Исчисленная, удержанная, перечисленная сумма налога формы 2-НДФЛ
Житель Российской Федерации, имеющий официальный источник дохода, должен ежемесячно выплачивать государству налог с прибыли. Данные об исчислении, удержании обязательного платежа с физического лица в ФНС предоставляет работодатель. Сегодня мы рассмотрим перечисленную сумму налога в 2-НДФЛ.
Что представляет 2-НДФЛ
Справка о налоге на доходы – документ, где указывается информация об источниках официальной прибыли, заработной плате, больничных выплатах, материальной денежной помощи, высчитанных налогах за год. Выписка предоставляется гражданам, осуществляющим трудовую деятельность на территории России. Справку можно получить у работодателя после письменного обращения работающего физического лица.
Срок получения документа составляет 3 дня без учета выходных, праздничных дней.
Предназначение справки
2-НДФЛ – документ, в котором отражена платежеспособность трудового лица. Гражданин может потребовать справку для подтверждения ежемесячного дохода с постоянного места работы. Основное предназначение выписки для физического лица:
- оформление кредита, займа у финансовой организации
- получение государственного налогового вычета
- участие в судебном разбирательстве
- расчет пенсии
- начисление алиментов
- усыновление, оформление опекунства
- устройство на другое место трудовой деятельности
- оформление визы
- начисление денежных выплат по безработице, социальных льгот для малообеспеченных граждан
2-НДФЛ – юридическое подтверждение официальной ежемесячной прибыли физического лица. Документ требуется для оформления выплат, пособий, доказательства финансовой возможности в государственных ведомствах, организациях.
Гражданин вправе делать запрос для получения информации о корректном начислении зарплаты, правильном списании подоходного налога. Справка является обязательным документом для расчета пенсионных накоплений, страховых взносов.
Документ выдается только работодателем, который считается налоговым представителем сотрудника в соответствии со ст. 24 НК РФ. Он должен ежегодно отправлять отчетность в ФНС о денежных удержаниях с работников предприятия. Индивидуальный предприниматель не может предоставить бумагу на собственное имя.
Для получения кредита в финансовой организации, подтверждения дохода необходима налоговая декларация.
Видео о новой форме 2-НДФЛ:
ФНС запрашивает документ для административного регулирования подоходного налога с граждан. Ежегодное предоставление справок с организаций дает возможность выявить не перечисление денежных средств в государственный бюджет, применение неустановленных ставок налогообложения, факт невнесения обязательного платежа.
Предоставление 2-НДФЛ
Справка о доходах лица, имеющего официальное трудоустройство, выдается главой организации, предприятия, частной компании. Работодатель предоставляет документ в ФНС в обязательном порядке или сотруднику по его письменному заявлению.
Таблица 1. Порядок и описание представления документа.
Федеральная налоговая служба
Работник
Информация о доходах каждого работника в течение года
Информация о прибыли работника, с которого не взимались налоги на протяжении года
Сведения о доходах по собственному желанию
Обязательное требование по ст. 230 НК РФ
Обязательное требование по ст. 226 НК РФ
Письменный запрос по п.3 ст. 230 РФ, ст. 62 ТК РФ
Два: один в ФНС, второй – сотруднику организации
Указанное в заявлении
До 1 апреля истекшего календарного года
До 1 марта истекшего налогового периода, когда произошел инцидент
- посещение ФНС налоговым агентом, представителем работодателя
- электронное письмо
- факс
- личное посещение
- письмо через почтовое отделение
- личное посещение
- письмо через почтовое отделение
Работодатель обязан представить справку только сотруднику, с которым подписан трудовой договор. Для военнослужащих, заключивших контракт, налоговым агентом выступает государство. Представление НДФЛ формы 2 осуществляется в Едином расчетном центре Минобороны России.
Видео о проверке подлинности справки:
Срок предоставления
В соответствии со статьей 230 НК РФ налоговый агент учреждения до 1 апреля текущего года обязан подавать сведения о доходах, числившихся в штате сотрудников за истекший период. В соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ наниматель оповещает службу на протяжении месяца с момента подачи справки в ФНС о невозможности взыскания подоходного налога.
По ст. 62 ТК РФ сотрудник по собственному желанию может в любой период времени получить документ о ежемесячной прибыли на протяжении 3 дней.
Подписание справки
Особенности заверения налоговой документации регламентируются ст. 9 ФЗ № 402. Подписывать 2-НДФЛ может руководитель или его доверенное лицо.
На предприятии может быть создан документ, в котором будут указаны физические лица, имеющие право заверять справки о доходах сотрудников.
Указанные данные в справке 2-НДФЛ
Форма налоговой декларации, в которой отражена информация о ежегодном доходе, имеет 5 разделов. Пункты отражают сведения о руководителе, физическом лице, размере полученной прибыли, установленные льготы и вычеты, итоговую сумму подоходного налога гражданина.
Сведения о налоговом агенте
Обязательные данные об организации:
Для юридического лица необходимо указать номер, содержащий информацию о причине постановки организации на учет в налоговую инспекцию. Код классификатора предприятия позволяет внести полученные данные в единую базу организаций и индивидуальных предпринимателей в Российской Федерации. Если физическое лицо имеет доходы с нескольких подразделений, он должен указать ОКТМО каждого.
Информация о сотруднике
Выписка 2-НДФЛ делается на каждое физическое лицо, имеющее официальное трудоустройство. В документе обязательно должны быть отражены сведения о сотруднике:
- ИНН
- данные паспорта
- адрес, почтовый индекс фактического места проживания
- код статуса физического лица в зависимости от признания гражданина налоговым резидентом
- код документа для удостоверения личности владельца
Размер полученной прибыли
В третьем разделе справки 2-НДФЛ указывается информация о полученных доходах за запрашиваемый налоговый период. Дополнительные пункты:
В документе вписывается сумма прибыли за каждый месяц. По указанной цифре проставляется код дохода. Код вычета – цифровое обозначение налога, прописанное в едином справочнике.
Величина вычета указывает обязательный платеж трудового лица.
Установленные льготы
Четвертый раздел заполняется для граждан c социальными льготами, имущественными, стандартными, профессиональными вычетами. Налоговый вычет стандартной формы предоставляется гражданам, имеющим заработную плату меньше 20 тысяч рублей, на попечении несовершеннолетних лиц, детей от 18 до 24 лет, обучающихся на очном отделении в высших, средне специальных учреждениях.
В справке проставляется код, дата регистрации документа, код инспекции, принимавшей решение об установлении вычета.
Сумма налогообложения
В 5 разделе вписывается информация о заработной плате, налогах с прибыли, итоговая сумма дохода за заявленный период. В справке отражены сведения о денежных средствах, не удержанных руководителем организации за отчетные месяцы.
Величина налога
В документе, где прописывается доход и обязательные выплаты с ежемесячной выплаты, указываются 3 вида налогообложения:
- исчисленный – платеж, сумма которого равна прибыли без учета вычетов, умноженной на единую ставку подоходного налога
- удержанный – налог, который вычитается из заработной платы сотрудника организации
- перечисленный – сумма, переведенная работодателем для пополнения государственной казны
Видео о формировании справки в программе 1С:
Исчисление платежа осуществляется бухгалтером организации в период выдачи ежемесячной заработной платы. При получении дохода с источников, имеющих разную налоговую ставку, расчет суммы происходит по каждому типу прибыли.
Исчисленный
Исчисленный налог рассчитывается согласно единой ставке от зарплаты без учета социальных, имущественных, профессиональных льгот. Для правильного исчисления существует алгоритм действий:
Исчисление происходит ежемесячно после установления величины заработной платы сотрудника предприятия. При определении итоговой суммы учитывается ставка подоходного налогообложения.
Удержанный
Удержанным платежом считается величина, которую работодатель вычел из зарплаты физического лица. Налогообложение не взимается с аванса, выдаваемого в первой половине месяца. Норма удержания отражается на величине отпускных, больничных выплат. Сумма удержания не должна превышать 50% от ежемесячной прибыли согласно ст.
226 НК РФ.
Перечисленный
Платеж имеет статус перечисленного только после перевода денежных средств налоговым агентом в бюджет государства. Поступление подсчитанной суммы должно производиться до крайней даты – 15 июля года, который следует за истекший указанный период (п. 4 ст.
228 НК РФ).
Невозможность удержания НДФЛ
Руководитель обязан до 1 марта истекшего налогового периода оповестить ФНС по месту учета и сотрудника о возникновении соответствующего инцидента по пункту 5 ст. 226 НК РФ.
Основания для невозможного удержания главой организации налога с дохода:
- выплата зарплаты в натуральном виде
- возникновение у налогоплательщика материальной выгоды
- наличие задолженностей по зарплате перед сотрудником
- выдача работнику подарков, стоимостью более 4 тысяч рублей, при отсутствии последующих ежемесячных начислений
В соответствии с п. 9 ст. 226 НК РФ наемник не может самостоятельно выплачивать подоходный налог за другое физическое лицо. Согласно пункту 1 ст.
228 данного нормативно-правового акта сотрудник предприятия должен исчислить, уплатить обязательный платеж при отсутствии удержания налога с ежемесячного дохода, если руководитель организации не оповестил об этом ФНС.
Превышение удержанной суммы над перечисленным налогом
Руководитель организации ежемесячно перечисляет средства в государственный бюджет общей суммой без указания величины с каждого сотрудника в отдельности. Работодатель обязан внести в казну деньги, совпадающие с удержанным налогом. Налоговые агенты должны регулярно подавать отчеты с указанием переведенных в бюджет средств, даты перечисления за определенный временной период, ставки, кода ОКТМО/ КПП, реквизитов платежа.
При получении 2-НДФЛ возможно несовпадение удержанной, перечисленной суммы. В соответствии с п. 6 ст. 52 Налогового кодекса допустимая величина отклонения – 50 копеек для округления до целых рублей.
Частая причина несовпадения цифр в документации – запрос сведений раньше срока, установленного для перевода денежных средств государству работодателем. Если были установлены нарушения при удержании и перечислении налога, сотрудник вправе обратиться с заявлением в Трудовую инспекцию, ФНС, подать жалобу в Прокуратуру для проведения проверки.
Нюансы заполнения
В заголовке документа проставляется признак в соответствии с удержанием (1) или невозможностью удержания (2) подоходного налога. В разделе, где указывается информация о сотруднике, нужно указать статус работника. Если налогоплательщик имеет несколько источников дохода с разной ставкой, в документе заполняется несколько разделов о размере полученной прибыли.
Сумма заработной платы, вычетов записываются в рублях и копейках, а с исчисленного, удержанного и перечисленного налога – полных рублях.
Пример заполнения
С 2019 года справка 2-НДФЛ претерпела изменения. Для подачи информации в ФНС руководитель организации должен заполнить 3 раздела документа, состоящего из основного листа и приложения:
Работодатель при подаче отчета в письменном или электронном виде должен оформить реестр, где указываются данные о лицах, с которых удерживается налог. В форме, запрашиваемой налогоплательщиком, с 2019 года заполняется 5 разделов. Основные положения – сведения о сотруднике, работодателе, доходах с указанием облагаемой ставки, вычетах, общей величине прибыли, налогов.
Налоговый документ 2-НДФЛ отражает сведения о доходах и выплачиваемых обязательных платежей физического лица в государственный бюджет за календарный год. Форма справки зависит от объекта представления. Указанная в бланке информация является подтверждением соблюдения налогоплательщиком законодательства Российской Федерации.
Проверка банками справки о доходах 2-НДФЛ: сколько и за какой период делается справка
Документ 2-НДФЛ (налог на доходы физических лиц) – это бланк налоговой отчетности. В нем указываются сведения о доходах физического лица. Справки формируются по каждому физическому лицу, получившему доход и вознаграждения, и заполняет их налоговый агент.
Таковым является непосредственный работодатель, у которого сотрудник трудится по трудовому или гражданско-правовому договору. Справки 2-НДФЛ делаются за период года и подаются в налоговую инспекцию в соответствии со сроками, указанными в законодательстве.
Что это такое
Форма представляет собой сведения о работнике, его доходах. Заполняется по каждой ставке НДФЛ отдельно. В них работодатель вносит сведения о себе и работнике.
В бланке отражаются и сведения о сотруднике:
- паспортные данные;
- резидент или нет;
- сведения о доходах и налогах, удержанных с доходов;
- удержанный и перечисленный налог с дохода.
Как выглядит
2-НДФЛ утверждена приказом ФНС РФ (Федеральной налоговой службой Российской Федерации) от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Начиная с отчетности за 2017 год, применяется новая редакция документа.
В бланке есть заголовок и 5 разделов:
- в заголовке указывается отчетный год, номер, дата составления, признак, номер корректировки, код налоговой;
- в разделе 1 указывается данные о налоговом агенте – работодателе: код ОКТМО, соответствующий месту нахождения агента, контактный телефон, ИНН (индивидуальный налоговый номер) и КПП (код причины постановки на учет) агента либо правопреемника, сокращенное название фирмы или полное Ф. И. О. предпринимателя, информация по правопреемнику;
- в разделе 2 отражаются данные о физическом лице, получившем доход: ИНН, фамилия, имя, отчество полностью, статус, дата рождения, код гражданства, код документа;
- в разделе 3 отражаются доходы помесячно и в целом, коды доходов и вычетов, суммы вычетов;
- в разделе 4 отражаются вычеты: стандартные, социальные и имущественные;
- в разделе 5 группируются общие суммы доходов, налогооблагаемая база, исчисленная сумма налога и фиксированных платежей, сумма налога удержанная, перечисленная, излишне удержанная, неудержанная.
Справка подписывается налоговым агентом или представителем налогового агента.
Обязанности нанимателя
Организация – налоговый агент обязана: исчислять, удерживать, перечислять налог с выплат физическим лицам. А так же предоставить в срок отчетность по доходам, удержанным и перечисленным налогам.
За какой период нужна справка
Есть несколько вариантов — все зависит от того, куда и зачем она делается.
За какой период делается справка 2-НДФЛ:
Куда и когда составляется
Форма 2-НДФЛ составляется в налоговый орган или выдается сотруднику на руки. При подаче в налоговый орган 2-НДФЛ будет представлять собой бланк отчетности, поэтому сдается в сроки, установленные налоговым законодательством.
Документ может понадобиться любому человеку для подтверждения доходов. По заявлению в бухгалтерию предприятия он должен быть подготовлен не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
Куда требуется 2-НДФЛ:
- на новую работу для получения вычетов на детей и для оплаты листков нетрудоспособности;
- в банк для получения потребительского кредита, ипотеки;
- в органы соцзащиты для получения пособий и льгот;
- в визовый центр;
- в ФНС для получения налогового вычета посредством подачи декларации 3-НДФЛ, в которую должны быть занесены сведения о доходах и налоге из 2-НДФЛ.
Сервис «Личный кабинет налогоплательщика» позволяет не собирать справки для сдачи декларации, они там уже занесены. Таким образом, заполнить и сдать 3-НДФЛ стало гораздо проще.
При увольнении гражданина вместе с другими документами ему предоставляется 2-НДФЛ за текущий год. Она будет нужна для подтверждения доходов и предоставления вычетов на новом месте работы. А также за два предыдущих года – для начисления пособий по временной нетрудоспособности.
За какие налоговые периоды выдавать
2-НДФЛ с реестром относятся к налоговой отчетности. Срок хранения не более 5 лет. После чего документы могут быть уничтожены.
Сроки закреплены в Налоговом кодексе, законах «Об архивном деле в Российской Федерации» и «О бухгалтерском учете».
Правила оформления документа
Справка утверждена приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485 «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме», действует с 2016 года, но, начиная с отчетности за 2017 год, то есть с 2018 года в нее внесены изменения. Согласно приказу, она заполняется налоговым агентом на основании сведений, содержащихся в регистрах налогового учета. Порядок заполнения регулируется этими же приказами.
В бланке 2018 года добавлены новые коды доходов и вычетов, новые строки, скорректирован штрих-код, удалены данные по месту жительства физического лица.
Корректировка данных
Никто не застрахован от ошибки, поэтому, чтобы исправить ее, подаются корректировочные данные.
Корректировка подается в случае:
- опечатки;
- счетной ошибки;
- технической.
Если в сданном отчете была обнаружена ошибка, то подается новый бланк с уточняющими сведениями. Порядковый номер документа не подлежит изменению. Корректируются ошибочные сведения.
А также графа «номер корректировки» изменяется: вместо «00» ставится «01», если 2-НДФЛ подлежит изменению первый раз.
Основные правила
Законодательство регулирует выдачу справок сотрудникам и сдачу их как отчет в налоговый орган.
Сроки, установленные законодательством:
- налог удержан, признак указан «1» — предоставляется не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным;
- налог не удержан, признак «2» — предоставляется до 01 марта года, следующего за отчетным.
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ работодатель не позднее трех дней со дня подачи заявления работником выдает ему бланк со сведениями о доходах. Но ответственности за невыдачу не предусмотрено. При возникших затруднениях следует обращаться в суд.
Условия от банков
Если гражданин обращается за кредитом, с него требуется предоставить туда сведения о доходах. Руководствуясь суммами, указанными работодателем, банки принимают решение об одобрении заявки и о сумме кредитного лимита.
Служба безопасности и специалисты банка проверяют справку:
- внешний вид — чистота, грамотность;
- правильность заполнения — арифметическая, соответствие рекомендациям ФНС, правильное заполнение всех полей;
- соответствии данных печати и голове справки — сопоставление идентификационного номера и название организации;
- расчеты — арифметическая составляющая;
- коды доходов и вычетов — они должны соответствовать действующему законодательству.
В случаях несоответствий в документе, выявленных банком, они могут отказать в кредите и занести в «черный список» предполагаемого заемщика. Поэтому нужно знать, как банки проверяют справку 2-НДФЛ.
Далее идет более детальная проверка заемщика. Банки имеют доступ к базе данных ФНС и пенсионного фонда.
Сбербанк и некоторые другие банки не запрашивает справку, если у работодателей есть зарплатный проект в этих организациях, а соответственно, у работника — зарплатная карта.
Справка от ИП
Индивидуальный предприниматель, если он нанимает сотрудников, является таким же налоговым агентом, как и юридические лица. Он начисляет и выплачивает заработную плату, исчисляет с нее налоги, сдает отчетность за сотрудников. Значит, работник может обратиться к индивидуальному предпринимателю за справкой о доходах.
Сроки выдачи справки ничем не отличается от сроков выдачи юридическим лицом. Письмо Минфина РФ и Трудовой кодекс действуют для всех работодателей. По заявлению — в течение трех дней.
Если не выдать
Выдача документа 2-НДФЛ работнику – это прямая обязанность работодателя. При игнорировании заявлений сотрудника, работодатель нарушает законодательство. Обычно с выдачей справок проблем не бывает. Но за нарушение сроков выдачи ответственность не предусмотрена.
Если случалось, что работодатель игнорирует запросы, остается обращение в трудовую инспекцию, прокуратуру и суд.
Задержка по выплате зарплаты
Задержка по выплате заработной платы – это очень серьезное нарушение. Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя выплачивать оплату труда не реже двух раз в месяц. Точные сроки прописываются во внутренних документах.
При задержке заработной платы сотрудник имеет право обратиться в трудовую инспекцию с заявлением. Трудовой инспекцией проводится проверка предприятия и выдается предписание. С первого дня просрочки работодатель выплачивает работникам компенсацию в размере 1/150 ставки рефинансирования за каждый день.
Работодателю могут выписать постановление о штрафе.
Где взять справку
Документы можно скачать и распечатать в сервисе «Личный кабинет налогоплательщика» или же письмом запросить лично в налоговой службе.
При запросе 2-НДФЛ 10-летней давности работодатель вправе отказать сотруднику в выдаче, так как налоговые документы такой формы хранятся не более 5 лет.
Когда подавать на уволенного в ФНС
Для инспекции формировать и сдавать отчет на уволенного сотрудника отдельно не нужно.
Сведения на него подаются в сроки:
- если налог удержан, не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным;
- если налог не удержан у уволенного сотрудника, не позднее 01 марта года, следующего за отчетным.
Нестандартные ситуации
Нестандартными могут быть какие-то неожиданные ситуации.
При выявлении ошибки в уже сданном отчете, подается уточнение с исправленными показателями. При этом номер справки не изменяется, но в графе «номер корректировки» проставляется номер, указывающий, в который раз она корректируется.
Если ликвидировано предприятие
При ликвидации предприятия обычно существует правопреемник, все обязанности по хранению документов переходят к нему. Поэтому справку можно получить у него.
Срок действия документа
Срок действия 2-НДФЛ для налогового органа не ограничен. При подаче декларации 3-НДФЛ, прилагаемые к ней документы сроков действия не имеют. Если декларация 3-НДФЛ подается через личный кабинет, справка не нужна.
Так как она уже находится в личном кабинете.
Банки обычно дают 30-дневный срок для 2-НДФЛ. Или вот такая ситуация: пришли оформлять кредит 5 октября, а в документ не включены начисления сентября — банк попросит справку переделать.
Органы соцзащиты тоже ограничивают сроки действия 30 днями. Аналогично визовый центр – 30 дней.
Что такое справка 2-НДФЛ и для чего она нужна
Многие наверняка сталкивались с требованием, исходящим от официальных учреждений, предъявить справку по форме 2-НДЛФ. Необходимость в этом обычно возникает случаях, если планируется получить кредит, ссуду, оформить ряд льгот. Что такое справка 2-НДФЛ простыми словами и для чего она нужна?
Об этом пойдет речь ниже.
Что это простыми словами
Официально трудоустроенные работники могут подтвердить свою платежеспособность при помощи справки 2-НДФЛ. Документ оформляется на рабочем месте по требованию сотрудника, содержит данные о начисленных доходах, а также о больничных выплатах, материальной помощи за определенный период времени. Также имеются сведения об удержанном подоходном налоге на физических лиц (НДФЛ).
Справка формируется за период продолжительностью 1 год нарастающим итогом с начала года или с того месяца, когда сотрудник приступил к работе. Данные по начислениям и удержания должны совпадать со сведениями, которые впоследствии будут предоставлены в налоговую инспекцию.
Где могут потребовать
Справка 2-НДФЛ формируется в 2-х случаях: по требованию работника или для предоставления в налоговые органы. В первом случае документ выдается в любое время, как правило, по письменному заявлению сотрудника за указанные периоды с учетом фактически отработанного времени. То есть если работнику понадобилась справка в июле для личной необходимости, бухгалтерия сформирует данные о заработке и удержанном налоге с января (или с месяца начала работы) по июнь.
Кроме того, справки на всех работников предоставляются в ФНС ежегодно по окончании рабочего года. На их основании налоговая проверяет полноту начисленного и уплаченного подоходного налога в целом по предприятию. Оба документа идентичны друг другу. Для чего нужна справка самому работнику? Необходимость возникает, когда требуется показать уровень доходов, в том числе и для подтверждения статуса малоимущего.
Также 2-НДФЛ может служить доказательством достаточного уровня платежеспособности гражданина. В некоторых случаях целью получения служит показать размер перечисленного с заработка подоходного налога.
Кто может затребовать справку 2-НДФЛ? Документ формируется для предоставления:
Зачем необходима
Справка 2-НДФЛ служит подтверждением заработка физического лица. Периодически документ требуется для предоставления в ряд организаций и учреждений.
Физическому лицу
Рядовой сотрудник при помощи справки 2-НДФЛ может получить кредит, оформить льготы на себя и своих несовершеннолетних детей, воспользоваться налоговым вычетом. Полный список ситуаций, при которых может потребоваться документ, приведен выше. Также стоит отметить, что справка поможет разобраться с корректным начислением доходов, их полнотой и объемов на рабочем месте. Указанные доходы являются облагаемой базой для начисления налогов.
Кроме того, при расчете страховых взносов в ПФ и ФСС за основу берутся практически те же данные с наличием небольших нюансов.
Индивидуальному предпринимателю
Справка о доходах по форме 2-НДФЛ может быть составлена только при возможности исчисления подоходного налога, который удерживается из зарплаты работников. При этом документ формирует не сам сотрудник, а работодатель, являющийся налоговым агентом. Особенности трудовой деятельности индивидуального предпринимателя не предполагают наличие работодателя. А составить справку на себя лично не будет корректным решением.
ИП может получить 2-НДФЛ только при условии, что параллельно с ведением собственной деятельности трудоустроен еще и у другого работодателя.
Тем не менее, предприниматели часто сталкиваются с необходимостью предъявить справку по форме 2-НДФЛ, например, при оформлении кредитов. Стоит понимать, что это всего лишь стандартное требование банков. Обычно для ИП разрабатываются иные формы документов о доходах в произвольной форме.
Также подтвердить наличие поступлений можно при помощи налоговых деклараций или специальной книги доходов и расходов.
Налоговому агенту
Работодатели, имеющие в штате наемных сотрудников, рассматриваются как налоговые агенты. Это значит, что они ответственны за удержание НДФЛ с заработной платы работников и перечисление налога в бюджет. Штрафы за просрочку платежей или неполное удержание также производятся за счет предприятия.
Работодатели как налоговые агенты обязаны ежегодно отчитываться о налоговых удержаниях с доходов работников. С этими целями и предоставляются справки 2-НДФЛ. Как правило, величины исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджет сумм налога по итогам года совпадают.
Но в некоторых ситуациях удержать НДФЛ в полном объеме не удается. В таких случаях за работником образуется долг перед бюджетом, о чем также нужно известить налоговую инспекцию.
Пенсионерам
Пенсионные выплаты подоходным налогом не облагаются. Поэтому формирование справки НДФЛ на этих условиях невозможно. Так же, как и в случае с предпринимателями, пенсионеры могут предоставить справки о доходах, только если официально трудоустроены и получают заработную плату.
Отдельно следует сказать о людях, получающих выплаты от негосударственных пенсионных фондов.
Подобные виды пенсионного обеспечения НДФЛ облагаются. Люди, получающие пенсии за счет средств НПФ, могут получить справку 2-НДФЛ по месту нахождения местного отделения НПФ. НК РФ не рассматривает пенсии как налогооблагаемую базу, только если они начислены за счет государственного ПФ. Подтвердить доходы людям пенсионного возраста можно при помощи справок из ПФ.
Также могут учитываться и другие источники заработка, например, предпринимательская деятельность, сдача квартир в аренду.
Справка во время больничного и декрета
Большинство доходов, не связанных с трудовой деятельностью, не облагаются налогом на доходы. Сюда относятся:
- государственные пособия, в том числе о беременности и родам и по уходу за ребенком
- пенсии
- выплаты, связанные с причинением вреда
- предоставление бесплатного жилья или компенсационные суммы
- выплаты в связи с увольнением работника (за исключением компенсации за неиспользованный отпуск)
- возмещенные расходы по повышению квалификации сотрудников
- командировочные в пределах установленных норм
- прочие выплаты
Указанные выше начисления в справках 2-НДФЛ не отражаются.
Если женщина находится в декретном отпуске по уходу за детьми, положенные ей выплаты налогом не облагаются, соответственно, оснований для составления справки 2-НДФЛ нет. В документе могут быть лишь доходы от трудовой деятельности. Например, сотрудница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, продолжает работать в режиме неполного рабочего дня.
В таких случаях справка оформляется с указанием начисленной заработной платы. Также документ выдается, если в этот период была начислена премия, размер которой превышает 4 000 рублей в год (максимальная необлагаемая величина материальной помощи). Пособия по больничным выплатам, в том числе и по уходу за больным ребенком, налогом облагаются.
Их суммы в полном объеме учитываются в справе 2-НДФЛ.
В каких случаях оформлять не нужно
Справка 2-НДФЛ не оформляется, если за требуемый период у работника отсутствуют доходы. Это положение распространяется, в основном, на декретниц, пенсионеров, предпринимателей, безработных. Указанные категории граждан при необходимости могут предоставить документы о других видах доходов, например, от предпринимательской деятельности.
Для чего требуется 2-НДФЛ на новом месте работы
При трудоустройстве сотрудники могут предоставить справки 2-НДФЛ с предыдущих мест работы. Зачем это требуется? При расчете налога на доходы физических лиц сотрудники, имеющие детей, вправе претендовать на получение льгот вычетов, уменьшающих итоговую сумму подоходного налога при начислении.
Налоговые вычеты предоставляются в следующем размере:
- 1 400 рублей на первого и второго ребенка
- 3 000 рублей на третьего ребенка
- 6 000 опекунам, приемным родителям на каждого ребенка-инвалида I или II группы
- 12 000 родителям за каждого ребенка-инвалида
Указанные суммы не облагаются подоходным налогом. Например, если у работника 3 детей, то НДФЛ при начислении зарплаты будет уменьшен на (1400+1400+3000)*13% = 754 рубля. Однако подобные льготы действуют до тех пор, пока зарплата сотрудника не достигла определенного суммарного уровня за год нарастающим итогом.
По состоянию на 2018 год налоговые вычеты на детей применяются до общего дохода 350 000 рублей, после чего действие льгот прекращается.
Справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы дает представление о заработке сотрудника с начала года у других работодателей. Документ требуется, если смена места трудоустройства произошла в текущем году. Отсутствие такой справки не дает основания претендовать на предоставление налоговых вычетов на детей.
Для чего нужна справка 2-НДФЛ? Как правильно заполнить бланк?
Содержание
- 2-НДФЛ при приеме на работу
- Пример. Внесение данных о доходах принятого сотрудника
- 2-НДФЛ для сотрудника
- Справка 2-НДФЛ для налоговой
- Пример. Подача корректировочной справки
- Сравнение с 3-НДФЛ, отличия
- Порядок предоставления справки
- Где требуется форма 2-НДФЛ
- Срок действия и меры ответственности
- Ответы на вопросы про справку 2-НДФЛ
Форма 2-НДФЛ служит для подтверждения величины дохода сотрудника и удержанного с него налога. Документ формируется по каждому сотруднику компании. В нем содержатся годовые данные о его заработке с разбивкой по месяцам, вычетах, начисленной и уплаченной сумме НДФЛ.
Рассмотрим, для чего нужна справка 2-НДФЛ, как ее заполнять и где требуется.
- Организации РФ;
- ИП, имеющие сотрудников в штате;
- Нотариусы и адвокаты, работающие на себя;
- Представительства иностранных фирм, уплачивающих НДФЛ.
2-НДФЛ при приеме на работу
Если работник не хочет получать вычеты или его суммарный заработок уже превысил допустимый предел, данный документ он может не предоставлять.
Пример. Внесение данных о доходах принятого сотрудника
В. Г. Умнов, отец троих детей, принят программистом в ООО «Цифра» с 11 сентября 2016 с окладом 45 тыс. р. Для предоставления вычетов по НДФЛ он принес справку о доходах от предыдущего работодателя. Сумма заработка за 2016 год, по данным справки, равна 198 200 р.
Согласно законодательству вычеты по НДФЛ предоставляются работнику до месяца, в котором суммарный доход превысит 350 тыс. р.
Доход Умнова меньше лимита, поэтому ежемесячно налог с его заработка будет уменьшен на 754 р.:
(1 400 + 1 400 + 3 000) * 13%, где
1 400 р. — вычет на каждого из первых двух детей; 3 000 р. — на третьего ребенка.
Значит, благодаря справке 2-НДФЛ, Умнов ежемесячно будет получать на 754 р. больше, чем в случае ее непредставления.
2-НДФЛ для сотрудника
Данная справка требуется человеку для подтверждения размера своего дохода. Выдается она по заявлению сотрудника. Оно пишется в свободной форме на имя руководителя организации. В нем должна содержаться следующая информация:
- Данные директора: ФИО, должность;
- Данные заявителя: должность, ФИО, адрес, данные паспорта, телефон;
- Основной текст с просьбой выдать справку за определенный период, число копий;
- Подпись сотрудника и дата.
Таблица. Цели и порядок получения справки о доходах гражданами.
предъявление на новом месте работы;
оформление социальной выплаты в собесе;
Получить документ можно лично или почтой. Справка о доходах подтверждает, что человек является плательщиком НДФЛ.
Гражданину форма 2-НДФЛ требуется для заполнения декларации по форме 3-НДФЛ.
Справка о доходах физического лица за 2016 год
При оформлении вычета на покупку жилья данные из 2-НДФЛ заносят в разделы «А» и «Е 1» декларации. На листе «А» отражается информация об источниках доходов, их суммах и НДФЛ. Из формы 2-НДФЛ вносятся соответствующие сведения.
Если человек менял работу в течение года, он заполняет соответствующие суммы по данным каждой справки.
Для декларирования доходов от продажи недвижимости, находившейся в собственности менее трех лет, зарплатные доходы на листе «А» можно не отражать. В раздел «Е 1» из 2-НДФЛ заносят число месяцев предоставления вычетов по налогу и суммы по видам вычетов.
Бесплатную программу для заполнения бланка 3-НДФЛ можно установить с сайта ГНИВЦ ФНС РФ.
Справка 2-НДФЛ для налоговой
Пример. Подача корректировочной справки
Бухгалтер ООО «Флагман» в мае 2016 обнаружил ошибку в начислении НДФЛ работнику Кузину. Он не учел стоимость подарка к его юбилею в сумме 7 тыс. р., который работник получил в 2015 году.
Бухгалтер уменьшил сумму на необлагаемую величину (7 000 – 4 000) и доначислил налог 390 р. (3 000 * 13%). Его он удержал из очередной зарплаты Кузина и перечислил в бюджет. В июне 2016 ООО «Флагман» представило уточненную форму 2-НДФЛ на Кузина. В ней доходы отражены с учетом стоимости подарка, а к значениям начисления и перечисления НДФЛ добавлено 260 р.
Доначисление произведено после отчетного периода, поэтому бухгалтер представил в ИФНС два документа 2-НДФЛ:
Сравнение с 3-НДФЛ, отличия
В таблице указаны основные различия между декларацией и справкой о доходах.
Показатель2-НДФЛ3-НДФЛНазвание документаСправкаДекларацияСоставительРаботодательФизическое лицоСтруктураСостоит из одного листаИмеет несколько страницКуда предоставляетсяИФНС, суд, банки, иному работодателю и т. д.Только в ИФНСНазначение документаПодтверждение доходовОтчет о доходахПодписиРуководитель (главный бухгалтер)Составитель — физическое лицоСрок действияБессрочнаяНаличие печатиНужнаНе требуетсяШтраф за сдачу позже срока200 р. за бланкОт 1 000 р.
Порядок предоставления справки
Отчитаться по форме 2-НДФЛ по доходам всех сотрудников (признак документа «1») организация обязана до 1 апреля идущего за отчетным года. Подать справки с признаком «2» нужно до 1 марта следующего года. Они составляются по тем лицам, из заработка которых нет возможности удержать налог.
Например, сотрудник получил материальную поддержку в связи с усыновлением малыша, которая НДФЛ не облагается.
С начала 2016 года представить 2-НДФЛ можно двумя путями.
- На бумаге через представителя фирмы (не более 25 штук). К справкам прикладывается 2 экземпляра реестра сведений о доходах, один из которых для налоговой. После проверки данных инспектор и представитель организации составляют два протокола приема сведений. Один получает доверенное лицо фирмы лично или по почте в течение десяти рабочих дней, второй остается в ИФНС.
- В электронной форме через интернет. При этом варианте дубликаты данных на бумаге или электронном носителе не нужны. Один файл должен включать максимум 3000 справок.
На следующий день после отправки сведений ИФНС вышлет извещение об их получении, а через 10 дней — протокол приема и реестр. В последнем фиксируются все прошедшие контроль справки. Документы с ошибками нужно исправить и пересдать только их.
Неправильно составленную справку организация может аннулировать. Для этого нужно указать в ней номер корректировки 99. В таком документе перед его отправкой в ИФНС указываются только данные работника, все показатели с цифрами нужно обнулить. Подтверждением принятия аннулированных документов будет протокол.
Все значения налога в нем равны нулю. После его получения можно составлять и отсылать в налоговую «правильную» справку.
Таблица. Отличия в подаче формы 2-НДФЛ.
ПризнакДля работникаДля ИФНСЗаконодательствоп. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФп. 2 ст. 230 НК РФОснование предоставленияПисьменное заявлениеОбязанность по законуСрок предоставления3 рабочих дняДо 1 апреля следующего годаЧисло экземпляровНеограниченно1 бланк на каждого работникаСпособ предоставленияНа бумаге или почтойНа бумаге или через интернет
Где требуется форма 2-НДФЛ
Справка 2-НДФЛ представляет собой официальный документ, имеющий юридическую силу во многих государственных инстанциях. По данным справки, сотрудники органов соцзащиты населения определяют, является ли семья малоимущей. Для этого доход за месяц делится на число членов семьи.
Если полученный результат ниже установленного прожиточного минимума, то гражданину назначают социальное пособие.
Форма 2-НДФЛ нужна при постановке на учет в центре занятости. От величины дохода определяется размер пособия по безработице.
При назначении алиментов судебный орган учитывает сумму дохода бывшего супруга. Очень важно значение справки при усыновлении ребенка. Суд определяет, смогут ли будущие родители материально обеспечить свое чадо.
Обязательно предоставление формы 2-НДФЛ банку при оформлении кредита или ипотеки.
Срок действия и меры ответственности
Законодательство не установило конкретный срок действия справки о заработке. Перед получением сотруднику стоит уточнить период ее актуальности у организации, куда документ будет предоставляться. Банки обычно принимают справки 2-НДФЛ, полученные не позднее 10-30 до даты обращения. В каждой кредитной организации установлены свои сроки.
Подписывает справку руководитель либо уполномоченный сотрудник бухгалтерии организации.
Несвоевременное представление справок наказывается штрафом (ст. 126 НК РФ) в размере 200 р. за каждый просроченный бланк. Если компания не отчиталась по форме 2-НДФЛ, ИФНС вправе обратиться в суд. В этом случае применяются следующие санкции:
- Для физических лиц — 100-300 р.;
- Для руководителей — 300-500 р.
С 1 января 2016 года при обнаружении налоговиками ошибок в документах организацию оштрафуют на 500 р. за каждый недостоверный бланк. Санкция не будет применена только в том случае, если налоговый агент самостоятельно обнаружит, исправит неточность и предоставит уточненные сведения до выявления ошибки инспектором. Сдача справок досрочно не спасет фирму от санкций.
Например, налоговая обнаружит ошибку в феврале, организация исправит ее в марте, но все равно будет наказана (п.1 ст. 126.1 НК РФ).
Ответы на вопросы про справку 2-НДФЛ
Вопрос №1. Сотрудник фирмы прописан в другом регионе. Должна ли организация представить форму 2-НДФЛ по его месту регистрации?
Нет. Работодатель отчитывается только вперед той ИФНС, в которой стоит на учете.
Вопрос №2. Должна ли фирма выдать справку 2-НДФЛ работнику, который в течение года не имел облагаемых НДФЛ доходов?
Нет. В отношении данного сотрудника налог не исчислялся. Фирма в этом случае налоговым агентом не является, и выдавать данные не обязана.
Бухгалтер может выдать справку с прочерками либо иной документ, подтверждающий отсутствие у работника дохода для обложения НДФЛ.
Вопрос №3. Может ли получить справку родственник сотрудника?
Может. Об этом должно быть написано в заявлении самого работника на выдачу ему 2-НДФЛ.
Вопрос №4. Работнику для оформления визы нужно подтвердить доходы за последние пять лет. За это время он сменил несколько мест работы.
Некоторых работодателей человек не смог найти. Как поступить в такой ситуации?
В данном случае гражданин может получить необходимые сведения о доходах в ИФНС по месту проживания. Ему следует обратиться в налоговую с заявлением, написанным в произвольной форме.
Вопрос №5. Примет ли инспекция форму 2-НДФЛ при отсутствии в ней ИНН сотрудника?
Да. Это поле в форме заполнять необязательно.
Итак, справка 2-НДФЛ является необходимым элементом налоговой отчетности, а для физических лиц — подтверждением полученного у работодателя заработка. Получить данный документ у организации-работодателя вправе каждый гражданин, включая иностранцев.