

Первоочередное направление — подготовка законопроекта об учете данных о трудовой деятельности работников в электронном виде. Однако эксперты отмечают, что главное тут — правильность ведения новой базы данных. Иначе у граждан могут возникнуть проблемы со стажем и пенсией.

Как это будет устроено?

Сейчас информация о работниках и так накапливается в Пенсионном фонде России.

Если новый законопроект будет принят, то база данных ПФР будет расширена за счет сведений о приеме человека на работу, переводах, увольнениях, его образовании.

Предоставлять сведения будут работодатели: в бланках отчетности компаний перед ПФР появятся новые графы. Предполагается, что новая система заработает с 2020 года, а 2019 год будет переходным.

При этом правительство не планирует отменять бумажные трудовые книжки или ограничивать их «срок годности». Они будут и дальше вестись по желанию работника или работодателя. Если работник согласится на электронную трудовую книжку, работодатель вправе выдать ему ранее заведенную бумажную на хранение и не вести ее в дальнейшем.

Главное ничего не перепутать

Плюсы такого нововведения Максим Топилин видит в сохранности персональных данных в ПФР, снижении издержек работодателей и работников, дополнительных возможностях трудоустройства для тех, кто работает удаленно.

Впрочем, у этой новации есть и противники, пишет «Московский Комсомолец». Так в Союзе профсоюзов России считают, что трудящимся окажется не по силам проконтролировать правильность всех данных, перенесенных с бумаги в электронный вид.

Эксперты отмечают, что у компаний и ПФР могут возникнуть проблемы с «задваиванием» информации. Ведь с одной стороны, появится электронная трудовая книжка, но и бумажный вариант не будет уничтожен. На первых порах это может усложнить работу отделов кадров и вносить путаницу в данные о стаже.

Люди без паспорта

Цифровизация и big data — это прекрасно, но тут важны аккуратность и контроль. В середине 2000-х переход на новую базу данных стал причиной проблем с паспортами многих россиян.

Паспорта гражданина РФ выдаются с 1997 года, но почти 10 лет сведения о документах включались в разрозненные базы данных. В этот период базой паспортов ведала ФМС, расформированная в 2016 году. В 2006 году при создании единой информационной автоматизированной системы «Российский паспорт» было произведено объединение разных реестров паспортов.

Но в связи с отсутствием на тот момент должной технической возможности при загрузке информации из разных баз статус некоторых паспортов поменялся с «действителен» на «недействителен».

В итоге многие россияне начали испытывать серьезные сложности при общении госорганами и банками. Для решения этих проблем гражданам пришлось обращаться в МВД и доказывать, что у них «нормальные» документы.

Хочешь понять, что происходит на самом деле?

Читай канал «Ясно Понятно».

Просто и доходчиво — о самых важных новостях в обществе, политике и экономике. Без лишних слов расскажем о том, кто виноват и что делать.​

Источник: https://www.anews.com/p/93536422-a-stazh-ne-poteryayut-chem-grozit-perehod-na-ehlektronnye-trudovye-knizhki/