Трудовая книжка собственность работника

Трудовая книжка

В соответствии со статьей 65 Трудового Кодекса РФ в настоящее время трудовая книжка используется в следующих ситуациях:

1. Для ведения непрерывной трудовой биографии работника.
2. Для подтверждения стажа при оформлении пенсии.

Кроме этого, часто работодатели проверяют записи трудовой книжки, выясняя причины увольнения с предыдущих мест работы и факты трудовой истории работника

В трудовых спорах копия с трудовой книжки так же может помочь работнику оспорить основания своего увольнения

Отменят ли трудовые книжки?

Несмотря на то, что есть определенные предпосылки для отмены института трудовых книжек в России, в ближайшее время рассчитывать на это не стоит.

Долгое время трудовой стаж для оформления и расчета пенсии определялся именно при помощи трудовых книжек. Но уже давно учет трудового стажа в России ведет Пенсионный Фонд по данным персонифицированного учета. Кроме того, практика других стран, включая наших ближайших соседей, например, Казахстана, показывает, что можно решать вопросы и без трудовых книжек.

Один из аргументов против отмены — неготовность Пенсионного фонда менять привычные процедуры.

Второй аргумент, на который ссылаются уже сами работодатели, состоит в том, что трудовая книжка содержит всю историю о деятельности работника, причинах увольнений, поощрениях.

При отсутствии такой истории работодателям сложно получить информацию о том, насколько надежен принимаемый на работу сотрудник и не скрывает ли он неблагоприятные факты своей прошлой биографии.

Однако не секрет, конечно же, что в ряде случаев увольнение по инициативе работодателя далеко не всегда отражается в трудовой книжке, — нередко встречается, что работник с работодателем договариваются «не портить» трудовую книжку, подменяя реальные причины увольнения другими основаниями.

Еще один аргумент — сбои в работе системы персонифицированного учета в Пенсионном Фонде и недостаточность данных. Например, некоторые профессии и производства дают основания для досрочного выхода на пенсию и требуют подтверждения специального стажа.

Только данные персонифицированного учета такого подтверждения дать не могут. Однако, справедливости ради, стоит сказать, что и трудовой книжки для этих целей Пенсионному фонду недостаточно.

Как правило, требуется собрать внушительный пакет дополнительных документов.

Говорить об отмене трудовых книжек пока не приходится, хотя со временем вводятся послабления для отдельных категорий работников или организаций.

Например, принимая на работу дистанционных работников (в соответствии с главой 49.1 Трудового Кодекса РФ, работодатель может не вносить записи в трудовую книжку.

Трудовые книжки не заполняются в случаях, когда работодателем выступает физическое лицо, при этом не являющееся индивидуальным предпринимателем. Работники нанимаются, например, для помощи с ведением личного хозяйства. Такая практика у нас не очень распространена, но случается.

В Госдуме длительное время рассматривался законопроект (проект Федерального закона N 1050405-6), который позволял бы организациям, имеющим статус микропредприятий, либо вообще не вносить в трудовые книжки записи о работе нанятых сотрудников, либо вносить, но возвращать трудовые книжки на хранение самим работникам.

Однако из текста Федерального Закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» положения о трудовых книжкам были изъяты.

Порядок ведения трудовой книжки

Трудовая книжка является бланком строгой отчетности со многими степенями защиты, изготавливаемым Объединением ГОЗНАК.

Завести трудовую книжку может только работодатель при первичном трудоустройстве сотрудника. Порядок, как именно организация может приобрести трудовую книжку, описан в приказе Минфина от 22.12.2003 года №117н.

Правила, что и как вносить в книжку, детально определены еще двумя важными документами:

При заведении трудовой книжки сотруднику титульная страница заполняется, по возможности, в присутствии сотрудника; там же работник ставит свою подпись, подтверждая правильность внесенной информации.

Обратим внимание, что граждане Белоруссии приравнены в своих трудовых правах гражданам России, и белорусские трудовые книжки принимаются к ведению работодателями в России.

При приеме нового сотрудника на работу учитывайте следующие моменты.

• Проверьте наличие трудовой книжки у работника, если это не первое место его работы.
• Убедитесь, что в трудовой книжке проставлена запись об увольнении сотрудника с предыдущего места работы. Если сотрудник не уволен с прежней работы, принять его по основному месту на новую работу нельзя.
• При приеме на работу совместителя трудовая книжка не требуется.

В трудовые книжки вносятся записи, которые идентифицируют сотрудника и так или иначе влияют на расчет его трудового стажа, а именно:

• Информация о работнике (ФИО, дата рождения, образование);
• Выполняемая работа
• Перевод на другую постоянную работу;
• Награждения, поощрения;
• Несение воинской службы;
• Увольнение и прекращение трудового договора;
• Работа по совместительству (при желании).

Помните, что для внесения или исправления каждой записи в трудовой книжке должно быть обязательно документальное обоснование: паспорт, диплом, приказ и так далее.

Следует очень внимательно делать записи в трудовой книжке, так как ошибки или неточности могут послужить основанием для Пенсионного фонда признать запись недействительной, а, следовательно, исключить этот период из трудового стажа.

В свою очередь часто возникают ситуации, когда необходимо вносить изменения или исправления в трудовую книжку, важно понимать, какие исправления допустимы, а какие нет, какие основания для исправлений и как правильно вносить все изменения.

Утеря и восстановление трудовой книжки

Если трудовой книжки у сотрудника нет (потерял или испортил), и никаких справок, подтверждающих предыдущий опыт нет, то сотрудник должен написать заявление в свободной форме с указанием причин, почему документ отсутствует, и работодатель обязан оформить новую трудовую книжку.

Если сотрудник хочет восстановить утерянную книжку, то ему необходимо обращаться за дубликатом к работодателю по последнему месту работы. В течение 15 дней дубликат должен быть оформлен.

Если бывший работодатель ликвидирован, сотрудник может оформить дубликат и через нового работодателя, но надо понимать, что такой обязанности у компании нет. Для подтверждения своего трудового стажа сотрудник должен предоставить заверенные копии приказов, которые послужат основанием для внесения записей.

Стоит обратить внимание, что работодатель может потребовать от работника возмещения стоимости приобретения трудовой книжки (в соответствии с п. 47 постановления Правительства «О трудовых книжках»). Как правило, сотрудника просят написать заявление об удержании этой суммы из заработной платы.

Вместе с тем, организация может не требовать с сотрудников оплаты бланков трудовых книжек и вкладышей, если указать соответствующее условия в локально-нормативном акте.

Выдача трудовой книжки на руки

Несмотря на то, что документ оформлен на имя сотрудника, как только он устраивается на работу в компанию, трудовая книжка будет ему недоступна. Работодатель имеет право выдать книжку сотруднику на руки только для предъявления в Пенсионном фонде при оформлении пенсии.

Во всех других случаях сотрудник может получить только ее заверенную копию.

Обратите внимание, что для фиксирования выдачи трудовых книжек работающим сотрудникам и ее возврата желательно завести отдельный журнал, поскольку использовать для этих целей книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней невозможно из-за отсутствия в ней нужных граф.

Во многих случаях трудовая книжка окажется вам полезной или необходимой.

• Если вы работаете, то оригинал трудовой книжки вам понадобится только при оформлении пенсии в Пенсионном Фонде. В остальных случаях достаточно копий.
• Трудовая книжка обязательно выдается сотруднику в день увольнения.
• Банки просят заверенную копию при получении кредита или ипотеки, когда хотят убедиться, что перед ним не безработный, а человек, имеющий постоянный доход.
• Визовые службы отказались от запроса копий трудовой книжки при оформлении загранпаспортов, но в анкетах есть требование заполнить опыт вашей работы за сколько-то лет. Если у вас было несколько работ, то лучше взять копию трудовой и свериться, что все заполнено корректно.
• При трудоустройстве на работу по совместительству трудовая, как таковая, вам не нужна, но у вас могут попросить ее копию.
• В некоторых судебных разбирательствах может потребоваться копия трудовой книжки. Часто это бывает в трудовых спорах.
• Для оформления некоторых льгот и субсидий официальные органы могут попросить копию трудовой книжки: например, при оформлении пособия семьям, у которых доход на каждого члена семьи ниже прожиточного минимума, субсидий на услуги ЖКХ.
• Ну и в некоторых случаях наличие копии трудовой книжки под рукой вам определенно поможет. Например, если оригинал потеряли, то копия существенно облегчит задачу восстановления. Или если вы впервые делаете свое резюме для поиска работы.

Источник: https://clubtk.ru/trudovaya-knizhka-osnovy

Как оформляются и ведутся трудовые книжки

Трудовая книжка может быть оформлена только в организации, индивидуальные предприниматели сами о себе делать в ней какие-либо записи не могут, но им позволено вносить данные о лице, работающем у них по трудовому договору.

Бланк трудовой книжки находится в свободной продаже, но чаще ее выдают на первом месте работы после оформления трудового договора. Работодатель обязан оформить этот документ уже спустя 5 дней с момента начала трудовой деятельности лица.

Каждая запись должна быть внесена только на основании соответствующего приказа и не позднее семи дней от даты его подписания.

Все записи делает уполномоченное лицо, закрепленное приказом и после совершения очередной отметки с книжкой должны ознакомить сотрудника – владельца трудовой книжки.

По общим правилам, все записи вносятся на русском языке, ручкой черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения не допускаются. Более подробно правила ведения трудовых книжек изложены в специальной Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №69.

Структура трудовой книжки

Трудовая книжка имеет следующую структуру:

• обложка с надписью «Трудовая книжка».
• Титульный лист, где отражены персональные сведения владельца, а также указаны индивидуальные серия и номер документа.
• Два раздела – «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Первый раздел содержат графы: номер по порядку, дата внесения записи, данные о приеме на работу, сведения о квалификации, данные об увольнении с указанием причин. Указываются и документы, на основании которых вносятся соответствующие записи.

Недействительность записи в трудовой книжке

В любом документе могут быть ошибки. Случаются они и при внесении записи в трудовую книжку. Если запись неточна или неправильна, просто зачеркнуть ее нельзя, а необходимо признать недействительной и для этого существует определенная процедура.

После последней отметки в трудовой книжке, под следующим порядковым номером и с указанием даты, в третьей графе, вносятся сведения о том, что запись под таким-то номером недействительна.

После этой фразы записываются сведения в правильной формулировке, а в четвертой графе – номер приказа или распоряжения, на основании которого была внесена правильная запись.

Такие изменения могут быть внесены как по месту работы, где была произведена ошибочная запись, так и работодателем на новом месте, но при предоставлении официального документа от нанимателя, допустившего неточность.

Как заполняются сведения о работнике

На титульном листе заполняются такие личные данные работника как фамилия, имя отчество, дата рождения, которые записываются только с предъявленного паспорта и указываются полностью, без сокращений. Кроме того, на основании документа из образовательного учреждения в трудовую книжку вносятся сведения об образовании и специальности работника.

В том числе допустимо внесение сведений о неоконченном образовании соответствующего уровня.

Сделать это можно после предъявления соответствующих документов (например, справки из ВУЗа или студенческого билета).

Также необходимо отразить такие сведения о трудовой деятельности работника, как о приеме его на службу, переводе, присвоении квалификации, увольнении, получении еще одной профессии, службе в армии, прохождении курсов, работе по совместительству.

После записи основной информации, в нижней части страницы владелец трудовой книжки ставит свою подпись. Аналогичные действия проделывает лицо, заполняющее документ, скрепив свою подпись печатью.

Порядок изменения записи в трудовой книжке

Если необходимо изменить анкетные данные работника, то делается это согласно вышеназванной Инструкции, следующим образом.

Запись должна быть аккуратно зачеркнута одной чертой и поверх нее либо снизу, где позволяет свободное место, записываются новые данные.

При этом на внутренней стороне обложки книжки в обязательном порядке отмечается пояснение с указанием документов, на основании которых были внесены изменения.

Если необходимо внести дополнительные сведения об образовании (например, работник со средним образованием во время трудовой деятельности закончил ВУЗ и получил образование высшее), то Инструкция указывает – просто добавить эти сведения к уже имеющимся через запятую. Делать ссылку на подтверждающий этот факт документ закон не обязывает, но и не запрещает.

Заполнение сведений о работе

Сведения о работе отражаются в специальном разделе трудовой книжки. При заполнении сведений о работе полное название предприятия, в котором трудится лицо, указывается в виде заголовка, при этом в первой графе записывается порядковый номер, а во второй – дата приема на работу.

Кроме того, в данном разделе вносятся также сведения о должности, специальности, профессии, а также в четвертой графе указан номер приказа и дата его подписания, на основании которого лицо принято на работу. 

Если гражданин работает по совместительству, то трудовую ведет та организация, где он ведет свою основную деятельность и именно эта запись является первоочередной. А запись о совмещенной работе вносится следующей под очередным номером. 

При изменении названия организации об этом также необходимо внести запись с указанием соответствующего приказа или распоряжения и даты смены названия.

 Период отбывания наказания в виде исправительных работ в непрерывный трудовой стаж не засчитывается.

В этом случае также делается отметка, которая должна гласить, что начиная с даты отбытия этого вида наказания и по дату его окончания этот срок в непрерывный стаж не засчитывается. 

Порядок внесения сведений о награждении

Принцип внесения информации в этом разделе — «Сведения о награждениях» — аналогичен предыдущему разделу.

То есть, сначала в виде заголовка пишется полное название организации, затем в соответствующих графах указываются порядковый номер записи, дата награждения, кем, чем и за какие заслуги награжден работник. В последней графе записывается номер приказа о награждении и дата его подписания.

После увольнения все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у одного работодателя, заверяются его печатью. Такое же правило относится и к сведениям о вознаграждениях. 

В настоящее время награждения и поощрения объединены в один раздел трудовой книжки, тогда как в документе старого образца их различали.

Нет определенного правила, какие виды поощрений вносить в книжку нельзя.

Поэтому, помимо государственных наград, званий, знаков, дипломов, владелец трудовой может потребовать внести запись о любом поощрении, вплоть до почетной грамоты и благодарности.

Запись об увольнении и основания

При увольнении работника есть два варианта формулировки записи об этом: «Уволен (в связи, за и т.д.)» и «Трудовой договор расторгнут или прекращен (в виду, в связи и т.д.)».

Если работник увольняется по собственному желанию, то формулировка такой записи стандартна и делается она со ссылкой на пункт 3 части первой статьи 77 Трудового Кодекса РФ. Когда же увольнение происходит по другим общим основаниям, то формулировки могут быть различны.

В любом случае, запись делается со ссылкой на соответствующие пункт и часть статьи 77 ТК РФ.

Для увольнения работника может быть множество оснований. К наиболее распространенным можно отнести увольнение в связи с истечением срока трудового договора, по соглашению сторон, в порядке перевода по просьбе работника и т.п. Запись делается в день увольнения сотрудника.

Дубликат трудовой книжки

Если книжка закончилась и в ней больше не осталось места для внесения информации, то выдается специальный вкладыш. Сам по себе он недействителен и имеет юридическую силу и значение только с трудовой.

В случаях утери трудовой книжки, негодного состояния документа или наличии неверных данных, законом предусмотрена выдача дубликата.

Дубликат должен содержать информацию, полностью соответствующую той, что содержалась в первичном документе.

Оформляется дубликат трудовой книжки в настоящем месте работы лица, но собрать документы с предыдущих мест трудовой деятельности (а без них внесение сведений в дубликат и подсчет общего трудового стажа невозможны), к сожалению, задача только самого работника единолично.

Организация по закону должна оказать содействие в этом вопросе, но на практике бегает по предыдущим местам работы в поисках необходимых справок только сам человек, которому необходимо оформить дубликат документа.

Источник: https://advokat-malov.ru/trudovoj-dogovor/trudovaya-knizhka.html

Основы

История использования документа началась еще 80 лет назад. С годами трудовые книжки стали более модернизированными, а последние изменения, которые коснулись формуляра и правил его оформления, направлены на увеличение защитных свойств документа от внесения лживых данных или несанкционированного использования.

Важно! Согласно действующему законодательству, ТК относится к числу бумаг, которые требуются при трудоустройстве, поэтому при порче или утере документа необходимо узнать, как восстановить трудовую книжку.

В зависимости от того, кем была допущена утеря трудовой, тот и должен понести финансовые затраты, направленные на повторное получение. Если же нарушение было допущено в результате оплошности самого работника, то наниматель имеет право требовать возмещение финансовых убытков, с которыми столкнулась фирма во время восстановления бумаг.

Целесообразность использования подобных отчетов вызывает массу споров.

Это связано с тем, что изначально такая форма фиксации рабочих правоотношений была предусмотрена для того, чтобы систематизировать количество отработанных лет, занимаемых должностей и получаемых окладов, что влияло на начисление пенсионных отчислений. То есть владелец персонального отчета отправлялся в пенсионный фонд, где сдавал трудовую книжку.

Сегодня все происходит гораздо проще: Пенсионный фонд самостоятельно фиксирует и систематизирует данные о трудоднях каждого гражданина. Аналогично работают и сервисы обязательного государственного страхования, поэтому в сохранности экземпляра нет необходимости.

С другой стороны, может возникнуть масса проблем, связанных с использованием трудовых. Эти бумаги требуются при оформлении кредитных займов как подтверждение официального трудоустройства. Внесение ложных сведений может стать результатом мошеннического завладения кредитными средствами.

Открытие

Как оформить вкладыш в трудовую книжку, должен знать каждый работник кадрового подразделения.

Согласно требованиям законодательства, работодатель, который привлекает соискателя к работе впервые, обязан оформить и предоставить трудовую книжку, которая должна быть организована в течение одной календарной недели с момента принятия гражданина в штат.

Если же соискатель приходит со своим формуляром, где уже значатся данные о прежних местах работы, то руководителю предстоит разобраться, верный ли документ, правдивы ли внесенные в него данные. Сделать это можно несколькими способами:

• личное обращение к руководству с предыдущего места работы, где был трудоустроен гражданин, чтобы уточнить верность отображенной информации;
• проверка бланка, который должен содержать личный номер (анализ серийного номера позволит узнать, совпадает ли год изготовления формуляра с присвоенными номерными знаками);
• проверка реквизитов, которые значатся у каждой из записей, а именно подписей и печатей.

В 2003 году был выпущен новый бланк, который имеет дополнительные меры безопасности – например, водяные знаки, расположенные на каждой странице, подлежащей заполнению. Требования, как правильно заполнить трудовую книжку, не изменились.

Применение

При поступлении на работу соискатель передает администрации фирмы обширный пакет документов, среди которых есть и трудовая книжка. На протяжении периода выполнения труда указанные бумаги хранятся в кадровом отделе работодателя. В обязанности кадрового работника входят учет документов и использование их по назначению.

В отношении трудовых формуляров сотрудник кадровой службы предприятия выполняет следующие действия:

• сохранность всех формуляров, которые переданы работодателю при поступлении на работу всеми участниками правоотношений;
• установление гарантий сохранности подведомственных документов;
• оформление специального Журнала, в котором будут отображаться все передвижения трудовых, а также их действующее нахождение;
• заполнение бланка при увольнении.

Если место работы является в трудовой практике первым, то необходимо заполнение чистой трудовой.

Также кадровым сотрудником отображаются все исправления в трудовой книжке, которые связаны с трудоустройством, выполнением служебных обязанностей, прекращением рабочего контракта с конкретным предприятием.

Внесение данных не может производиться только по инициативе ответственного лица. Возле каждой записи требуется утверждение информации личной подписью руководства и юридической печатью организации.

Особенности

Нередки факты привлечения к официальному труду лиц, которые являются иностранными подданными. Такая возможность устанавливается внутренними нормативными актами и международными соглашениями, но на практике могут возникнуть сложности с ведением рабочей документации. Первый вопрос – это трудовая книжка и необходимость ее использования.

Во многих странах (особенно бывшего СНГ) практикуется ведение аналогичных формуляров, но на территории России они юридической силой не обладают, то есть будет считаться, что соискатель не имеет трудовой книжки. Тогда нужно ли заполнять в отношении иностранного служащего федеральный формуляр?

В нормах отечественного законодательства отсутствуют требования и разъяснения касательно данного факта, но руководители предприятий предпочитают заводить новый формуляр на вновь прибывших служащих, поскольку правовая норма, в которой указывается необходимость ведения трудовых, не предусматривает исключений в отношении иностранных граждан.

Восстановление

Указанный документ подлежит строгому учету и сохранности, но нередки ситуации, когда в силу утери или порчи возникает вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки. Каждому трудящемуся гарантировано право оформления нового документа, который после подписания собственником получает юридическую силу, равную изначальному экземпляру.

Независимо от того, по чьей вине возникла необходимость повторного получения бланка, в его повторной выдаче принимают участие в равной степени и работодатель, и сотрудник.

Служащий кадрового отдела обязуется подготовить, оформить и полностью заполнить документ.

Работник должен собрать официальные выписки с предыдущих мест работы, на основании которых в документы будет вноситься информация.

Чтобы получить новый формуляр, сотруднику необходимо подать заявление администрации фирмы, после чего начинается процесс сбора выписок об имеющемся стаже. Данные вносятся в бланк, и затем происходит его утверждение начальником.

Процедура бесплатна, но служащему придется оплатить стоимость нового бланка трудовой, цена которого варьируется в пределах 200 рублей.

После изготовления документа трудовая книжка вручается владельцу под подпись, чтобы исключить вину фирмы в возможной дальнейшей утере или порче.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/trudovaya/

Является ли трудовая книжка бланком, подлежащим строгой отчетности?

Новое законодательство изменило порядок начисления и определения пенсий после вступления в силу закона об индивидуальном учете в области пенсионного страхования и введения справки СЗВ-К.

Теперь основное значение имеют страховые взносы человека в Пенсионный фонд, а не сведения трудовой книжки. Многие восприняли это как отказ от трудовых книжек.

Поэтому возникают вопросы, нужна ли работающему человеку трудовая книжка и является ли трудовая книжка бланком строгой отчетности.

Несмотря на нововведения в пенсионном страховании, трудовая книжка, как и раньше, относится к обязательным документам, подтверждающим трудовой стаж человека.

Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка относится к основным документам, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника, что также отмечено в Правилах хранения и ведения трудовых книжек.

Все вопросы, связанные с заполнением, хранением и учетом трудовых книжек, регулируются законодательными актами Трудового кодекса РФ, Правилами заполнения и хранения, Инструкцией по заполнению и хранению трудовых книжек, а также Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках».

Согласно ст. 65 ТК, трудовая книжка используется кадровиками для расчета непрерывного трудового стажа, при расчете и применении пособия по нетрудоспособности, а также является обязательным документом при приеме на работу.

Являются ли трудовые книжки бланками строгой отчетности?

Согласно Постановлению правительства РФ, трудовые книжки являются документами (бланками) строгой отчетности и требуют хранения на предприятии в соответствии с требованиями к хранению документов строгой отчетности.

С января 2004 года в оборот введен новый бланк трудовой книжки. Каких-либо глобальных изменений новая книжка не претерпела. Основные пункты заполнения и их очередность остались прежними, изменился размер книжки, цвет (зеленый) и количество страниц (в новом образце их 44 вместо 40). Соответственно изменен и герб на обложке (с герба СССР на герб РФ).

Особое внимание было уделено защите бланков от подделок.

Новые трудовые книжки получили несколько степеней защиты, в их числе специальная бумага с водяным знаком, специальная прошивка и проявляющаяся в ультрафиолетовом свете надпись «Трудовая книжка», призванная исключить возможность подделки и замены листов и вкладышей.

Также все бланки книжек и вкладышей имеют учетные порядковые номера. Работники, имеющие старые образцы трудовых книжек, имеют право продолжать ими пользоваться – обязательная замена старых бланков не предусмотрена законом.

Получение и заполнение трудовой книжки

После вступления в силу нового законодательства был изменен и порядок обеспечения бланками трудовых книжек работодателей. Предприятие «Гознак» (производитель бланков) распространяет трудовые книжки через уполномоченные компании. На сегодняшний день это:

• ООО «СпецБланк»,
• ГУП «Главснаб Правительства Москвы»,
• ЗАО «Разносбыт».

По новым правилам работодатель для получения бланков должен оформить заявку в письменном виде на адрес распространителя на фирменном бланке своей компании, и только тогда он может получить бланки.

https://www.youtube.com/watch?v=wrR3YixD0_0

Выдача трудовых книжек производится только по требованию кадровика, в случае необходимости внесения новых сведений в трудовую книжку, а также при увольнении и приеме на работу сотрудников.

Вместе с новой формой трудовой книжки Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года также были утверждены и Правила ведения и хранения трудовых книжек. Этими правилами определяется порядок внесения исправлений и записей в трудовые книжки. Согласно этим правилам:

• трудовая книжка работников, которые работают на предприятии более 5 дней, должна быть заполнена и вестись ответственным лицом организации}
• вместе с трудовой книжкой на каждого сотрудника должна быть заведена личная карточка, в которой дублируется информация из трудовой книжки}
• бланки трудовых книжек заполняются на русском языке, при необходимости записи могут дублироваться языком, официально утвержденным как второй государственный в республике в составе Российской Федерации}
• трудовая книжка заполняется записями со сведениями о работнике, выполняемых им работах, квалификационном уровне работника, переводах на другие постоянные работы, увольнениях и награждениях за успехи в выполняемых работах}
• все записи вносятся исключительно на основании соответствующих приказов и распоряжений, о чем вносится отметка в записи.

В Правилах предусмотрено, что трудовая книжка работника, принятого на свое первое рабочее место, должна быть заполнена в течение недели с даты его приема и в его присутствии.

В трудовой книжке отмечаются данные о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения), а также информация об образовании, профессии и специальности принятого на работу.

Все данные вносятся на основании соответствующих подтверждающих документов (паспорт, диплом и т.д.).

В процессе ведения трудовой книжки могут вноситься другие записи, такие как:

• повышение уровня квалификации сотрудника}
• присвоение наград и поощрений за успехи в работе}
• перевод на новое место работы}
• повышения или понижения в должности}
• увольнение}
• исправление ошибок или неточностей.

Все записи в трудовую книжку заносятся в недельный срок со дня утверждения соответствующего приказа или распоряжения администрацией предприятия.

Работодатель обязан сообщать работнику обо всех вносимых в трудовую книжку записях, что подтверждается подписью работника в личной карточке.

Формулировки вносимых записей должны в точности соответствовать текстам приказов или распоряжений.

В трудовой книжке не отмечаются записи о взысканиях с работника, за исключением случаев, когда в виде дисциплинарного взыскания предусмотрено увольнение. Также работодатель обязан по требованию работника выдавать в трехдневный срок копию трудовой книжки или выписку из нее.

После заполнения титульной страницы заполняется раздел «Сведения о работе». Заполнение этого раздела производится в следующем порядке:

1. По центру в графу №3 вносится полное наименование предприятия (разрешается применять штамп с полным наименованием организации).
2. В графе №1 (на уровне первой полосы, находящейся под заголовком) арабскими цифрами вносится номер записи, следующий по порядку.
3. В графе №2 указывается дата произведения записи, которая должна помещаться во временные рамки, не превышающие недельного срока с даты соответствующего распоряжения.
4. В графу №3 вносится текст записи (приема на работу, повышения, перехода на другую должность и т.д.), который должен соответствовать тексту распоряжения или приказа. Текст записи не должен иметь сокращений, зачеркиваний, должен быть выполнен аккуратно.
5. В графе №4 отмечается дата приказа или распоряжения, на основании которого произведена запись в трудовую книжку, а также номер документа.

В случае допущения ошибки в записи она не вычеркивается. В следующей графе вносится новая запись, которая имеет новый порядковый номер, в которой указывается, что предыдущая произведена с ошибкой, а данная запись является исправлением.

Есть некоторые особенности при внесении записи об увольнении сотрудника:

• дата записи должна соответствовать дате приказа об увольнении}
• в тексте записи нужно указывать причину увольнения в четком согласовании с Трудовым кодексом РФ, ссылаясь на подходящую статью и пункт.

При увольнении трудовая книга должна быть заполнена и выдана работнику на руки в день увольнения, иначе, согласно ТК РФ, работодатель несет материальную ответственность перед сотрудником.

Правила учета и хранения трудовых книжек

В связи с тем, что трудовая книжка является бланком строгой отчетности, законом предусмотрен порядок ее хранения и учета. В каждой организации должна быть Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также должна вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

В бухгалтерии организации ведется приходно-расходная книга. Согласно п.

41 Постановления Правительства, в этой книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей отмечаются все движения, связанные с приобретением и использованием бланков трудовых книжек.

В книгу вносятся записи по факту получения бланков от распространителей и их выдачи вновь принятым на работу сотрудникам. Все записи в книге должны иметь отметки о серии и номере выданного вкладыша или трудовой книжки, информацию об их стоимости.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним принимаются на баланс предприятия в составе материальных ценностей, о чем производится отметка в счете 006, который называется «Бланки строгой отчетности». Бланки должны учитываться в штуках.

Оплата за бланк трудовой книги возлагается на сотрудника, впервые принятого на работу, оплату бланка вкладыша также производит сотрудник, в случае когда в его трудовой закончились страницы раздела «Сведения о работе». Запрещается вычитать стоимость бланков из заработной платы. Оплата может вноситься наличными по приходному кассовому ордеру или на счет предприятия через банк.

Также бланки могут предоставляться работникам бесплатно, в случае, когда по вине чрезвычайной ситуации происходит массовая утеря бланков, находящихся на предприятии, а также в случае порчи бланка ответственным работником предприятия. Такие бланки книжек и вкладышей требуют списания, которое оформляется соответствующим актом по форме 0504816.

Есть примеры, когда в правилах внутреннего распорядка предусмотрено отсутствие оплаты работником за бланк. В таких условиях оплату за бланк берет на себя работодатель.

Книга учета движения трудовых книжек должна находиться и заполняться в кадровом отделе или у специально назначенного сотрудника. В данную книгу вносятся записи о трудовых книжках принятых на работу сотрудников как впервые трудоустроенных, так и имеющих уже бланки трудовых книг. В записях указываются следующие данные:

• дата приема сотрудника на работу}
• данные сотрудника (фамилия, имя, отчество)}
• номер и серия трудовой книжки}
• место работы и должность, на которую принят работник}
• номер и дата документа, подтверждающего прием на работу сотрудника.

Все трудовые книжки находятся в отделе кадров предприятия весь период работы сотрудников, но при этом являются собственностью последних.

При увольнении с работы и получении на руки трудовой книжки работник должен подтвердить этот факт своей подписью в личной карточке. Также запись о выдаче отмечается в книге учета движения трудовых книжек и подтверждается подписью сотрудника, получившего документ на руки.

Ежемесячно ответственный сотрудник отдела кадров должен сдавать в бухгалтерию отчет о фактическом количестве бланков трудовых книжек, их расходе за отчетный период и сумме, вырученной за оказание услуг оформления (п. 42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках»).

Согласно п. 41 Постановления Правительства, все листы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее обязательно должны быть прошнурованы, заверены печатью предприятия и подписью руководителя, пронумерованы, а также опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Заполненные трудовые книжки относятся к документам и не являются бланками, поэтому их нет необходимости учитывать в счете 006 и приходно-расходной книге.

Источник: https://hr-portal.ru/article/yavlyaetsya-li-trudovaya-knizhka-blankom-podlezhashchim-strogoy-otchetnosti

Книжка трудовая: актуальная информация о документе

Книжка трудовая — документ, с которым постоянно работает кадровик. Изучите статью, чтобы понять, какие бланки действительны на территории РФ, как их хранить, на что обращать внимание.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка — официальный персональный документ, который содержит записи о местах работы, трудовом стаже. Ее листы пронумерованы с целью предотвратить вырывание отдельных страниц, на которых содержатся нежелательные записи.

Книжка трудовая включает:

Скачать трудовую книжку (бланк)

На территории Российской Федерации действуют образцы бланков, принятые в 1938, 1973, 2003 годах. Подробнее о сериях трудовых книжек читайте в «Системе Кадры». Обновленный вариант документа начали применять с января 2004 года. Он изготавливается объединением «Госзнак» по государственному заказу.

Измененная трудовая книжка обладает средствами защиты. На нее нанесена светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка» на специальном шве, который скрепляет ее страницы. Листы изготовлены из плотной бумаги — на них содержатся водяные знаки.

Справка: реализацию легальных экземпляров осуществляет официальный распространитель на основании документов на право реализации и договора о продаже.

Книга имеет серую обложку, на которой выбит герб России. Документ меньшего размера по сравнению с ранее действовавшей книжкой трудовой.

Трудовые книжки вместе с вкладышем выдаются работодателем согласно приказу по Министерству финансов от 22 декабря 2003 года под № 117н. Используемые ранее бланки старого образца не подлежат обмену, о чем сказано в приказе. В настоящее время они действуют наравне с новыми документами. Работник компенсирует стоимость бланков нового образца.

Обратите внимание! В компании должно быть достаточное количество бланков и вкладышей к ним. Вы не имеете права требовать новую книжку от человека, который впервые устраивается на работу. Связано это с тем, что купить ее он не может.

В последние годы ведутся споры о необходимости отмены бумажных книжек трудовых. Изначально переход на электронный документооборот был запланирован на 2019 год. Но как отмечают специалисты, этого не произойдет, ведь многие работающие граждане начали деятельность до 2002 года.

Информацию об их стаже подтверждают только эти документы. К тому же отмена трудовых может лишить работников доказательств в суде. Узнайте, что думают кадровики об отмене трудовых книжек. Редакция электронного журнала «Кадровое дело» собрала мнения о будущих изменениях.

Когда вставляют вкладыши в трудовые книги?

Вкладыш оформляйте в случае, если графы раздела полностью заполнены, при этом нужно внести новые сведения. На практике чаще встречается ситуация, когда заполненными оказываются листы, включающие сведения о работе. Не вносите данные в другой раздел — такие действия кадровика расцениваются как неправомерные.

Придерживайтесь общих правил при оформлении вкладыша. Они аналогичны порядку, применяемому для заполнения книжки трудовой. Опирайтесь на указания, содержащиеся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 года под № 225. Вкладыш вшивайте в основной документ.

Как проверить подлинность трудовой книжки?

Книгу нового образца проверить легче, так как она имеет несколько уровней защиты. Учитывайте, что документ старого образца подделывают чаще. Тщательно проверяйте оригинальность прежних записей и документов. Если немолодой работник просит оформить новую трудовую по причине отсутствия старой, это должно вас насторожить.

При проверке придерживайтесь следующих правил:

• сравните даты выпуска документа с его серийным номером;
• анализируйте правильность заполнения записей;
• проверяйте наличие подписи уполномоченного лица, печати.

Смотрите видео о том, на что нужно обратить внимание при работе с трудовыми книжками. Специалист в области трудового права расскажет, какие документы регламентируют работу с трудовыми книжками.

Смотреть видео

Справка: не принимайте трудовые книжки, принесенные сотрудником, если листы имеют серьезные повреждения. Пусть он запросит оформление дубликата в прежней организации.

При заполнении документа, когда принимаете работника, придерживайтесь правил. Эксперты «Системы Кадры» составили для вас подборку 100 готовых образцов идеальных записей.

Они помогут избежать ошибок и вопросов со стороны проверяющих органов и претензий сотрудников.

С помощью них вы сэкономите не только свое время, но и избежите общения с работниками, уже покинувшими организацию.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Книжки трудовые с вкладышами, в том числе чистые экземпляры, храните в организации сообразно положениям 45 пункта нормативного акта «Правила учета и хранения трудовых книжек». Помещайте их в специальные сейфы, боксы с крышками, которые изготовлены из металла.

Трудовая книжка работника приравнена к документам строгой отчетности. Поручайте их заполнение, хранение, учет начальнику кадровой службы, старшему инспектору. Официальные лица, несущие ответственность, назначаются приказом, который оформляют по всем правилам. Они обязаны контролировать движение книжек, выдачу дубликатов и прочие операции.

В каких случаях выдавать трудовые книги или копии?

Трудовые книги подлежат хранению в организации. Возвращайте их на руки только при увольнении. Факт выдачи фиксируйте в журнале, просите сотрудника расписаться в нем.

Выдавайте оригинал и в том случае, когда сотрудник оформляет пенсию в ПФР. Если книга нужна для получения кредита, оформления совместительства, льгот, субсидий, подойдет ксерокопия. Заверьте ее росписью, поставьте печать, чтобы придать юридическую силу. Опирайтесь на новый ГОСТ.

Нужны ли трудовые книжки работников иностранным гражданам?

При приеме на работу лиц, прибывших из других стран, нередко возникают сложности. Они вызваны подготовкой и оформлением документом.

Работники редко предоставляют книжки трудовые, заполненные в соответствии с действующими на территории РФ правилами.

Учитывайте, что если принимается иностранный гражданин, с правовой точки зрения он признается как не имеющий книгу.

Законом не урегулирован вопрос о заведении документа иностранным гражданам, но работодатели, опираясь на положения локальных актов, оформляют бланк. Изучите и письмо Роструда №908—6-1. Оно опубликовано 15 июня 2005 года. В акте приведены разъяснения, касающиеся данного вопроса

Заполняйте личные данные на основании паспорта. Просите работника расписаться на титульном листе, подтвердить записанные сведения. Внимательно проверяйте внесенную в книгу информацию, чтобы избежать ошибок.

Вывод

Книжка трудовая — тот документ, за который организация несет полную ответственность. Придерживайтесь всех правил, касающихся ведения, хранения и учета, чтобы избежать штрафов.

Источник: https://www.kdelo.ru/trudovaja-knizhka