Методические рекомендации по удостоверению копий

Кто не идёт вперед, тот идёт назад

среда, 15 июня 2016 г.

Несмотря на активное развитие электронного документооборота и все более широкое использование электронных документов, бумажные документы ещё нескоро полностью исчезнут из нашей жизни, — поэтому вопрос о том, как правильно заверять копии бумажных документов актуален для многих. В нашей законодательно-нормативной базе нет сейчас каких-либо единых указаний о том, как это правильно делать.

Решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 25 апреля 2016 года (протокол № 04/16) утверждены «Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них», в которых отмечается, что нотариальное действие представляет собой свидетельствование верности копии документа с представленным нотариусу его оригинала (п.1.1).

Нотариальному свидетельствованию подлежит верность копий документов на бумажном носителе, содержащих текстовую и/или изобразительную информацию, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами (п.1.2).

Нотариальное свидетельствование верности копий электронных документов, видео-, кино- и фонодокументов законодательством не предусмотрено, т.к. в соответствии со ст. 103.8 и 103.9 Основ нотариата, нотариус удостоверяет равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе и равнозначность документа на бумажном носителе электронному документу.

Основные требования к документам, представляемым для совершения нотариального действия, предусмотрены статьей 45 Основ (п.1.3), согласно которой целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом. В методических рекомендациях отмечено, что к таким способам могут относиться:

• Использование последовательной нумерации листов с указанием их общего числа и идентифицирующих реквизитов документа;
• Подписание каждого листа автором с нумерацией листов;
• Проставление печатей или штампов на пересечении листов документа;
• Простановка сплошной рельефной (давленой) печати сквозь все листы документа и др.

Нотариус не вправе свидетельствовать верность копий документов, имеющих исправления, в том числе оговоренные, в которых они недопустимы. В методических рекомендациях перечислены нормативные акты, в которых установлены запреты на наличие исправлений в отдельных видах документов:

• Приказ Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности» (п. 56, за искл. п. 65);
• Постановление Правительства РФ от 17.04.1999 № 432 «Об утверждении Правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния» (п. 49);
• Федеральный закон от 22.07.2008 № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» (ст. 147 п. 27);
• Приказ Минобрнауки России от 14.02.2014 № 115 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов» (п. 9);
• Письмо Минобразования РФ от 16.04.2001 № 14-52-235ин/13 «Об аттестатах о среднем (полном) общем образовании» (п. 2);
• Приказ Минобрнауки России от 25.10.2013 № 1186 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи дипломов о среднем профессиональном образовании и их дубликатов» (п. 11);
• Приказ Минобрнауки России от 13.02.2014 № 112 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов» (п. 15);
• Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X (ред. от 08.12.2003) «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (п. 3).

Если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными для целей свидетельствования верности копии, нотариус вправе совершить данное нотариальное действие.

Существенными недостатками признаются, в том числе:

Обязанности нотариуса по проверке документа, представленного для свидетельствования верности его копии, ограничиваются проверкой наличия в нем информации и реквизитов, позволяющих идентифицировать его автора.

В случае невозможности идентифицировать автора документа нотариус отказывает в свидетельствовании верности копии документа.

В случаях, когда документ наряду с информацией на бумажном носителе содержит электронный носитель информации (например, биометрический паспорт), нотариус может свидетельствовать верность копии текстовой и изобразительной информации, содержащейся на бумажном носителе (п.1.6).

Свидетельствование верности копий документов, удостоверяющих личность гражданина (в том числе служебные удостоверения), документов, содержащих медицинскую или иную охраняемую законом тайну либо персональные данные, производится на общих основаниях, в том числе по просьбе третьих лиц, представивших эти документы нотариусу. При этом предполагается (если нотариусу не известно иное), что лицо, представившее документ нотариусу, владеет документом добросовестно (п.1.7).

Свидетельствование верности копии документа, содержащего государственную тайну, имеющего указание (гриф) на недопустимость его копирования, а также гриф «Секретно» и «Совершенно секретно», не допускается (п.1.9).

В случае сомнений в представленном документе, нотариус вправе отложить совершение нотариального действия и направить запрос для установления подлинности документа, добросовестности владения документом (п.1.10).

Отдельные разделы методических рекомендаций разъясняют порядок:

• Свидетельствование верности копии с копии документа и выписки из документа (п.3)
• Свидетельствование верности копий документов, составленных за границей (п.4)

Мой комментарий: Мне понравился подход Федеральной нотариальной палаты к выработке рекомендаций. С одной стороны, даются разъяснения, что делать можно и чего нельзя и почему, со ссыпками на законодательные и нормативные акты. С другой, более подробно разъясняется, как правильно исполнить требования, содержащиеся в законодательстве.

Отмечу, что впервые признано существование гибридных документов, имеющих бумажную и электронную составляющую, и сформулировано отношение к ним.

Источник: http://rusrim.blogspot.com/2016/06/blog-post_15.html

Методические рекомендации для нотариусов Республики Казахстан по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, а также свидетельствованию подлинности подписи на заявлениях (утверждены решением Правления Республиканской нотариальной палаты от 26 апреля 2013 года) (с изменениями и дополнениями)

Для покупки документа sms доступом необходимо ознакомиться с условиями обслуживания

Стоимость услуги — тенге с учетом комиссии.

Республиканской нотариальной палаты

от 26 апреля 2013 года

Методические рекомендации для нотариусов Республики Казахстан по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, а также свидетельствованию подлинности подписи на заявлениях

(с изменениями и дополнениями)

1. СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЕ ВЕРНОСТИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ И ВЫПИСОК ИЗ НИХ

Свидетельствование верности копий документов и выписок из них представляет собой свидетельствование тождественности предъявленной нотариусу копии текста документа его оригиналу. При этом нотариусу следует разъяснять гражданам, что нотариально засвидетельствованная копия ни в коем случае не заменит подлинник документа, и не будет иметь такой же юридической силы, как подлинный документ.

За свидетельствованием верности копии документа или выписки из него может обратиться любое лицо, не обязательно являющееся владельцем документа. При совершении данного нотариального действия, по общим правилам совершения нотариальных действий, устанавливается личность гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия.

Нотариальное действие совершается при условии предоставления оригинала документа, а также при условии, что:

Противоречащими действующему законодательству признаются, к примеру — ничтожные сделки: договоры дарения от имени малолетнего; доверенности, не содержащие даты выдачи; доверенности на дарение имущества без указания фамилии, собственного имени, отчества одаряемого. Не свидетельствуется также верность копий документов, содержащих сведения, не подлежащих разглашению в силу секретности, прямого запрета к их оглашению, порочащие честь и достоинство гражданина, деловую репутацию организации.

2. Документ имеет юридическое значение.

Документ имеет юридическое значение в случае, когда он может подтвердить правомерность определенных требований гражданина, которому принадлежит. Такие документы должны затрагивать те или иные права или законные интересы граждан и юридических лиц, независимо от того, свидетельствует документ о наличии известных правоотношений в настоящий момент или в прошлом.

3. Документ составлен на языке, которым владеет нотариус, или имеет надлежащим образом оформленный перевод.

Внимание! Свидетельствование верности копии документа, выданного официальными учреждениями иностранного государства, производится только при наличии на документе отметки о легализации или апостиля. Список стран — участниц, присоединившихся к Конвенции , отменяющей требование легализации, но требующих апостиля иностранных официальных документов, приведен в Законе Республики Казахстан от 30 декабря 1999 года № 11- II «О присоединении Республики Казахстан к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов».

Источник: https://online.zakon.kz/Document/?doc_id=37955857

Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов нотариусами

Решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 25.04.2016 (протокол № 04/16) утверждены «Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них».

Нотариальному свидетельствованию подлежит верность копий документов на бумажном носителе, содержащих текстовую и / или изобразительную информацию, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами (п. 1.2).

Нотариальное свидетельствование верности копий электронных документов, видео-, кино- и фонодокументов законодательством не предусмотрено, т.к. в соответствии со ст. 103.8 и 103.9 Основ нотариата нотариус удостоверяет либо равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе, либо равнозначность документа на бумажном носителе электронному документу.

Если документ наряду с информацией на бумажном носителе содержит электронный носитель информации (например, биометрический паспорт), нотариус может свидетельствовать только верность копии текстовой и изобразительной информации, содержащейся на бумажном носителе (п. 1.6).

Основные требования к документам, представляемым для совершения нотариального действия, предусмотрены статьей 45 Основ нотариата (п. 1.3), согласно которой целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом. В методических рекомендациях отмечено, что к таким способам могут относиться:

• использование последовательной нумерации листов с указанием их общего числа и идентифицирующих реквизитов документа;
• подписание каждого листа автором с нумерацией листов;
• проставление печатей или штампов на пересечении листов документа;
• простановка сплошной рельефной (давленой) печати сквозь все листы документа и др.

Не допускается свидетельствование верности копии документа, содержащего государственную тайну, имеющего указание (гриф) на недопустимость его копирования, а также гриф «Секретно» и «Совершенно секретно» (п. 1.9).

В случае сомнений в представленном документе нотариус вправе отложить совершение нотариального действия и направить запрос для установления подлинности документа, добросовестности владения документом (п. 1.10).

Отдельные разделы Методических рекомендаций разъясняют порядок свидетельствования верности:

• копии с копии документа и выписки из документа (п. 3);
• копий документов, составленных за границей (п. 4).

Вопрос заверения копии с копии документа (а не с его оригинала) часто всплывал в судебных разбирательствах и вот Методические рекомендации внесли в него ясность.

Теперь нотариус может засвидетельствовать верность копии с «предыдущей» копии, если она была заверена нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке (п. 3.1). При этом «не может быть ограничено количество последовательных свидетельствований верности» таких копий.

Нотариусу следует иметь в виду установленный законодательством РФ порядок оформления копий документов, выданных судебными органами 2 , а также осуществляющими государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним 3 .

Нотариальное свидетельствование верности копий с копий документов, выданных иными юридическими лицами (например, АО 4 и ООО 5 ), допускается, если копия оформлена в установленном законом порядке. Одновременно разъясняется применение положений Указа Президиума Верховного совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (здесь речь идет об изготовлении уже копий с подлинников любых имеющихся у них документов и не только касающихся прав граждан) – верность копии свидетельствуетсяПрим. ред. : как видите, состав элементов заверительной надписи на копии по ГОСТ Р 6.30-2003 отличается от предписываемого Указом Президиума Верховного совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «в меньшую сторону». Почему нужно следовать предписаниям именно Указа, мы подробно разобрались в статье «Заверять копию документа, следуя ГОСТу, опасно?» в № 11 и 12 за 2012 г.»> 6 :

• подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью;
• на ней указывается дата ее выдачи и
• делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации.

Федеральная нотариальная палата грамотно подошла к выработке рекомендаций. Во-первых, даются разъяснения, что делать можно, а чего нельзя и почему, со ссылками на нормативные акты. Во-вторых, более подробно разъясняется, как правильно исполнить требования, содержащиеся в законодательстве.

Источник: https://delo-press.ru/news/45636-metodicheskie-rekomendatsii-po-svidetelstvovaniyu-vernosti-kopiy-dokumentov-notariusami/

Федеральная нотариальная палата Методические рекомендации на тему «Свидетельствование подлинности подписи переводчика.

Требования, предъявляемые к переводчику» Утверждены Координационно-методическим Советом нотариальных палат Центрального федерального округа Российской Федерации 1. Введение В условиях развитой рыночной экономики необходимость перевода различных документов (паспортов, договоров, завещаний, согласий, доверенностей, обязательств и др.) с русского языка на другой язык либо с других языков на русский язык существенно возрастает, поэтому в последнее время

Федеральная нотариальная палата Методические рекомендации на тему «Свидетельствование подлинности подписи переводчика. Требования, предъявляемые к переводчику» Утверждены Координационно-методическим Советом нотариальных палат Центрального федерального округа Российской Федерации 1. Введение В условиях развитой рыночной экономики необходимость перевода различных документов (паспортов, договоров, завещаний, согласий, доверенностей, обязательств и др.) с русского языка на другой язык либо с других языков на русский язык существенно возрастает, поэтому в последнее время получило широкое распространение совершение таких нотариальных действий, как свидетельствование верности перевода и свидетельствование подлинности подписи переводчика на переводе документа. Эти нотариальные действия получают всё большее распространение в связи с расширением связей с зарубежными странами. Гражданам РФ, иностранным гражданам и лицам без гражданства достаточно часто необходимы официальные переводы документов. Данная тема методических рекомендаций является актуальной для нотариусов в связи с тем, что в действующих нормативных актах, в том числе в Основах законодательства РФ о нотариате (далее – Основы), вопрос о переводчиках и порядке перевода документов не нашёл детального и достаточно ясного урегулирования. 2. Случаи, при которых нотариус осуществляет свидетельствование подлинности подписи переводчика на переводе документа При обращении граждан за совершением нотариального действия (удостоверение сделки, завещания, свидетельствование верности копии и т.д.) нотариус может столкнуться с тем, что: – гражданин не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, или является глухонемым (в этом случае должен быть осуществлен устный перевод); – гражданин просит оформить перевод документа (в этом случае должен быть осуществлен письменный перевод). Тексты оформленных или представленных для перевода документов должны быть переведены гражданину нотариусом либо переводчиком (ст. 10 Основ), причём: • если нотариус владеет языком, на котором изложен документ или на который необходимо перевести текст документа, то он осуществляет перевод документа лично и свидетельствует верность перевода с одного языка на другой (ст. 81 Основ); • если нотариус не владеет языком, перевод может быть совершён переводчиком, подлинность подписи которого свидетельствует нотариус (ст. 81 Основ). Из этого следует, что нотариус свидетельствует подлинность подписи переводчика на переводе документа в следующих случаях, если: • при совершении нотариального действия (удостоверении сделки, завещания, свидетельствовании верности копии и др.) выяснится, что гражданин не знает языка, на котором ведётся нотариальное делопроизводство; • при совершении нотариального действия (удостоверении сделки, свидетельствовании верности копии и пр.) одновременно совершается и перевод документа (подлинника) на другой язык; 2 • необходимо осуществить перевод документа (паспорта, свидетельства о рождении, договора, доверенности, согласия, заявления, обязательства, водительского удостоверения и других документов), предназначенного для действия за границей, с одного языка на другой; • в иных случаях. 3. Проверка документов, представленных для совершения нотариальных действий 3.1. Установление личности переводчика. Требования, предъявляемые к переводчику В том случае, когда нотариус не знает языка, на котором изложен документ, или языка, на который необходимо перевести текст документа, перевод такого документа осуществляется переводчиком. В таком случае нотариусом свидетельствуется не верность перево 3 нотариального действия относительно требований, предъявляемых к документам, составленным за границей с участием должностных лиц компетентных органов этих государств. По мнению ФНП и Комиссии по законодательной и методической работе, свидетельствование верности перевода документа, как и свидетельствование подлинности подписи переводчика на переводе такого документа, возможно только при условии, что предъявляемый для совершения нотариального действия документ легализован в установленном порядке (ответ от 08.12.2006 г. на запрос Нотариальной палаты Воронежской области от 14.07.2006 г. за исх. № 280/2-02). В настоящее время наиболее распространены два способа легализации: – консульская легализация; Легализация – это действие, посредством которого публичное должностное лицо удостоверяет достоверность подписи на документе и качество, в котором действовало лицо, подписавшее документ, а равно, в случае необходимости – подлинность печати или штампа, которым скреплён этот акт, с целью придания ему юридической силы на территории иностранных государств. Документы, происходящие из-за границы, могут быть легализованы двумя способами: v российским консулом на территории соответствующего иностранного государства, на территории которого издан данный документ; v в России – консулом государства, где данный документ составлялся. В этом случае такие документы также подлежат дополнительному удостоверению в Департаменте консульской службы МИД РФ; – апостилирование документа. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ. Позволить себе такую упрощённую процедуру легализации могут государства – участники Гаагской конвенции, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов (см. Приложение № 2). Гаагская конвенция распространяется на официальные документы, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территорию другого договаривающегося государства. Под официальными документами Конвенция рассматривает: 1) документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя; 2) административные документы; 3) нотариальные акты; 4) официальные пометки такие, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определённую дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса. Вместе с тем Конвенция не распространяет свою силу на: 1) документы, совершённые дипломатическими или консульскими агентами; 2) административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции. • Существует и третий вариант придания документу, составленному за рубежом, юридической силы, предусмотренный в ст. 106 Основ: «Без легализации такие документы принимаются нотариусом в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством РФ и международными договорами РФ». Подобным примером являются двусторонние договоры о взаимной правовой помощи и Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам. Исходя из этого, документы, которые на территории одной из стран-участниц рассматриваются как официальные документы, имеют на территории других государств-участников юридическую силу официальных документов. Перечень международных правовых актов, в которых отменена процедура легализации документов, участницей которых является Российская Федерация, содержится в Приложении № 3. 4 • Во-вторых, нотариус, руководствуясь положениями ст. 104 Основ, принимает документы, составленные в соответствии с требованиями международных договоров. • В-третьих, анализируя положения Основ, следует сделать вывод о том, что помимо специальных требований, которые содержатся в гл. XXI Основ, иностранный официальный документ должен соответствовать общим требованиям, предъявляемым к документу, представленному для совершения нотариального действия (ст. 45 Основ), то есть нотариус не примет документ: • имеющий подчистки либо подписки, зачёркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документ, исполненный карандашом; • документ, объём которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью. Несоблюдение этих требований может повлечь отказ в совершении нотариального действия по ст. 48 Основ ввиду того, что документ, представленный для совершения нотариального действия, не соответствует требованиям закона. Также следует помнить, что требования к форме документа могут устанавливаться международными договорами. Если международный договор отсутствует или не регулирует данный вопрос, нотариусу следует обратиться к положениям ст. 1209 ГК РФ «Право, подлежащее применению к форме сделки» (если представляется договор или доверенность). Срок действия доверенности и основания её прекращения определяются по праву страны, где была выдана доверенность. Подводя итог выше сказанному, нотариус должен помнить: 1. Любой представленный документ не должен вызывать у нотариуса сомнений относительно подлинности и целостности документа. 2. Документ, составленный на иностранном языке или имеющий любые фрагменты на иностранном языке, должен быть переведён на русский язык в установленном порядке. 3. Документ из-за рубежа должен быть легализован или апостилирован. 4. Документы, представленные на перевод, должны отвечать требованиям, указанным в ст. 45 Основ.

Источник: http://www.xn—-ztbgz.xn--p1ai/stati/2018-03-13/federalnaya-notarialnaya-palata-metodicheskie-rekomendatcii-na-t